コレクション管理システム

コレクション管理システム（CMS）は、コレクション情報システムとも呼ばれ、収集機関のコレクションスタッフ、または個人の個人収集家や収集愛好家が使用するソフトウェアです。収集機関は主に博物館やアーカイブであり、巨大な国際機関から、地元の歴史博物館や保存協会などの非常に小規模またはニッチな専門機関まで、非常に幅広い範囲をカバーしています。また、図書館やギャラリーも収集機関です。コレクション管理システム（CMS）を使用すると、個人または収集機関は、コレクションのオブジェクトに関するすべての情報を追跡することにより、コレクションのオブジェクトを整理、制御、管理できます。[ 1 ]大規模な機関では、レジストラー、コレクションマネージャー、キュレーターなどのコレクションスタッフがCMSを使用して、オブジェクトの場所、来歴、キュレーター情報、保存報告書、専門家による評価、展示履歴などの情報を記録できます記録された情報はすべて、「教育、会員、会計、管理」などの他の機関部門でもアクセスされ、使用されます。[ 2 ]

初期のコレクション管理システムは、基本的にはカードカタログのデジタル版であるデータベースをカタログ化していましたが、より最近の高度なシステムは、博物館職員間のコミュニケーションを改善し、コレクションベースのタスクとワークフローを自動化および管理するために使用されています。[ 3 ]コレクション管理システムは、機関のコレクションとオブジェクトに関する情報へのアクセスを学術研究者、機関のボランティア、および一般の人々に提供するためにも使用されており、オンライン方式がますます普及しています。[ 4 ]

コレクション管理システムの開発と歴史

1960年代に図書館向けに機械可読規格が開発されて以来、博物館はコンピュータを利用してコレクションに関する情報を記録することに関心を抱いてきた。しかし、博物館のニーズは図書館とは大きく異なる。図書館のコレクション オブジェクトに関する書誌情報は通常静的であるのに対し、博物館のレコードは、博物館のオブジェクトに関する新しい情報をレコードに継続的に追加する必要があるため、常に変化している。[ 5 ]早くも1967年には、ニューヨークの博物館の非公式グループであるミュージアム コンピュータ ネットワーク(MCN) が GRIPHOS と呼ばれるコレクション管理データベースの作成を試み、1968 年のメトロポリタン美術館とIBM の会議では、講演者たちがコレクション管理を自動化する現在のプロジェクトと提案されているプロジェクトについて議論した。[ 6 ]これらのシステムの開発研究を調整する取り組みとして、1972年に設立されたミュージアム データ バンク調整委員会 (MDBCC) などの専門団体が、コンピュータ化されたコレクション システムの実装に関心のある博物館にコンピュータとデータベースに関する情報を広めるために設立された。[ 7 ] 1980年代には、各データを他のすべてのデータに関連付けるリレーショナルデータベースの台頭により、コレクション管理システムがより高度になりました。[ 8 ]また、この時期には、今日の一般的なシステムのいくつかは、もともと特定の機関向けに「汎用リレーショナルデータベースに基づいて」開発されました。メトロポリタン美術館向けのGallery SystemsのThe Museum Systemや、トーマス・ジェファーソン財団のモンティチェロ向けのRe:discovery SoftwareのProficioなどです。[ 9 ] 1990年代には、コンピュータの高速化と低価格化、そしてインターネットの台頭により、コレクション管理ソフトウェアははるかに洗練され、「画像の表示、さまざまな構成での情報の並べ替え、展示情報の記録、場所の追跡、美術館のウェブサイトとのインターフェース」が可能になりました。[ 10 ]

1960年代の目標は、説明責任を果たすためにコレクションの記録管理にコンピュータを使用することでしたが、MCNの事務局長エベレット・エリンは、博物館の専門家は一般公開を目標に含めるべきだと警告しました。なぜなら、「博物館が単なる誇張された記録管理システムを作るだけでは、努力に見合わない」からです。[ 11 ]コレクション管理システムは、記録される情報の種類を拡大することで、コレクション情報への一般公開を増やす上で重要なツールとなっています。かつては「コレクションの管理と目録のためのシンプルなツール」であったものが、「解説資料、デジタルオブジェクト、デジタルサロゲートなど、博物館の展示物に関するすべての情報を保存するための堅牢で強力な手段」となっています。一部のコレクション管理システムには現在、デジタル資産管理とコンテンツ情報のストレージが組み込まれているため、多くの博物館の専門家は「コンテンツ管理システム」の頭字語としてCMSを使い始めています。[ 12 ]

コレクション管理システムで管理される情報

1997年、美術史家で博物館情報学コンサルタントのロバート・A・バロンは、コレクション管理システムの要件を概説した。これは、記録すべきコレクション・オブジェクト情報の種類のリストではなく、管理、貸出、展示、保存、検索などのコレクション活動のリストであった。[ 13 ]これらの作業は、コンピュータが発明されるずっと以前から博物館が担ってきたものであり、多くの現代のコレクション管理システムは、カタログ作成の域を超え、これらのプロセスとワークフローの管理を支援する。[ 14 ]カナダ文化遺産情報ネットワーク（CHIN）コレクション管理ソフトウェア基準チェックリスト（CMSCC）は、博物館がCMSに記録したい可能性のある情報の種類を包括的にリストすることを目指しており、情報の種類ではなく、プロセスとアクションによってリストを整理している。このチェックリストは、「商用CMSに一般的に含まれているいくつかの機能を概説しており、博物館がどの機能を優先するかを判断するのに役立つ」。[ 15 ]

収蔵品の入館

収蔵品の入館に関する情報と業務の管理と記録。これには、収蔵品の取得または貸出記録、領収書、収蔵品の寄託理由の記録、所有者への収蔵品の返却記録が含まれます

取得

機関のコレクションに追加された資料の管理と文書化。これには、受入番号、カタログ番号、資料名またはタイトル、取得日、取得方法、タイトルの移転などが含まれます。受入番号体系には様々なものがあり、CMSは機関が既存の番号体系を利用できるようにする必要があります。[ 16 ]

目録管理

貸出資料や未収蔵資料など、機関が法的責任を負う資料の識別。記録される情報には、資料の所在と状態が含まれます

位置と移動の制御

移動の日付や移動の承認など、施設の敷地内におけるオブジェクトの現在お​​よび過去の位置を記録し、オブジェクトの所在を特定できるようにします。

カタログの説明

作成者／製作者／芸術家、作成日、作成場所、由来、作品の履歴、作品に関する研究、他の作品との関連性など、作品の説明と識別情報

保存管理

保存修復の要請、検査記録、状態報告書、予防措置の記録、および処理履歴を含む、「学芸員およびコレクション管理の観点から」の物品の保存に関する情報の管理。 [ 17 ]

リスク管理

コレクション対象物に対する潜在的な脅威に関する情報の管理。これには、具体的な脅威の文書化、予防措置の記録、災害計画と手順、緊急連絡先が含まれます

保険管理と評価管理

機関が責任を負う物品（貸与物品を含む）の保険ニーズと、保険目的における物品の金銭的価値に関する文書。これには、鑑定士の氏名と連絡先、および鑑定履歴が含まれる場合があります。

展示管理

展示履歴や展示のための資料に関する研究の記録など、展示物の展示または陳列の管理。より高度なコレクション管理システムでは、システムからの情報を美術館のウェブサイトやオンライン展示で表示できる場合があります

発送／出荷／輸送

施設の敷地から出され、別の場所に移送される物品の管理。これには、場所の情報、梱包メモ、木箱の寸法、承認、税関情報、輸送手段（宅配業者の情報を含む）の記録が含まれます。[ 18 ]

貸出と借入

美術館から他の機関への、あるいはその逆の、資料の一時的な管理移管を管理します。これには、貸出契約、貸出履歴、費用と支払いの記録、梱包リスト、会場情報、施設報告書、延滞貸出の記録が含まれます

収蔵品の廃棄

譲渡、売却、交換、破壊/紛失などにより機関のコレクションから外される物品の管理と文書化（所有権の移転、承認の記録、処分理由など）。 [ 19 ]

コレクション管理システムの特徴

機能性

コレクション管理システムは、データの保存、編集、削除、クエリによるデータへのアクセス、データの並べ替え、レポート形式でのデータ出力が可能である必要があります。[ 20 ]データは表形式で保存され、フォームを使用してシステムに入力（場合によっては編集）されます。クエリはシステムから特定のデータを取得するのに役立つ検索であり、レポートは「クエリの結果を表示または印刷する手段です。」[ 21 ]

柔軟性

優れたリレーショナルデータベースと同様に、効率的なCMSは重複レコードを持つべきではなく、同じ情報をシステム内の複数の場所に記録する必要もありません。同時に、コレクションの拡大に伴ってより多くのデータに対応できる柔軟性も備えている必要があります。[ 22 ]また、ユーザーは、複雑な寸法や測定値などの複雑な情報など、すべての情報をコレクション管理システムに入力する必要はないことを理解する必要があります。一部の機関は、個人の寄付者情報などの機密情報をCMSに記録せず、代わりに手動ファイルまたは別の安全なデジタルファイルに保管し、ファイルの場所へのポインタをCMSに記録することを希望する場合があります。[ 23 ]しかし、災害などで手動ファイルが破壊される可能性があるため、情報を保護するために、そのような機密情報はCMSに記録すべきだと主張する人もいます

バックアップと冗長性

CMSには、機器の故障や災害だけでなく、データの損失や破損につながる可能性のある人為的ミスからもデータを保護するための「組み込みのバックアップおよびリカバリプロセス」が必要です。情報の冗長コピーは複数の場所に保存する必要があり、バックアッププロセスは自動化できます。[ 24 ]

データ標準

コンピュータ化されたシステムは、「手動システムよりも、カタログ作成とデータ検索のための言語の使用においてはるかに高い精度を要求する」ため、コレクション管理システムではデータおよびメタデータ標準を適用する必要があります。[ 25 ] データ標準は、情報をシステムに入力する方法のルールを提供し、一貫した方法でシステムに入力されたデータは、より正確で精密な情報検索と、異なるシステム間でのデータ交換を容易にします。[ 26 ]

データ標準には、構造、コンテンツ、値の 3 つの種類があります。

  • データ構造標準は、オブジェクトを識別するために必要な情報のフィールドとカテゴリー（要素と呼ばれることもある）を規定する。博物館CMSでは、これらのフィールドには、多くの場合、受入番号、オブジェクトのタイトル／名称、オブジェクトの製作者／作成者、作成場所／起源、作成日、寸法、材質、オブジェクトの出所（寄贈者または販売者の名前など）が含まれる。[ 27 ]文化財に広く使用されているデータ構造標準の例としては、ダブリン・コア・メタデータ要素セット（DC）、美術作品記述のためのカテゴリー（CDWA）、MARCフォーマット、文化財カタログ（CCO）の要素セット、VRA（ビジュアル・リソース・アソシエーション）コア・カテゴリーなどがある。[ 28 ]
  • データコンテンツ標準は、フィールドに入力される情報のフォーマットに関するガイドラインを提供し、使用すべき「構文、スタイル、文法、および略語を制御する」。[ 29 ]文化財を収集する機関で使用されるデータコンテンツ標準の例には、文化財のカタログ化（CCO）とアーカイブの記述：コンテンツ標準（DACS）がある。
  • データ価値標準は、分野で使用される推奨用語と語彙を提供し、典拠リスト、辞書、データ辞書、シソーラスといった形で提供されることが多い。例としては、ゲッティの美術・建築シソーラス（AAT）、地名シソーラス（TGN）、博物館目録のための命名法4.0、Iconclassなどが挙げられる。[ 30 ]

これらのデータ標準のほとんどは文化財のカタログ作成と記述に適用されますが、自然史コレクション向けのデータ標準を作成するための取り組みも行われています。ダブリン・コアを基盤とするダーウィン・コア（DwC）標準は、生物多様性情報のためのデータ構造標準であり、その「用語集」は、生物学および自然史の標本やサンプルをカタログ化するために必要な「分野」と「要素」で構成されています。[ 31 ]

多くのユーザーにとってデータ標準の重要性を認識し、一部の開発者は、自社のコレクション管理システムが特定の標準に準拠していることを宣伝しています。例えば、Adlib Museum CMSは「Collections TrustによってSPECTRUM準拠として認定」されており、「『CIDOC』ガイドラインやGettyの『オブジェクトID』などの他の国際標準も組み込んでいます」[ 32 ]。

セキュリティとアクセス

コレクション管理システムには、システムに含まれる情報を「許可された人物のみが入力、編集、または閲覧できるようにする」セキュリティ対策が講じられている必要がある。[ 33 ]しかし、CMSに含まれるコレクションやオブジェクトの情報の一部に一般公開したいという要望が高まっており、これは「一般の人々を教育し、公的信託によって保管されているオブジェクトが公共の利益のために使用されていることを証明するという博物館の使命を果たすのに役立つ」と同時に、オブジェクトに関する情報が一般公開される前に正確であることを確認することで、コレクションスタッフが「基本的なコレクション管理をサポートする」ことを奨励している。[ 34 ]システムは、一般の人々がシステム内の公開情報を検索したり、絞り込んだりできるようにする必要がある。[ 35 ]

権利と複製

CMSは、コレクションスタッフが、適用されている著作権制度の種類（米国著作権またはクリエイティブ・コモンズ・ライセンスなど）、著作権の所有権、電子透かしなど、機関が責任を負うオブジェクトの複製権に関する情報を管理できるようにする必要があります。[ 36 ]

システムを選択する際の考慮事項

博物館のニーズはそれぞれ異なるため、コレクション管理システムを選択する前にニーズアセスメントを行う必要があります。博物館は、システムで管理する必要があるコレクションプロセスを特定する必要があります。 [ 37 ]また、博物館はシステムを使用するユーザーを特定し、コレクションの規模（現在および将来）、スタッフの技術スキル、予算/価格といった要素を考慮する必要があります。[ 38 ]もう一つの推奨事項は、新しいCMSの短期および長期目標を明確にし、システムが博物館の効率性をどのように向上させるかを判断することです。[ 39 ]

CMSソフトウェアとデータへのローカルおよびリモートアクセス

スタンドアロンコンピュータにローカルCMSソフトウェアをインストールすると、データへのアクセスは最も高速になりますが、アクセスは最も制限され、高いメンテナンス責任とデータバックアッププロトコルは博物館が負うことになります。ローカルネットワークにCMSをインストールすると、博物館内でより広範なアクセスが可能になります。[ 40 ]

SaaS（ Software as a Service ）プラットフォームとしてのCMSは、オンラインでインストールされ、インターネット対応のコンピュータからWeb経由でアクセスできるソフトウェアです。メンテナンスは企業側が責任を負い、バックアップは通常企業が確保します。ただし、データアクセスは接続状況に応じて遅くなる場合があります。[ 40 ] [ 41 ]

オープンソースソフトウェアとクローズドソースソフトウェア

オープンソースソフトウェア

ソースコードを公開し、誰でも使用料や手数料を支払うことなく複製、改変、再配布できるライセンスを持つソフトウェア。ユーザーと開発者は、コアとなる設計機能にアクセスできるため、ソースコードを変更したり機能を追加したり、再配布したりすることができます。[ 42 ] [ 40 ]

クローズドソースソフトウェア

ソフトウェアで実行できることに制約があり、元のソースコードへのアクセスが制限されているソフトウェア。エンドユーザーはソフトウェアを使用する権利を購入します。そのため、クローズドソースソフトウェアのソースコードは、メーカーによって企業秘密とみなされます。[ 43 ]

保全情報管理システム

コレクション管理システムはカタログ作成と登録に起源を持つため、ほとんどのシステムは「キュレーターとコレクション管理の観点から」情報と記録を管理しています。[ 44 ]これらのシステムにおける保存修復情報は、多くの場合、状態報告と処理履歴の文書化に限定されています。一部の高度なシステムでは、レジストラーが承認や受領などのワークフロータスクを管理できますが、ほとんどのシステムは保存修復のワークフローを管理できません。多くの保存修復家は、保存修復文書を保存・管理するだけでなく、その情報を他の保存修復家や機関と簡単に共有できるシステムも必要としています。

参考文献

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