目録（博物館）

目録とは、博物館が収蔵または貸与により受領した物品の項目別リストであり、審査官によって物理的に所在が確認されなければならない。博物館がベストプラクティスに基づいて運営されていることを確認するため、またセキュリティ上の理由から、コレクションの完全な100%目録、またはランダム目録を定期的に実施する必要がある。[1]博物館は、貸与品や未収蔵品を含むコレクション内のすべての物品の所在に関する詳細情報を最新の状態に保つ法的責任と倫理的義務を負っており、これはアメリカ博物館協会を含む多くの博物館協会によって規定されている。[2]

実践の歴史（米国）

アメリカ博物館協会は1925年に「博物館職員倫理規定」[3]を出版し、博物館コレクションの適切な管理のための研修コースの創設を先導しました。[4]博物館収蔵品の登録に関する最初の規則は、ニューヨーク近代美術館のドロシー・H・ダドリーとメトロポリタン美術館のイルマ・ベゾルドによって1958年に出版されました。[5]

必要性

2009年のアイルランド国立博物館自然史目録プロジェクト

コレクションの目録記録の維持は、コレクションの責任を最低限にするために必要です。[6]目録は、コレクション管理者やレジストラーに保険やセキュリティのための情報を提供し、コレクションの保全や保存の必要性についてスタッフに警告します。 [7]

安全

目録システムの完成と維持は、コレクションの盗難を抑止し、早期発見に役立てるのに役立ちます。国際博物館会議（ICOM）は、博物館に対し、目録システムの完成と維持を強く推奨しています。その理由は、「博物館が所蔵コレクションの内容、所蔵場所、そしてその状態を把握していない場合、物品が消失したことを即座に把握できず、さらに重要な点として、盗難の際に回収を支援するための説明情報がないため、事実上盗難を招いていることになる」からです。[8]
博物館が使用する目録システムの種類は、コレクション管理方針（CMP）によって決定されます。CMPは、目録を作成する頻度、対象とする品目、および数量を決定します。博物館は定期的にコレクションの100%目録を作成する必要がありますが、目録作成の完了までの間は、コレクションから無作為に抽出したサンプルで十分です。無作為に抽出したサンプルは、コレクション全体の指標となります。ランダムサンプリングですべての資料が記録されていれば、コレクションの残りの記録も同様に信頼できると想定できます。しかし、完全な目録を作成することで、機関はコレクション全体を記録できるという確信を得ることができます。ランダムサンプリングは、コレクションの記録の一貫性を確認するために用いられます。

継続的棚卸法とは、高価値品や盗難されやすい品物を定期的に棚卸しするシステムです。この方法は氷山に似ており、高価値品は氷山の頂点にあります。棚卸法が氷山の下の方に進むにつれて、価値の低い品物が見つかります。氷山の中心付近で見つかった品物は、氷山の上部にある品物よりも棚卸しの必要量は少なく、氷山の下部にある品物よりも棚卸しの必要量は多くなります。氷山の最下部、水面下にある品物は、年に一度棚卸しするだけで済む場合もあります。[9]このタイプの棚卸システムでは、最も重要または最も価値のある品物が定期的に記録されます。

レビュー

在庫管理には、回収部門による点検の機会を含む、いくつかの目的があります。点検には以下のものが含まれます。

  • すべての物体が記録され、適切に保管されていることが確認されていますか?
  • レジストラ、コレクションマネージャ、またはキュレーターに知らせる必要がある保存または保全の問題はありますか?
  • コレクションの所在地記録は信頼できるでしょうか?

棚卸しは、徴収部門の記録を体系的にレビューし、問題点の特定に役立ちます。棚卸しがどれだけスムーズに進むかは、実際には機関の業績を反映するものです。棚卸しがほとんど、あるいは全く問題なく完了した場合、徴収部門はうまく機能していると言えます。しかし、棚卸しの過程で多くの問題が発生した場合、徴収部門の見直しと改革が必要であることを示している可能性があります。[10]

ポリシー

すべての博物館は定期的に在庫管理を行う必要があり、この要件は博物館のCMP（管理計画）に明記する必要があります。CMPには、在庫管理プロセスにおいて実行する必要がある手順も概説する必要があります。具体的には、以下のとおりです。

  • 各オブジェクトとその記録の検査
  • すべての物体の状態を記録する必要がある
  • 記録の更新は
  • 目録は博物館の収蔵品ファイルに保管される[11]

計画とスケジュール

棚卸しなどの作業を開始する前に、十分な時間をかけて計画を立てる必要があります。綿密に検討された棚卸し手順は、スタッフとその時間を効率的に活用します。その手順には、以下の内容を含める必要があります。

  1. 在庫の範囲と目的。
  2. 在庫を完了するために十分な時間とリソースを確保する経営陣のコミットメントを伴う、スタッフと機器の資金源。
  3. 在庫を完了するために必要なリソース (例: スタッフの勤務時間、コンピューター、製造およびラベル付け機器、イメージング機器など)
  4. 在庫の開始と完了のスケジュールを確立します。
  5. 誰が在庫を管理および実施するかを確認します。
  6. 調査結果を記録するために使用する基準を含む、インベントリを完了するためのアプローチ方法を特定します。
  7. インベントリによって生成された情報をどのようにカタログ化し管理し、その情報をどのようにレビューし解釈するか。 [12] [13]

在庫の実施

アイルランド国立自然史博物館に展示されている剥製のライオンの頭。博物館の目録の一部としてラベルが貼られている。

棚卸しのポリシーと手順が確立されたので、いよいよ棚卸しを実施します。棚卸しの実施は棚卸しプロセスの最終段階です。作業は反復的なため比較的単純ですが、コレクションの規模や棚卸しの対象となる範囲によっては、棚卸しプロセスの中で最も時間のかかる部分の一つとなる可能性があります。

目録作成プロセスを開始する際は、アプローチ方法を選択してください。コレクションはどのように目録を作成しますか？棚ごとに作成しますか？それともカタログの番号順ですか？目録作成方法が決まったら、各資料について統一された基本的な目録記録を作成する必要があります。この記録には、次のような内容が含まれる場合があります。

  1. オブジェクト番号
  2. オブジェクト名
  3. オブジェクトの簡単な説明
  4. 状態（オブジェクトの状態チェックを行う機会を提供します）
  5. 現在の場所
  6. メモ（保存処理の必要性を警告するなど、チェックリストに含まれていないその他の詳細）
  7. 記録者と日付[14]

注記

  1. ^ Dorothy H. Dudley、Irma Bezold Wilkinson他著『博物館登録方法』（ワシントンD.C.：アメリカ博物館協会、1979年）、413、415。
  2. ^ Gordon McKennaとEfthymia Patsatzi編、『SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard』（ケンブリッジ：Museum Documentation Association、2007年）、77ページ。
  3. ^ 「博物館職員の倫理規定」『アメリカン・マガジン・オブ・アート』 16 ( 10):555.1925.JSTOR23929966  .
  4. ^ ギルモア、ジーン・オールマン; バック、レベッカ・A. (2010).博物館登録方法（第5版）. AAM Press. p. 5. ISBN 978-1933253152。
  5. ^ ニュートン、アール・W.（1960年7月）「レビュー作品：ドロシー・H・ダドリーとイルマ・ベゾルド著『博物館登録方法』」アメリカン・アーキビスト23 ( 2): 342– 343. JSTOR  40289985.
  6. ^ ペギー・スミス・フィンチ、「必須コレクション目録」、メアリー・ケース編『記録上のレジストラー：博物館コレクション管理に関するエッセイ』（ワシントンD.C.：アメリカ博物館協会、1988年）、157ページ。
  7. ^ Dorothy H. Dudley、Irma Bezold Wilkinson他著『博物館登録方法』（ワシントンD.C.：アメリカ博物館協会、1979年）、334ページ。
  8. ^ 国際博物館会議および国際博物館セキュリティ委員会、ロバート・B・バークとサム・アデロイ編、『博物館セキュリティ基本マニュアル』（レスター、イギリス：deVoyle、レスター、1986年）、15-6ページ。
  9. ^ 国際博物館会議および国際安全保障委員会「コレクションの保護、セキュリティ、保存」『コレクション管理』、アン・フェイ編（ロンドン：ラウトレッジ、1995年）、257ページ。
  10. ^ Dorothy H. Dudley、Irma Bezold Wilkinson他著『博物館登録方法』（ワシントンD.C.：アメリカ博物館協会、1979年）、67ページ。
  11. ^ Gordon McKennaとEfthymia Patsatzi編、『SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard』（ケンブリッジ：Museum Documentation Association、2007年）、77-8ページ。
  12. ^ Helen Ashby、Gordon McKenna、Matthew Stiff編、『SPECTRUM Knowledge: 文化情報管理の標準』（ケンブリッジ：Museum Documentation Association、2001年）、30-1ページ。
  13. ^ Gordon McKennaとEfthymia Patsatzi編、『SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard』（ケンブリッジ：Museum Documentation Association、2007年）、78ページ。
  14. ^ Gordon McKennaとEfthymia Patsatzi編、『SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard』（ケンブリッジ：Museum Documentation Association、2007年）、79ページ。Stuart A Holm著、『Facts & Artefacts: How to Document a Museum Collection』第2版、（ケンブリッジ：Museum Documentation Association、1998年）、35ページ。

参考文献

  • ヘレン・アシュビー、ゴードン・マッケナ、マシュー・スティフ編『SPECTRUM Knowledge：文化情報管理の標準』 ケンブリッジ：博物館資料協会、2001年。

 本書は情報管理に焦点を当てていますが、コレクションの棚卸（監査）の実施方法に関する有用なヒントも掲載されています。記載されている監査手順は15の詳細なステップで構成されており、実際に監査を実施する前の準備に重点を置いています。

  • Childs, S. TerryおよびEileen Corcoran著『考古学コレクションの管理：技術支援』ワシントンD.C.：国立公園局考古学・民族誌プログラム、2000年。[1]より入手可能。2008年1月30日閲覧。

 この出版物は連邦政府の収蔵庫向けに執筆されたものですが、多くの博物館にも応用可能です。このエッセイでは、特にネイティブアメリカンの遺骨と関連する埋葬品の完全な目録を義務付けたNAGPRA（全米遺骨法）の成立以降、目録の作成が法的に義務付けられていることを指摘しています。

  • ダドリー、ドロシー・H.、イルマ・ベゾルド・ウィルキンソン他著、『博物館登録方法』ワシントンD.C.：アメリカ博物館協会、1979年。

目録作成というテーマは本書全体を通して触れられており、特にダイアン・グリーン・テイラーによる「歴史的建造物博物館における登録」というテーマを扱ったエッセイの一部が取り上げられています。『Museum Registration Methods』では、目録作成の基本と役割について解説されています。しかし、テイラーはこのテーマをより深く掘り下げ、目録作成がどれだけスムーズに進むかは、実際にはその機関のあり方を反映するものであることを明らかにしています 。

  • フィンチ、ペギー・スミス、「必須コレクション目録」『記録係：博物館コレクション管理に関するエッセイ』、メアリー・ケース編、ワシントンD.C.：アメリカ博物館協会、1988年。

 棚卸しは問題を明らかにするだけでなく、将来の問題解決や予防にも役立ちます。本エッセイは必ずしも「ハウツー」的なものではなく、組織における棚卸しの実施と継続的な管理の必要性について解説するものです。

  • Holm, Stuart A., Facts & Artefacts: How to Document a Museum Collection、第2版、ケンブリッジ：Museum Documentation Association、1998年。

 – Holm は、コレクションに新しい在庫システムを設定する方法について、基本的な手順を段階的に説明しています。

  • 国際博物館会議および国際博物館セキュリティ委員会、ロバート・B・バーク、サム・アデロイ編『博物館セキュリティ基本マニュアル』、レスター（イギリス）、deVoyle、レスター、1986年。

 –この出版物の著者は、在庫管理システム導入の必要性について簡潔に概説しています。盗難防止は、在庫管理システムを導入する最大の理由として挙げられています。

  • 国際博物館会議および国際安全保障委員会「コレクションの保護、セキュリティ、保存」アン・フェイ編『コレクション管理』ロンドン：ラウトレッジ、1995年。

 –本エッセイでは、コレクション管理におけるセキュリティ問題の概要の一環として、目録作成というテーマを取り上げました。この論文では、目録作成がなぜ必要かつ必須なのか、そしてその実施方法について基本的な概要が示されています。

  • McKenna, Gordon および Efthymia Patsatzi 編、『SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard』、ケンブリッジ: Museum Documentation Association、2007 年。

 マッケナとパツァッツィは、在庫管理とは何かを概説し、在庫管理システムの手順設定とレビューについても解説しています。また、起こりうる法的問題や政策要件についても簡潔な背景説明が盛り込まれています。

  • 国立公園局『博物館ハンドブック 第2部 博物館記録』ワシントンD.C.：国立公園局、2000年。https://www.nps.gov/history/museum/publications/MHII/mh2ch4.pdfから入手可能。2008年2月2日閲覧。

 国立公園局はこの出版物の中で、教育資料、複製資料、生活史資料の目録作成プロセスについて広範な概要を示しており、教育資料、複製資料、生活史資料の目録作成、博物館資料の価値の決定、博物館資料の紛失報告など、5つのセクションにわたって記載されています。本書は、目録作成プロセスに関する、これまでに発見された中で最も長く、最も詳細な出版物です。

  • ライベル、ダニエル・B.『小規模美術館の登録方法』第3版、カリフォルニア州ウォルナットクリーク：アルタミラ・プレス、1997年。

 本書は1991年に初版が出版されましたが、当時はまだコンピュータデータベースを導入できるのは大規模な美術館に限られていたに違いありません。というのも、目録作成の手法ではコンピュータが参照されているにもかかわらず、カード目録システムを用いて目録を作成する方法が説明されているからです。本書は多くの美術館にとって必ずしも役立つものではないかもしれませんが、データベースを持たない美術館にとっては役立つものとなるでしょう。

  • コレクションリンク
  • 国際博物館会議（ICOM）
  • アメリカ博物館協会（AAM）
  • 博物館・図書館・アーカイブ協議会（MLA）
  • 博物館資料協会（MDA）
  • 博物館協会
  • オーストラレーシアレジストラ委員会（ARC）
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