文書管理システム（DMS）は通常、ファイルや文書を保存、共有、追跡、管理するために用いられるコンピュータ化されたシステムです。一部のシステムには、異なるユーザーによって作成および変更された様々なバージョンのログを記録する履歴追跡機能が搭載されています。この用語は、コンテンツ管理システムの概念と一部重複しています。DMSは、エンタープライズコンテンツ管理（ECM）システムの構成要素と見なされることが多く、デジタル資産管理、ドキュメントイメージング、ワークフローシステム、レコード管理システムと関連しています。

歴史

多くの電子文書管理システムは文書をネイティブファイル形式 ( Microsoft WordまたはExcel、PDF ) で保存しますが、一部の Web ベースの文書管理システムはHTML形式でコンテンツを保存し始めています。これらの HTML ベースの文書管理システムは、出版システムまたはポリシー管理システムとして機能できます。[1]コンテンツは、ブラウザベースのエディタを使用するか、HTML 以外のコンテンツをインポートして変換することでキャプチャされます。ほとんどの検索エンジンは HTML をネイティブに処理するため、文書を HTML として保存すると、よりシンプルな全文ワークフローが可能になります。HTML 保存形式のない DMS では、独自の形式からテキストを抽出する必要があり、全文検索ワークフローが若干複雑になります。

ブールクエリ、クラスター分析、ステミング[2]などの検索機能は、ユーザーがインターネット検索に慣れ、コンテンツの整理に費やす時間が減ったため、DMSの重要な要素となっています。

コンポーネント

ドキュメント管理システムは一般的に、ストレージ、バージョン管理、メタデータ、セキュリティ、インデックス作成、検索機能などを提供します。これらのコンポーネントについて以下に説明します。

標準化

多くの業界団体は、それぞれの分野で使用されている特定の文書管理規格の独自のリストを公開しています。以下は、関連するISO文書の一部です。ICS 01.140.10およびICS 01.140.20。[19] [20] ISOは、 ICS 01.110の区分でカバーされている技術文書に関する一連の規格も公開しています。 [21]

文書管理

政府の規制では通常、特定の業界の企業に文書の管理が求められています。文書管理者はこれらの文書を厳格に管理する責任があります。これらの業界には、会計（例：第8次EU指令、サーベンス・オクスリー法）、食品安全（例：米国の食品安全近代化法）、ISO（前述）、医療機器製造（ FDA）、血液・ヒト細胞・組織製品の製造（FDA）、ヘルスケア（JCAHO）、情報技術（ITIL）などがあります。[22] プライバシー、保証、またはその他の高度に規制された目的で保持する情報の種類により、一部の業界ではより厳格な文書管理要件が適用されます。例としては、HIPAAで要求される保護対象健康情報（PHI）や保証期間に必要な建設プロジェクト文書などがあります。情報システム戦略計画（ISSP）は、中長期にわたって組織の情報システムを構築することができます。[23]

文書管理システムに保存されている文書（手順書、作業指示書、ポリシーステートメントなど）は、文書が適切に管理されていることを証明します。遵守を怠ると、罰金、取引の損失、あるいは企業の評判の失墜につながる可能性があります。

文書管理には以下が含まれる: [24]

  • リリース前の文書の確認と承認
  • 変更と改訂が明確に識別されるようにする
  • 適用可能な文書の関連バージョンが「使用場所」で利用可能であることを保証する
  • 文書が判読可能かつ識別可能であることを保証する
  • 外部文書（顧客提供文書やサプライヤーマニュアルなど）が識別され、管理されていることを確認する
  • 古くなった文書の「意図しない」使用を防ぐ

これらの文書管理要件は、データ保護責任者や内部監査などの関連機能とともに、組織のコンプライアンス コストの一部を構成します。

統合DM

統合ドキュメント管理とは、企業全体における「ドキュメント」の収集、管理、保管、保全、配信、廃棄に使用されるテクノロジー、ツール、および手法を指します。ここで言う「ドキュメント」とは、画像、オフィス文書、グラフィック、図面といった無数の情報資産に加え、Webページ、電子メール、インスタントメッセージ、ビデオといった新しい電子オブジェクトも含まれます。

ドキュメント管理ソフトウェア

紙の文書は長い間、情報の保管に使用されてきました。しかし、紙はコストがかかり、過度に使用すると無駄になります。文書管理ソフトウェアは単なるツールではなく、ユーザーが保管されている情報へのアクセスを管理、追跡、編集できるようにします。文書管理ソフトウェアは、すべての紙とデジタルファイルを整理するために使用できる電子キャビネットです。 [25]このソフトウェアは、企業が紙のファイルとデジタルファイルを結合し、スキャンしてデジタル形式をインポートした後、単一のハブに保存するのに役立ちます。[26]デジタル文書管理の最も重要な利点の1つは、すべての文書とデータを保護するための「フェイルセーフ」環境です。[27]特に重工業では、文書管理ソフトウェアにより、チームメンバーは割り当てられたプロジェクトの文書をどこからでもいつでも安全に表示およびアップロードできるため、日常業務の効率化に役立ちます。[28]

参照

参考文献

  1. ^ ポリシー管理システム 2011年10月29日アーカイブWayback Machine
  2. ^ ステミング：検索を容易にする 2012年1月11日アーカイブ、Wayback Machine
  3. ^ パーソンズ、M.（2004）『法律事務所のための効果的な知識管理』オックスフォード大学出版局、234頁。ISBN 9780195169683. 2018年5月19日閲覧。
  4. ^ Shivakumar, SK (2016). デジタルプラットフォーム構築のためのエンタープライズコンテンツおよび検索管理. John Wiley & Sons. p. 93. ISBN 9781119206828. 2018年5月19日閲覧。
  5. ^ ab Fletcher, AN; Brahm, M.; Pargmann, H. (2003). SAP WebFlowによるワークフロー管理：実用マニュアル. Springer Science & Business Media. pp.  15– 16. ISBN 9783540404033. 2018年5月19日閲覧。
  6. ^ Webber, M.; Webber, L. (2016). ITガバナンス：ポリシーと手順. Wolters Kluwer. pp.  41–4 . ISBN 9781454871323. 2018年5月19日閲覧。
  7. ^ Trinchieri, D. (2003).アリゾナ州運輸局（ADOT）における統合文書管理システム（IDMS）オプションの評価. アリゾナ州運輸局. p. 158.データ検証ルールは、後処理環境で実行するのではなく、フォーム自体に埋め込む必要があります。これにより、ユーザーはインタラクティブなリアルタイムエクスペリエンスを得ることができます。多くの場合、データ検証にはデータベースの検索が必要です。ルールは、このデータベースクエリを許可し、クエリ結果に基づいてユーザーがリアルタイムで選択できるようにする必要があります。
  8. ^ Morley, D.; Parker, CS (2014). 『コンピュータを理解する：今日と明日、包括的』 Cengage Learning. pp.  558– 559. ISBN 9781285767277. 2018年5月19日閲覧。
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  10. ^ Sommerville, J.; Craig, N. (2006). 建設業界におけるITの導入. Routledge. p. 130. ISBN 9781134198986. 2018年5月19日閲覧。
  11. ^ Skipper, SL (2015). ISO 9001:2015、ISO 13485:2016、FDA要件への準拠のための文書管理システムの構築方法. ASQ Quality Press. p. 156. ISBN 9780873899178. 2018年5月19日閲覧。
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  14. ^ White, M. (2012). エンタープライズサーチ. O'Reilly Media, Inc. pp.  73– 74. ISBN 9781449330408. 2018年5月19日閲覧。
  15. ^ 国際標準化機構. “01.140.40: Publishing”. 2011年6月6日時点のオリジナルよりアーカイブ。2008年7月14日閲覧。
  16. ^ 国際標準化機構. 「35.240.30: 情報、文書、出版におけるITアプリケーション」. 2011年6月6日時点のオリジナルよりアーカイブ。 2008年7月14日閲覧。
  17. ^ OnSphere Corporation. 「検証済み環境におけるSOPドキュメント管理」(PDF) 。 2011年9月4日時点のオリジナル(PDF)からアーカイブ。 2011年4月25日閲覧。
  18. ^ Meurant, G. (2012). 電子文書管理システム入門. アカデミック・プレス. p. 16. ISBN 9780323140621. 2018年5月19日閲覧。
  19. ^ 国際標準化機構. 「01.140.10: Writing and transliteration」. 2009年7月7日時点のオリジナルよりアーカイブ。 2008年7月14日閲覧。
  20. ^ 国際標準化機構. 「01.140.20: 情報科学」. 2008年12月5日時点のオリジナルよりアーカイブ。 2008年7月14日閲覧。
  21. ^ 国際標準化機構. 「01.110: 技術製品ドキュメント」. 2011年6月6日時点のオリジナルよりアーカイブ。 2008年7月15日閲覧。
  22. ^ 「連邦規則集 第21編 第1271部」. 食品医薬品局. 2011年10月10日時点のオリジナルよりアーカイブ。 2012年1月31日閲覧。
  23. ^ ウィギンズ、ボブ（2000年）『効果的な文書管理：企業知識の解放』（第2版）ガワー社、25ページ。ISBN  9780566081484. 2018年1月13日時点のオリジナルからアーカイブ。 2016年4月9日閲覧。組織レベルでは、情報システム戦略計画（ISSP）は、組織が中長期（通常は3～5年程度）にわたって導入すべき情報システムを概括的に決定する方法です。
  24. ^ 「ドキュメント管理とは？」isoTracker . 2023年11月9日閲覧。
  25. ^ 「ドキュメント管理システム - 購入者向けガイド」。2017年1月10日時点のオリジナルよりアーカイブ。 2017年1月10日閲覧。
  26. ^ Chaouni, Mamoun (2015年2月5日). 「文書管理システムを利用する7つの強力な利点」Wayback Machineで2017年1月10日にアーカイブ
  27. ^ ash-conversions (2020年2月13日). 「文書管理システムのメリットと9つのポイント」. Ash Conversions International . 2020年5月7日閲覧。
  28. ^ 「建設業向け文書管理ソフトウェア」HCSS . 2021年12月15日. 2022年6月7日閲覧。
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