不足積荷とは、出荷リストに記載されている貨物の不足、未配達、または不完全な履行を指します。一方、過剰積荷とは、貨物が過剰であることを意味します。不足積荷と過剰積荷は様々な理由で発生する可能性があり、実際の出荷ミスや、受取人からの出荷記録への異議申し立てなどを指す場合があります。
原因
過剰出荷と不足出荷は、出荷数量が誤っている場合、または出荷数量が誤って記載されている場合に発生します。不足出荷は、受領数量が出荷数量と一致しない場合（通常は紛失または盗難による）、受取人から報告されることもあります。ただし、偽造品が貨物に混入した場合や出荷リストが輸送中に破損または改ざんされない限り、輸送中の変更によって過剰出荷が発生する可能性は低いです。
問題
不足出荷や過剰出荷は、書類の不一致により会計上の問題を引き起こすことが多く、手作業による修正が必要になります。 [1]
虚偽の不足出荷報告は、受領品を紛失品として報告することで詐欺行為に利用される可能性があります。このような行為の発覚を防ぐには、通常、帳簿を2組作成し、矛盾する書類を2組提出する必要があります。[2]
ソリューション
不足品または過剰品に気付いた場合（ほとんどの場合、受取人によって発覚しますが、出荷後に誤りに気付いた場合は発送者によって発覚することもあります）、速やかに相手方に通知し、是正措置を講じる必要があります。是正措置には、不足品の場合は追加出荷、過剰品の場合は商品の返品、実際の数量が許容範囲内であれば訂正請求書の発行などが含まれます。さらに、誤った報告などによる詐欺や盗難が発生していないことを確認するために、誤りの原因調査を行う場合もあります。
参考文献
- ^ 過剰出荷と不足出荷
- ^ 企業不正ハンドブック：予防と検知、ジョセフ・T・ウェルズ著、278ページ
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