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経費・原価回収システム（ECRS ）は、 「抽出、変換、ロード」（ETL）の特殊なサブセットであり、強力かつ柔軟なアプリケーションセットとして機能します。プログラム、スクリプト、データベースなどが含まれており、原価回収システム、ベンダーからの電子請求書、会計システム間のデータ移動を自動化することで、企業や組織のキャッシュフローを改善するように設計されています。これは、時間と費用を顧客に請求する企業に最適です。ベンダーと顧客の請求書間でデータを交換するために必要な手作業の量を削減します。
経費・費用回収システム
ECRSは、コンサルティング会社、会計事務所、法律事務所など、顧客に時間と費用を請求する企業に最も適したETLの分野です。そのため、「支出」「経費」「費用」「請求」という用語は同義語である場合もあれば、業界特有の用語である場合もあります。これらの用語は、ベンダーデータから抽出され、ECRSで変換され、会計システムにロードされた取引の状態を指す場合もあります。ECRSにおける「取引」という用語は、一般的に、ある企業とベンダーの間で発生する債務を、一回限りの取引の記録を指します。企業は、これらの個別の債務を、明細項目別または要約された請求として自社の顧客または顧客に転嫁することが想定されています。
ECRSは、ベンダーと顧客の請求書間でデータを交換するために必要な手作業と管理作業を削減します。また、ECRSは、コスト取引の記録から各種経費の電子請求、そして会計データベースへの自動処理までの遅延を最小限に抑えます。
会計テーブルまたは請求テーブルにコストが追加されると、ECRSの詳細取引は、請求書、明細書、請求書への移動のために、より上位レベルの合計に「ロールアップ」される可能性があります。ただし、詳細取引は、後続の報告のために暫定的なECRSテーブルまたはファイルに残しておくことができます。詳細取引を保持することで、会計システムにロードする必要がある取引の数を最小限に抑えながら、監査目的、またはクライアント、顧客、請求書受取人に対して特定の種類の経費の正当性を説明するために、詳細にアクセスすることができます。
詳細を保持する
ECRS には通常、コピー機、電話交換機、ファックス システムなどのデバイスや、宅配便、郵便サービス、クレジットカード、法的調査など のサービスの電子請求を制御するコスト回収システムから受信した詳細なトランザクションを保持するためのデータベース、一連のテーブルまたはフラット ファイルが含まれます。
例外を修正する
ECRSは通常、ソースシステムまたは電子請求書からすべての取引を受信して保持します。これには、すべてのデータが正しい有効な取引と、無効な要素または欠落した要素を持つ無効な取引が含まれます。（注：ECRSは、すべてのフィールドが有効であるか、有効なデータ要素の最小数を満たしている取引をデータベースに受け入れることができます。）一部のECRSパッケージのインタラクティブな部分では、個々のコストの確認、更新、修正が可能です。
一部の列に無効なデータがある取引は、後日修正するために保留されるか、「ビジネスルール」に基づいて変換されるか、業界（および各企業のポリシー）によって拒否されます。有効と判断された取引のみが、企業の会計アプリケーションにロードされます。ECRSには、詳細なコスト取引を渡す前に簡単に確認および修正できるオンライン機能が含まれている場合があります。システム内に既に存在する取引の確認と修正は、ECRS非対応の企業が採用している従来の方法（拒否通知を印刷して請求書アプリケーションに直接手動で入力するなど）よりもはるかに簡単かつ迅速です。
ECRS以外のプロセスでは、通常、有効な取引のみをインポートし、無効な取引の例外リストを生成します。この例外リストは印刷され、ユーザーに配布されます。ユーザーはレポートに注釈を付けることで、無効なデータ要素を修正します。注釈付きレポートが完成し、請求部門または経理部門に返却されると、取引全体を請求システムに手動で入力する必要があります。ECRSを使用することで、このコストと時間のかかる手順が不要になります。
ECRSに受信された取引は、費用の発生源（電話、コピー機、配送サービス、外部複写など）と取引を作成した従業員に関する情報で識別されます。オンライン修正機能を使用すると、ユーザーは自分が担当する取引を表示し、無効な取引（無効な日付、時刻など）を簡単に修正して請求書処理に反映させることができます。セキュリティ機能により、ユーザーが直接的または間接的に修正責任を負う取引（部門を担当する秘書、営業担当者を管理する上司など）のみにアクセスを制御できる場合もあります。
取引所の自動化
コスト回収システムと電子請求を組み込んだ一般的なインストールには、請求システムをサポートする専用サーバー (ホスト)、ワードプロセッサ、グラフィック、ドキュメント管理、スプレッドシートなどのユーザー アプリケーションをサポートするローカル エリア ネットワーク (LAN)、および従業員 ID、クライアント名、アカウント番号などのデータを入力するために使用されるコスト回収デバイスがあります。会計サーバーとコスト回収システムは通常 LAN に接続され、各会計サーバーとコスト回収システム間でデータを定期的に転送する必要があります。
ECRSは、会計システムサーバーとLANの両方でタスクをスケジュールする機能を提供します。個々のタスクは、一定間隔で個別に実行することも、タスクリストにグループ化してまとめて実行することもできます。スケジュールされたタスクには、会計サーバー上での検証情報の抽出、検証情報のLANへの転送、コスト回収システム上のベンダー検証テーブル（従業員ID、会計コード、コストタイプなど）の更新、LANから会計サーバーへのコスト取引の転送、そして請求システムへのコスト取引の処理などが含まれます。これにより、取引プロセスを自動化することで、管理オーバーヘッドを最小限に抑え、請求システムへの取引更新の遅延を削減できます。
従業員の特定
高度な ECRS には、企業がシステム内でのユーザーの設定方法を制御できるようにするさまざまな機能が含まれています。
- 複数のユーザー識別子 – 従業員をECRSに記録することで、サードパーティシステムで取引や取引の種類と関連付けるために使用される識別子を無制限に持つことができます。識別子には、内線番号、コピーID、携帯電話番号、テレホンカードコード、サービスアカウントコード、ログインID、クレジットカード番号などが含まれます。
- ユーザーのデフォルトアカウント – 各従業員に個人アカウントを設定する必要があります。これらのアカウントには、会社が定めた猶予期間内に修正およびロードされない無効な取引（データ要素の誤りや欠落など）が記録されます。また、従業員IDは総勘定元帳の口座番号にマッピングされる場合もあります。
- ユーザーの有効化ステータス – より高度なECRSアプリケーションは、従業員の記録を永久に保持し、採用日と解雇日を尊重します。これにより、企業はこれらの日付に基づいてユーザーの有効化または無効化が可能になり、特に臨時従業員や定期雇用従業員（夏季交代要員、臨時雇用者など）にとって便利です。
- ユーザーセキュリティアクセス – アクセス権（閲覧または編集）は、ユーザーと費用の種類ごとに設定できます。これにより、企業はユーザーの取引へのアクセス権を制御できます。例えば、パラリーガルは自身の取引のみを修正できる一方、秘書は複数の弁護士の取引を修正できるといった設定が可能です。営業スーパーバイザーは、部下の担当者が行ったすべての電話通話を閲覧できる一方で、同じ部下の複製（コピー、印刷、スキャン）費用のみを経費として計上できるといった設定も可能です。
料金体系の構築
雇用主は従業員に対して変動料金や費用を設定することができます。これらの料金の基準は、多くの場合、枚数（ページ数、コピー数、所要時間など）に基づいており、請求システムに料金が反映される前に適用されます。料金は費用の種類ごとに設定される場合もあれば、1回の取引における枚数に基づいて複数の料金が適用される場合もあります。例えば、ある企業は、最初の10部まではコピー1ページにつき0.20ドル、それ以降は1部につき0.15ドルを顧客に請求するといったケースが考えられます。
電話番号の処理
- 電話番号の基準 – 企業は、長距離、市内、ファックス通話で見つかった電話番号について、様々なレベルの受理・拒否を設定できます。この機能は、自社作成または購入した電話地理テーブルを使用してこれらの番号の説明を関連付ける機能と併せて、番号全体、市外局番とプレフィックス、または市外局番のみで通話を識別できるため、発信場所の特定が容易になります。より高度なECRSでは、交換機レベル（XXX-XXX）および番号レベル（XXX-XXX-XXXX）で会社名をカスタム入力できるようになります。
- 番号のデフォルト アカウント – 電話番号または電話番号の範囲が会社のクライアント間の特定のアカウントに関連付けられることが多い場合、一部の ECRS プログラムでは、通話トランザクションを課金システムで処理する際に、そのアカウントを自動的に識別して通話料金を請求できます。
コンテンツの検証
- アカウント検証レベル – 企業は、検証データのエクスポート、コスト取引のインポート、顧客アカウント番号の変更または修正に関して、異なる基準を設定できます。データ処理および交換のさまざまな段階で異なる基準を許可することで、柔軟性が向上します。例えば、新規または保留中のアカウントを請求システムから抽出し、外部のコスト回収システムに送信することで、それらのアカウントで発生したコストを事前に特定することができます。ただし、新規または保留中のアカウントのコスト取引は、会計データベースに正式に追加されるまで（つまり、契約が締結されるまで）、売掛金にロードできない場合があります。
- アカウント登録基準 – 企業は、特定の顧客またはアカウントグループを、請求システムに別々のバッチで処理するよう設定できます。アカウントは、顧客、所在地、営業担当者、または取引の種類（電話、FAXなど）によって選択できます。
ファイルの取得
ECRS では、シリアル通信、モデム、ディスケット、テープなど、LAN に直接接続されていないデバイスやベンダーからの電子請求書の処理など、さまざまなファイル転送方法をサポートしているため、アプリケーション サーバーとローカル エリアネットワーク (LAN)間のデータの移動が簡素化されます。
LANに直接接続されたデバイス、またはインターネット経由で利用可能なデバイスの場合、業界標準のファイル転送プロトコル（FTP）やネットワーク・ファイルシステム（NFS）などの他の転送方法も利用できます。NFSは、アプリケーションサーバー上のディスクドライブをLANサーバーにマウントされているかのように認識させるソフトウェアです。これにより、あるシステムから別のシステムへファイルを直接コピーできます。
検証の提供
- 検証テーブルの作成 - それぞれのサードパーティベンダーの要件（コピー、FAX、送料など）に合わせて検証テーブルを作成するためのルールを設定できます。これらのルールは、抽出されるデータ要素と、抽出基準（すべてのクライアント、顧客の所在地、従業員ID、内線番号、企業オフィスなど）を制御します。検証テーブルは、必要に応じていつでも作成することも、スケジュールされたタスクやタスクリストを使用して作成することもできます。
- トランザクション検証チェック - コスト回収システムや電子請求書からのデータの移動を監視するためのさまざまなオプションを設定できます。身元不明のユーザー、アカウント、または機器（つまり、ECRS で定義されていないもの）からのトランザクションは通常、ECRS テーブルに自動的に保存されるのではなく、再テストのために保留されます。これらのトランザクションの通知は、トランザクションを管理する責任があるユーザーに電子メールまたは画面表示で送信できます。このような手順を実行する理由は、ベンダー（最大手の国内ベンダーであっても）が実際には特定の会社に属さないトランザクションを含めたり、ファイル全体または電子請求書を間違った会社に送信したりする可能性があるためです。この種の事前検証により、ECRS テーブルの消去を防ぎ、場合によっては A/R または請求システムのクリーンアップも防止できます。
- 会社勘定コードが欠落または無効な取引は通常、ECRSデータベースに書き込まれ、適切なユーザーに修正の必要性が通知されます。これらの取引は、修正または変更されるまで会計システムにロードされません。さらに、無効な形式や特定のデータは請求システムへのロードから除外され、許容されない形式で受信されたデータは前処理またはフィルタリングされ、ECRSを通過できるファイルが作成されます。
結果の報告
トランザクション処理に選択したオプションに応じて、ECRS はすべてのコストの記録と報告を一元化する強力なアプリケーションとして使用できます。ユーザー、オフィス、クライアント、またはアカウントごとにコスト報告情報を取得するために、さまざまなシステムやアプリケーションにアクセスする必要がなくなります。詳細なコストトランザクションは ECRS に保存・保持されるため、詳細レベルと概要レベルのレポートをいつでも利用できます。レポートは、ユーザー、アカウント、クライアント、さらにはコストトランザクションの種類ごとに生成できます。オプションには、トランザクションの未ロード、ロード済み、両方のステータスを選択できる機能や、コピー、ファックス、郵便料金など、1 つ以上のトランザクションタイプで選択する機能も含まれます。このような詳細なリストは、企業がクライアントや顧客にコストの正当性を示す資料を提出する必要がある場合に特に役立ちます。
通知の処理
企業は、コスト回収のためにETLルールを用いて、一定レベルの受信トランザクションに基づいて通知を行う必要があります。主な目的は、特定の最小値または最大値に近づいたとき、達したとき、または超えたときに従業員に通知することです。
通知レベルを確立するには、ECRS で次の条件を設定する必要があります。
- 特定の期間に特定のソースから予想される最小数量
- 特定の期間に特定のソースから予想される最大量
- 特定の期間に特定のソースから期待される最小値
- 特定の期間に特定のソースから期待される最大値
数量は実際の取引件数、つまり物理的な対価です。金額は金額、つまり金銭的な対価です。コピーやFAXページなど、数量（またはカウント）を提供するベンダーの場合は、まず定額料金を計算し、その後に金額に適用する必要があります。ソースは地理的な対価です。これはベンダー全体（デフォルト）、オフィス、またはデバイスのいずれかになります。期間は時系列的な対価です。これは月次（デフォルト）、週次、または日次のいずれかになります。また、各条件には2つのレベルが必要です。
- 警告レベル – システム管理者または責任者に通知します
- 例外レベル – 通知（上記）し、以降のプロセスを停止します
警告の場合はログに記録し、例外の場合はメールを送信するなどのアクションを設定できるようになります。
また、条件のレベル設定に加えて、平均値も設定する必要があります。平均値は、システムで処理されるデータが多いほど正確になります。平均値が設定されたら、条件に加えて（あるいは条件の代わりに）、許容範囲または通知範囲としてパーセンテージまたは差異を設定する必要があります。
以下は、コスト回収管理者が関連する通知のために維持する必要がある内容を示すために設定されたサンプルのチャート、グリッド、または表です。
| ベンダー | 最小ワーニング数量 | 最小Wrn値 | 最小エラー数量 | 最小エラー値 | 最大巻き数 | 最大Wrn値 | 最大エラー数量 | 最大誤差値 | 平均数量 | 平均値 | ヴァー・ワーン | 変数エラー | 頻度 | ソース |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| エクイトラック | 100 | 200 | 0 | 0 | 1000 | 4000 | 2000 | 8000 | 750 | 1500 | 10 | 20 | D | D |
| コピトラック | 1000 | 2000 | 0 | 0 | 4000 | 8000 | 8000 | 9999 | 2000 | 3000 | 10 | 10 | D | D |
| フェデックス | 10 | 150 | 0 | 0 | 50 | 1000 | 75 | 2000 | 35 | 500 | 5 | 10 | W | お |
| UPS | 200 | 50 | 0 | 0 | 400 | 800 | 500 | 1000 | 300 | 300 | 10 | 20 | W | お |
| アット&ティー | 5 | 30 | 0 | 0 | 50 | 500 | 60 | 750 | 20 | 300 | 50 | 25 | M | V |
| ベライゾン | 10 | 70 | 1 | 7 | 200 | 1400 | 300 | 2100 | 50 | 3500 | 30 | 20 | M | V |
ベンダー – ベンダーのデバイスタイプ
- 最小 – 最小報告レベル
- 最大 – 最大報告レベル
- 平均 – 平均額
- Var – 差異報告レベル
- Freq – 頻度（D = 毎日、W = 毎週、M = 毎月）
- Src – ソース (D = デバイス、O = オフィス、V = ベンダー)
- 警告 – 警告
- エラー – エラー（「例外」）
- 数量 – 数量（取引数）
- Val – 値（ドル金額またはアイテム数）
例：
Equitracコピー –
次の場合に警告メッセージを生成します…
- … 1日にどのデバイスからでも100件未満の取引
- … 1日にどのデバイスからでも200ページ未満
- … 1日に1,000件以上の取引をあらゆるデバイスから
- … 1日に4000ページ以上、あらゆるデバイスから
- … 1日の取引件数が1000件未満
- … 1日あたり2000ページ未満
- … 1日あたり4000件以上の取引
- … 1日あたり8000ページ以上
- … 1日にどのデバイスからでも750件以上の取引が10%以上減少または増加
- … 1日の取引数が2000件より10%以上少ない、または多い
各ベンダーは、ベンダー（「V」）ソースにおいて、少なくとも最小レベルと最大レベルを必要とします。ベンダーは、オフィス内に複数の「デバイス」を保有していると仮定すると、さらにオフィス（「O」）とデバイス（「D」）に分類できます。
分散はオプションであり、「Var」列に0以外の値を入力すると、最小値/最大値の設定が上書きされる可能性があります。また、最大値列に0（ゼロ）を入力すると、そのチェックが自動的にオフになります。
平均は、おそらく最長 1 年までの長期間にわたってシステムを通過するデータの増加によって決定および調整されます。
「毎日」の頻度を使用する場合は、月曜から金曜、土曜から日曜/祝日のグリッドまたはテーブルを作成する必要があります。
まとめ
ECRSは、企業がコスト回収を管理するための包括的なソリューションを1つにまとめることを可能にします。機能豊富な経費・費用回収システムを組み合わせることで、管理コストを大幅に削減し、企業のコストと費用の回収効率を向上させます。ECRSは、多様なコスト追跡ツールと費用管理ツールを備えた、中小企業から大企業まで、あらゆる企業に単一のサポート拠点を提供します。
インターフェース
現在、様々なベンダーやベンダーシステムで使用されているテンプレートやレコードフォーマットは数多く存在し、さらに新たなフォーマットが開発され続けています。電子データ交換（EDI）には一連の「標準」が存在しますが、それらの標準の柔軟性により、ほぼすべての業界やベンダーが変更できるカスタマイズが可能です。これは、 Webページ設計におけるハイパーテキストマークアップ言語（HTML）によく似ています。フレームワークは確立されていますが、各ブラウザ／ベンダーは独自の拡張機能、ルール、実装を持っています。
法務業界では、Legal Electronic Data Exchange Standard（LEDES）を用いた標準化が試みられてきました。他の業界では、 ECRSやETLアプリケーションがWebインターフェース を採用するケースが増えているため、拡張マークアップ言語（XML）が使用されています。
以下は、ベンダーまたは仲介会社によって提供された取引情報を含む、一般的なベンダーとコストの種類のリストです。
| AT&T電話 | ASTRA電話 |
| バルマー複製 | ビッグアップルカーサービス |
| ケーブルおよび無線電話 | 今を楽しめ |
| 携帯電話 | 認定コピー |
| 制御システム CopiTrak、FaxTrak、PhoneTrak | Danyl コピー、電話、ファックス |
| 配達サービス | ダイヤルカーサービス |
| ドキュメントを開く | DTE |
| イースタンコネクションデリバリー | 教育サービス |
| Equitrac コピー、電話、FAX、コピー、郵便料金および印刷ログ | 経費報告システム |
| ファルコンクーリエ | ファックスサーバー |
| フェデラル・エクスプレスEDI | 出願手数料 |
| ファイルメーカーファックス | 総勘定元帳 |
| 政府申請手数料 | ICS電話 |
| iManage | インフォテキスト コピー、電話、ファックス、郵便 |
| 法務ファックス | レクシスリサーチ |
| MCI電話 | メトロリーガルサービス |
| マイクロソフトワード | ナビガントトラベル |
| オンライン検索 | 時間通りの配達 |
| PCドキュメント | 個人ファックス |
| ピツニーボウズ | ポールキャット電話 |
| 送料 | 記録管理システム |
| レッドトップカーサービス | リモートタイムエントリ |
| ライトファックス | 秘書の残業 |
| ソフトソリューション | 生活費 |
| タクシー輸送 | トラックコピー、電話、ファックス |
| 交通費 | 旅費 |
| ユナイテッド・パーセル・サービス | ベライゾン |
| ワシントンエクスプレス | ウェストロー |
課金システム
これらは、ECRS インターフェイスまたは ECRS と EDI を送受信する機能を備えた時間および請求システム パッケージを提供するベンダーです。
- エリート – トムソン・ロイター
- CMS オープン – Aderant（旧ソリューション 6）
- 法学 – Lexis-Nexis
- ProLaw – トムソン・ロイター
- Javelan – Aderant（旧称Barrister Information Systems、BISPoint、Keystone、Solution 6）
製品
これらは、ECRS アプリケーション、ECRS 製品、およびサードパーティの ECRS コンサルタントを持つベンダーです。
- アルゴス
- ビルバック
- 制御システム
- コストウェア
- エクイトラック
- ERS
- ハーベスター
- ミニソフト
- ノーマン・ワイズ＆カンパニー
- nキュー
- UDI
- ヴェールハイム
- WSI
参照
参考文献
さらに読む
- オンライン法律調査費用の回収：小規模法律事務所の収益性と顧客サービス向上のためのベストプラクティス。Cary J. Griffith、Vicki C. Krueger共著、アメリカ法曹協会、2005年、http://www.americanbar.org/content/dam/aba/migrated/genpractice/resources/costrecovery/WhitePaper_CostRecovery.authcheckdam.pdf
- チャージバックシステムと情報システムにおけるユーザーの関与。マーグレーテ・オルソンとブレイク・アイブス、ニューヨーク大学経営大学院、1981年。
- 裁判費用回収システム. Stephen P. Perkins, ICM Phase III Project , 2010 , http://www.ncsc.org/~/media/Files/PDF/Education%20and%20Careers/CEDP%20Papers/2000/Court%20Cost%20Recovery%20System.ashx
- 経費およびコスト回収システム. M Foster / J Maksym / C Wehrheim / S Patocs, STC Network Systems, Whittier , 2001, http://www.stcllp.com/docs/ecrs_overview.pdf.
外部リンク
- コストウェア – http://www.costwareinc.com/sw_overview.htm
- ECRS.US - http://www.ecrs.us
- WSI – http://www.wsi.net/ermodul.html
- nQueue - https://www.nqueue.com
