職場のコミュニケーション
仕事のための言語スタイル

職場コミュニケーションとは、組織内のある個人またはグループと別の個人またはグループとの間で、情報（言語的および非言語的）を伝達および交換するプロセスです。これには、電子メール、テキストメッセージ、メモ、通話などが含まれます。[1]効果的なコミュニケーションは、仕事を遂行するだけでなく、従業員間の信頼関係を構築し、生産性を向上させるために不可欠です。従業員はそれぞれ異なる文化や背景を持ち、異なる規範に従っている場合があります。全従業員の活動を統一し、期限の遅延や会社に悪影響を与える可能性のある活動を抑制するためには、コミュニケーションが不可欠です。効果的な職場コミュニケーションは、すべての組織目標の達成を確実にします。職場コミュニケーションは、生産性と効率性を向上させるため、組織にとって非常に重要です。職場コミュニケーションが効果的でないと、従業員間のコミュニケーションギャップが生じ、混乱、時間の浪費、生産性の低下を引き起こします。人々の間に摩擦を引き起こす誤解は、効果的な職場コミュニケーションによって回避できます。効果的なコミュニケーション（オープンコミュニケーションとも呼ばれます）は、共通の目標達成に向けた努力の進捗を妨げる可能性のある、企業内の個人間の障壁の形成を防ぎます。企業が期待通りに機能するためには、経営陣と下位の従業員が、特定のビジネス目標を達成するために、言語的コミュニケーションと非言語的コミュニケーションを通じて、明確かつ効果的に相互にコミュニケーションをとることができる必要があります。顧客との効果的なコミュニケーションは、組織の発展とあらゆるビジネスの成功に不可欠な役割を果たします。コミュニケーションにおいては、非言語的コミュニケーションも考慮に入れる必要があります。メッセージをどのように伝えるかは、そのメッセージの意味に大きな影響を与えます。

職場で効果的なコミュニケーションを行う上で、もう一つの重要な側面は、従業員の多様な背景を考慮することです。「多様性は環境を豊かにする一方で、コミュニケーションの障壁となることもあります。」[2]同僚の文化的背景が他の従業員とは異なる考え方を導く場合、困難が生じます。だからこそ、職場における異文化コミュニケーションについて理解し、相手を傷つけずに接する方法を学ぶことは、会社に多くの利益をもたらす可能性があります。

コミュニケーションの方法

人によって情報の吸収方法は異なります。伝えられる情報がすべての人に理解されるためには、コミュニケーションの方法は簡潔で明確、かつ正確でなければなりません。重要な情報を提示する際には、画像を使用することで理解を容易にします。企業内に信頼関係があれば、コミュニケーションも容易になります。緊張のない職場環境を築くためには、同僚との良好な関係を築く必要があります。メッセージは、変更を加えることなく送受信されるべきです。職場で健全な人間関係を築くためには、いじめ、他人の功績を横取りする、フリーライドといった行為は避けるべきです。これらは有害な関係を生み出し、長期的には企業と生産性に悪影響を及ぼします。[3]さらに、最近の研究では、組織内で信頼の文化を育むことで、コミュニケーションの有効性が向上し、協力的な環境が促進されることが示されています。[4]双方向のコミュニケーションを優先することが、コミュニケーションにとって最善と考えられています。議論、質問、説明には適切な重要性が置かれます。[5]

コンテンツ

職場でのコミュニケーションにおいては、情報の内容が重要な役割を果たします。その詳細度は、聞き手の理解力に応じて調整する必要があります。詳細すぎると聞き手は退屈し、詳細が少なすぎると関心を示せません。コミュニケーション中に専門用語を使用することは、効果的な職場コミュニケーションには適していません。[6]

頻度

職場における公式なコミュニケーションがあまりにも稀であったり、あまりにも頻繁であったりすることは組織にとって良くありませんが、職場における非公式なコミュニケーションが頻繁に行われることには利点があります。[7] 組織が適切に機能するためには、完璧なバランスが必要です。情報は、不必要な会議を頻繁に開催するのではなく、必要なときに必要なだけ伝達されるべきです。同時に、重要な情報は最後の数時間や前日まで保留にしておくべきではなく、従業員が組織の目標に積極的に参加できるよう、早い段階で伝達する必要があります。[8]

スキル

メッセージを効果的に伝えるには、プレゼンテーションスキル、グループファシリテーションスキル、交渉力、文章によるコミュニケーションスキルといったコミュニケーション担当者のスキルが重要です。コミュニケーションの成功は、従業員が情報を理解する能力にも左右されます。そのためには、従業員に財務諸表、売上高、収益性といった基本的な金融リテラシーを身につけさせる必要があります。[9]

候補者を選ぶ際、多くの雇用主は優れたスピーキング力とライティング力を持つ人材を求めています。問題解決能力と自己動機づけ能力も、職場では非常に重要なスキルです。これらの能力があれば、急速に変化する環境でも困難を感じにくくなります。[10]

ツール

テクノロジーの急速な進化に伴い、企業は職場でのコミュニケーションを促進するコミュニケーションツールを常に最新の状態に保つ必要があります。これらのツールには、電子メール、ブログ、インスタントメッセージ、さらにはTwitterやFacebookといったソーシャルメディアサイトが含まれます。電子メール、ファックス、手紙を送信したからといって、必ずしもコミュニケーションが成立したわけではないことを覚えておくことが重要です。メッセージが送信され、相手に受信され、理解された場合にのみ、コミュニケーションが成立したと言えるのです。[11]


悪い知らせを効果的に伝える

悪いニュースを伝えるコミュニケーションとは、組織内外の関係者に不利な情報を伝えることです。効果的なコミュニケーションは、明確で理解しやすく、信頼を維持し、ネガティブなニュースに伴う不安を軽減するものでなければなりません[12]

悪い知らせを伝えるアプローチ

状況、対象者、自分の役割に応じて、悪い知らせを伝える方法は 2 つあります。

直接的なアプローチ

このアプローチでは、ネガティブなニュースが即座に伝えられます。これは、誤解を減らすために、視聴者が多い場合に適しています。

間接的なアプローチ

このアプローチでは、悪い知らせを体系的に伝えることで、強い否定的な反応を和らげ、良好な関係を維持することができます。これには以下の4つのステップが含まれます。

1.バッファ

中立的かつ肯定的な環境に対して、サポート的な口調と感謝の気持ちを述べてコミュニケーションを始めましょう。

2.理由

聴衆が理解し受け入れることができるように、悪いニュースの背後にある理由を伝えます。

3.悪いニュース

悪い知らせを明確かつ分かりやすく述べたもので、代替案や妥協案も含まれる場合があります。

4.丁寧な結び

悪い知らせの影響を方向転換させるために、相手に寄り添った前向きな気持ちの良い言葉で会話を終わらせましょう。[13]

障壁

職場での効果的なコミュニケーションを妨げる一般的な障壁:

  • 物理的な障壁：職場の物理的な構造、立地、構造は、効果的なコミュニケーションの障壁となります。従業員同士が離れて座っていると、効果的な交流が妨げられます。[14]
  • 言語の壁：組織には異なる母語を持つ従業員が存在します。組織内の誰もが相手の母語に慣れていないため、言語は職場での効果的なコミュニケーションの障壁となります。職場における第二言語話者間のスラングやレジスターの違いといった言語の壁は、適切な業務遂行を妨げる問題を引き起こす可能性があります。[15]
  • 文化的障壁：組織には、異なる文化や慣習を持つ従業員が存在します。従業員間のこうした文化的多様性は、職場における効果的なコミュニケーションの障壁となる可能性があります。職場は働く女性の言語使用に大きな影響を与え、連帯感とプロ意識は、様々な環境における彼女たちの言語変化を促す重要な要因です。[16]
  • 感情的な障壁: 恐怖、劣等感、内気、自信やスキルの欠如などの感情的な障壁は、従業員が同僚と効果的にコミュニケーションをとることを妨げます。
  • 認識の障壁：従業員はそれぞれ異なる経験、価値観、好み、態度を持っています。これらは様々な思い込みにつながり、コミュニケーションの障壁となる可能性があります。

参照

参考文献

  1. ^ Faizal, Fesmina (2018年11月19日). 「職場のコミュニケーションとは何か？（そしてなぜそれが重要なのか）」. Feedough . 2019年11月12日閲覧。
  2. ^ Guo, Kristina L.; Sanchez, Yesenia; Borkowski, Nancy (2009年12月23日).職場における組織行動. Jones & Bartlett Learning.
  3. ^ DeIuliis, David (2016). 「職場のコミュニケーション」.コミュニケーション研究動向. 35 (1).
  4. ^ 「人事部門が職場で信頼とコミュニケーションを築く4つの方法」www.pathways.com . 2024年3月12日閲覧。
  5. ^ ヘンソン、バーデン（2007年）『職場におけるコミュニケーション』ミルトン・オールド：ワイリー、ISBN 978-0-7314-0650-0。
  6. ^ サドン、マーシャ（2007年）『効果的な職場コミュニケーション：人生と仕事で成功するためのスキル』（第3版）インディアナポリス、インディアナ州：JUST Works. ISBN 978-1-59357-433-8。
  7. ^ スティーブ・ウィテカー、デビッド・フロリック、オーウェン・デイ＝ジョーンズ（1994年4月24日～28日）。「職場における非公式なコミュニケーション：それはどのようなもので、どのようにサポートできるだろうか？」CHI '94 SIGHS コンピューティングシステムにおける人間工学会議議事録：相互依存を祝う：131～ 137ページ。
  8. ^ ピカルディ、リチャード・P. (2001). 『職場のコミュニケーションスキル：技術・開発スペシャリストとその組織のためのハンドブック』（[オンライン・ガウス] 編集）コネチカット州ウェストポート：クォーラム・ブックス. ISBN 978-1-56720-362-2。
  9. ^ パーソン、シャロン・J・パーソン、スティーブン・M・パーソン（2007年）『職場のコミュニケーション：プロセスと成果』アッパーサドルリバー、ニュージャージー州：ピアソン・プレンティス・ホール、ISBN 978-0-13-228808-8。{{cite book}}: CS1 maint: 複数の名前: 著者リスト (リンク)
  10. ^ Stevens, B. (2005年3月). 「雇用主はどのようなコミュニケーションスキルを求めているのか？シリコンバレーの採用担当者の回答」. Journal of Employment Counseling . 42 (1): 2– 9. doi :10.1002/j.2161-1920.2005.tb00893.x.
  11. ^ Guo, Kristina L.; Sanchez, Yesenia; Borkowski, Nancy (2009年12月23日).職場における組織行動. Jones & Bartlett Learning.
  12. ^ https://www.forbes.com/sites/shephyken/2024/01/28/how-to-communicate-bad-news-effectively/
  13. ^ https://courses.lumenlearning.com/suny-esc-communicationforprofessionals/chapter/bad-news/
  14. ^ ハーギー、オーウェン（2021年10月11日）「熟練した対人コミュニケーションの概念モデル」、熟練した対人コミュニケーション、ロンドン：ラウトレッジ、pp.  17– 41、doi：10.4324 / 9781003182269-2、ISBN 978-1-003-18226-9、2024年9月7日取得
  15. ^ Tweedie, Gregory; Johnson, Robert. 「リスニング指導と患者の安全：看護教育における共通語としての医療英語（MELF）の探求」2018年1月6日閲覧。
  16. ^ Musmar, Ola; Alghazo, Sharif; Jarrah, Marwan; AlTakhaineh, Abdel Rahman (2023年12月31日). 「職場における女性の言語への影響：ヨルダンからの視点」. Cogent Arts & Humanities . 10 (1). doi : 10.1080/23311983.2023.2239001 . ISSN  2331-1983.
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