個人情報管理

個人情報管理（PIM ）とは、文書（紙媒体およびデジタル）、ウェブページ、電子メールメッセージなどの情報アイテムを取得、作成、保存、整理、維持、検索、および日常業務（業務関連または非業務）の遂行や、親、従業員、友人、地域社会の一員などとしての様々な役割の遂行のために人が行う活動の研究と実装である。[ 1 ] [ 2 ]これは個人内を対象とした情報管理である。個人知識管理は、いくつかの定義によれば、サブドメインである。

PIMの理想の一つは、人々が常に適切な情報を、適切な場所に、適切な形式で、そして現在のニーズを満たすのに十分な完全性と品質で入手できることです。テクノロジーとツールは、PIMにおける時間のかかる、間違いが起きやすい事務作業（情報の検索や整理など）に費やす時間を短縮するのに役立ちます。しかし、ツールとテクノロジーは、過剰な情報で人々を圧倒し、情報過多につながる可能性もあります。

PIM の特別な焦点は、人々が個人情報コレクションをどのように整理および維持するか、そしてそれを行う際に人々を助ける方法に関するものです。人々は、さまざまな設定で、さまざまな理由で、さまざまなタイプの情報を使用して、情報を管理することがあります。たとえば、従来のオフィス ワーカーは、プロジェクト名でアルファベット順に整理されたハンギング フォルダーに物理的な文書を入れて、ファイリング キャビネットで物理的な文書を管理します。最近では、このオフィス ワーカーは、ファイルホスティング サービス( Dropbox、Microsoft OneDrive、Google Drive など) を使用して、ローカルのコンピューター ベースのファイル システムの仮想フォルダーまたはクラウドベースのストアにデジタルドキュメントを整理する場合があります。人々は、さらにプライベートで個人的な多くのコンテキストでも情報を管理しています。たとえば、親は、子供の写真を収集して、紙ベースまたはデジタルのフォト アルバムに整理する場合があります。

PIM は、情報の保存と整理に使用される方法だけでなく、再利用のために人々がコレクションから情報を検索する方法にも関係しています。たとえば、オフィス ワーカーは物理ドキュメントを再配置する場合、プロジェクト名を記憶し、アルファベット検索で適切なフォルダーを見つけます。階層型ファイル システムを備えたコンピューター システムでは、ドキュメントが配置されている最上位フォルダーを記憶し、フォルダーの内容を参照して目的のドキュメントに移動する必要があります。電子メール システムでは、フィールド検索 (送信者、件名、日付による検索など) など、再検索のための追加の方法をサポートしていることがよくあります。ドキュメント タイプの特性、ドキュメントを説明するために使用できるデータ (メタデータ)、およびドキュメントの保存と整理に使用されるシステムの機能 (フィールド検索など) はすべて、ユーザーが個人情報管理を実現する方法に影響を与える可能性のあるコンポーネントです。

概要

PIMの適用範囲は広範です。人が世界をどのように認識し、変化をもたらす能力は、情報の受信、送信、そして管理能力によって決定され、制約され、時には大きく拡張されます。

情報が個人情報である感覚

個人情報管理の分野での研究では、情報が（「私」にとって）個人的なものであり、その人のPIM活動の対象となる6つの意味が検討されています。[ 2 ]

  1. 「私」が所有するもの、例えば、自宅オフィスの紙の文書、個人アカウントのメール、パソコン上のファイル、あるいはWebクラウドサービスの個人用ストレージにあるファイルなど。これらの情報を、特に長期的かつレガシーなものとして保存することは、個人アーカイブ化の問題を引き起こします。個人情報のデジタル化が進むにつれて、デジタル保存の問題も生じます。
  2. 「私」について。これは特に、信用記録、健康記録、検索履歴など、他者が保有する情報（個人データと呼ばれることもあります）を指します。こうした情報は、個人の評判、処遇、そして物事を成し遂げる能力に大きな影響を与える可能性があり、プライバシーに関する重大な問題を提起します。
  3. 電子メール、電話、立ち読み広告、テレビ広告、ウェブ広告、ポップアップなど、「私」に向けられた情報、さらには自己中断（例えば、スポーツのスコアを確認するために仕事を中断するなど）も含まれます。入ってくる情報の管理は、注意力の管理という問題を提起します。それは時に極めて重要な意味を持つこともありますが、時には人の集中力をそらし、物事を成し遂げようとする努力を阻害してしまうこともあります。情報フィルタリングシステムは、入ってくる情報の関連性を高める可能性を秘めていますが、その代償として、人の偏見や先入観を強化したり、本来経験すべき情報をフィルタリングしてしまう可能性があります。
  4. 「私」が送信／投稿した情報（例：送信したメール、個人のウェブサイト、ブログ記事、ソーシャルメディア投稿、公開されたレポートや記事）。意図的であろうと無意識であろうと、ある人物が提供する情報は、他者がその人物に対して抱く印象に決定的な影響を与える可能性があります。
  5. 「私」が経験するもの。例えば、ウェブ履歴、写真（「私」だけでなく他人が撮影したもの）、日記、ヘッドマウントカメラで撮影したフルモーションビデオ、その他ライフログへの取り組みなど。個人の活動や身体状態を明示的に（例えばFitbitやApple Watchなど）あるいは暗黙的に（例えばウェブページの閲覧、メール、テキストメッセージなど）タイムスタンプ付きで記録するツールの利用が増えていることから、「定量化された自己」という概念が生まれています。
  6. 「私」に関連する情報—これは、ある人にとって潜在的に関連性のある情報、例えば、その人が知らないが、知っておくべき情報を含む包括的なカテゴリーです。明示的な評価、あるいは過去の選択から暗黙的に人の嗜好を学習するレコメンデーションシステムは、その人がそうでなければ知らなかったり、検索しようと思わなかったりする可能性のある情報を、その人に気づかせる可能性があります。より一般的には、友人、家族、同僚とのネットワークが、その人が偶然に関連性のある情報に遭遇する手段となることがあります。

個人情報の個人空間と個人情報の収集

PIM 文献の百科事典的検討によると、上記に挙げた個人情報の 6 つの意味すべてと、そのような情報の操作に使用されるツールやテクノロジー (電子メール アプリケーションやワード プロセッサから個人情報マネージャーや仮想アシスタントまで) が組み合わさって、各個人に固有の個人的情報空間(PSI、ギリシャ文字の のように発音され、個人情報空間とも呼ばれる) が形成されることが示されています。 [ 3 ]個人の PSI 内には、個人情報コレクション(PIC)、または単にコレクションがあります。例としては、次のものがあります 。

  • 写真（デジタルまたは紙ベース、仮想または物理的なアルバムに整理されている場合もあります）。
  • フォルダとサブフォルダに整理されたデジタル文書
  • 電子メールは、電子メール フォルダーに整理されるか、または、ますます大きくなる受信トレイに残される可能性があります。
  • 個人の財務や所有物に関する紙の文書を、従来の縦型ファイルキャビネットの吊り下げフォルダーに整理します。
  • iTunes などのアプリケーションを通じて整理されたデジタル ソング。

活動

PIMの活動、つまり、人々が上記の1つ以上の方法で自分に関する個人情報を管理する行動は、情報とニーズのマッピングを確立し、使用し、維持するための取り組みと見ることができます。[ 2 ]

PIM の 2 つの活動は、人の一日を通して繰り返し発生し、多くの場合、外部のイベントによって引き起こされます。

  • 発見（そして再発見）の活動は、現在のニーズから、そのニーズを満たす情報へと移行します。例えば、同僚から「スタッフミーティングはいつですか？」と尋ねられた場合、その人はカレンダーに予定されているイベントを確認することで、ニーズ（正確に答えること）を満たすことができます。
  • 遭遇した情報から予測されるニーズへと移行する活動。例えば、メール（遭遇した情報）を受信し、そのメッセージの重要度に応じて「高優先度」または「後で読む」としてフラグ（保存する行為）を付けることがあります。

メタレベルのアクティビティは、マッピング自体の側面にさらに広範囲に焦点を当てています。

  • 維持・整理活動は、個人の受信トレイ、写真コレクション、個人ファイルシステム内のデジタル文書といった個人情報コレクションに焦点を当てています。これには、古くなった情報や使用されなくなった情報を削除またはアーカイブする取り組み、ファイル形式を更新する取り組み、情報の紛失を防ぐためのバックアップを作成する取り組みなどが含まれます。また、情報の保管と再検索を支援するための整理構造を構築する取り組みも含まれます。
  • プライバシーと情報の流れを管理するための活動には、たとえば、Facebookなどのソーシャル メディア アプリケーションにおけるプライバシー設定に関する決定や、電子メールのサブスクリプションを管理する取り組み、受信メールをフィルタリングする取り組み (たとえば、一部を「ジャンク」または「スパム」としてマークするなど) が含まれます。
  • 測定および評価するアクティビティには、PIM の実践の時間効率を評価する取り組みが含まれます。たとえば、「電子メールに時間がかかりすぎているかどうか」、「このフォルダー構造は、維持する手間に見合う価値があるかどうか」などです。
  • 情報を理解し活用する活動は、収集された情報に基づいて下すべき意思決定と取るべき行動に焦点を当てています。例えば、新しい自動車（新しいノートパソコン、新しい従業員など）の選択肢の中で、どれが個人のニーズに最も合致するでしょうか？あるいは、フィットネストラッカーが記録するすべてのデータから、健康の全体像はどのようなものでしょうか？

PIMの活動は互いに重なり合っています。例えば、電子メールの添付ファイルを個人用ファイルシステムに文書として保存しようとすると、ファイルシステムを整理する活動（例えば、その文書用の新しいフォルダを作成するなど）が促されることがあります。同様に、整理する活動は、例えば2つのフォルダの内容が重複しており、統合する必要があることに気づいたときなど、文書を見つけようとする作業によって開始されることもあります。

メタレベルの活動は、検索や保存といった活動だけでなく、互いに重なり合っています。例えば、個人のファイルシステムを再編成する取り組みは、現在のファイル構成では維持に時間がかかりすぎ、最も注意を払うべき情報が適切に強調されていないという評価から始まることがあります。

情報項目、形式、断片化

送受信される情報は、コミュニケーション手段、サポートツール、そして人々の習慣、習慣、そして期待の増加に応じて、様々な情報形式をとります。人々は今でも紙の手紙、誕生日カード、お礼状を送っています。しかし、電子メール、デジタル文書の共有（添付ファイルとして、またはDropbox などのファイルホスティングサービス経由）、ブログ投稿やソーシャルメディアの更新（ Facebookなどのサービス経由）、テキストメッセージやリンク、Twitter 、Snapchat、Reddit、Instagramなどのサービスを介して共有されるテキスト、写真、動画など、デジタル形式の情報を使用してコミュニケーションをとることが増えています。

人々は情報アイテムを、情報の形式に応じて異なる特性を持つ情報のパッケージとして扱います。ファイル、電子メール、「ツイート」、Facebook の更新、ブログ投稿などは、それぞれ情報アイテムの例です。情報アイテムの操作方法は、その基盤となる形式によって異なります。アイテムは作成できますが、必ずしも（完全に）削除できるとは限りません。ほとんどのアイテムは、コピー、送信、変換が可能です。例えば、紙の文書をデジタル写真に撮影した場合（紙からデジタルへの変換）、その後、光学式文字認識を使用してデジタル写真からテキストを抽出する場合など、さらに変換される可能性があります。そして、この情報がテキストメッセージで他の人に送信される際に、さらに変換されます。

情報の断片化[ 4 ] [ 2 ]はPIMの重要な問題であり、人が扱わなければならない情報形式が多岐にわたることで、さらに悪化することがよくあります。情報は、様々なデバイス、様々なフォーマット、様々な組織、様々なサポートツールなど、様々な情報形式に分散しています。

情報の断片化は、PIM活動の種類ごとに問題を引き起こします。新しい情報をどこに保存するのか？既に保存されている情報はどこで探すのか（再検索するのか？）？異なるデバイス上の異なるストアを個別に管理しなければならない場合、維持や整理といったメタレベルの活動もより困難になり、時間がかかります。情報の断片化の問題は、プロジェクトを完了するために必要な情報を収集するために、複数のデバイスやアプリケーションにまたがって調べなければならない場合に特に顕著になります。[ 5 ]

歴史と背景

PIMは、古くから存在する新しい分野です。書き言葉よりも口頭での伝達が主流だった時代、人間の記憶は情報保存の主な手段でした。[ 6 ]情報が紙媒体で提供されるようになるにつれ、管理上の課題の増大に対応するツールが開発されてきました。例えば、現在では家庭や職場のオフィスで当たり前のように使われている縦型のファイルキャビネットは、1893年に初めて市販されました。[ 7 ]

1950年代にコンピュータが普及するにつれ、コンピュータはメタファーの源泉として、また人間の情報処理能力や問題解決能力を理解するための実験台として、人々の関心を集めました。ニューウェルとサイモンは、人間の思考をモデル化するツールとしてコンピュータを利用する先駆者となりました。[ 8 ] [ 9 ]彼らは「The Logic Theorist」を開発しました。これは、一般的に最初の実行可能な人工知能（AI）プログラムと考えられています。1950年代のコンピュータは、人間の行動やパフォーマンスに対する情報処理アプローチの開発にも影響を与えました。[ 10 ]

1950年代の研究により、コンピュータは記号処理器として、人間のように（様々な忠実度で）「考える」ことができることが示され、1960年代には、人々がより良く考え、より効率的に情報を処理できるようにコンピュータを利用することへの関心が高まりました。 「ハイパーテキスト」という言葉を作ったテッド・ネルソンは、アンドリース・ファン・ダムらと協力し、 [ 11 ] 1968年に最初のハイパーテキストシステムの一つであるハイパーテキスト編集システムを開発しました。[ 12 ]同年、ダグラス・エンゲルバートもNLS（オンラインシステム）と呼ばれるハイパーテキストシステムの開発を完了しました。[ 13 ]エンゲルバートは、コンピュータが人間の知性を拡張するために使用できるという考えを推し進めました。[ 14 ] [ 15 ]ウルリック・ナイサーの著書『認知心理学』の出版に先駆けて、[ 16 ] 1960年代には、人間の思考力、学習力、記憶力の理解を深めることに主に焦点を当てた学問として認知心理学が登場しました。

冷蔵室で遠隔操作する計算マシンではなく、個人を支援するコンピュータという概念は、 1970年代後半から1980年代にかけて、より高性能で携帯性に優れたパーソナルコンピュータの開発によって、さらに確固たる地位を築きました。この傾向は現在も続いており、10年前のデスクトップコンピュータとほぼ同等の計算能力を持つものが、手のひらに収まるデバイスで実現しています。「個人情報管理（Personal Information Management）」という言葉自体が初めて使われたのは1980年代、パーソナルコンピュータが人間の情報処理能力と管理能力を大幅に向上させる可能性に人々が熱狂していた頃のようです。[ 17 ] 1980年代には、予定やスケジュール、ToDoリスト、電話番号、住所などの管理を限定的にサポートする、いわゆる「PIMツール」も登場しました。人間とコンピュータのインタラクションの研究と改善に取り組むコミュニティも1980年代に誕生しました。[ 18 ] [ 19 ]

1992年にアップルが「パーソナルデジタルアシスタント」（PDA）という用語を導入する以前は、 Psion Organiser やSharp Wizardなどの携帯型パーソナルオーガナイザーも「PIM」と呼ばれていました。[ 20 ] [ 21 ] PIMの時間管理機能と通信機能はPDAからスマートフォンに大きく移行し、アップル、RIM（Research In Motion、現BlackBerry）などが、以前のPDAの機能のほとんどを備えたスマートフォンを製造しています。

PIMの「情報」への焦点にふさわしく、1980年代と1990年代のPIM関連の研究は、特定のデバイスやアプリケーションの研究を超えて、例えば物理的なオフィスの組織や書類の管理を含む、より大規模な情報管理エコシステムへと広がりました。[ 22 ] [ 23 ]マローン氏は、個人の整理方法を「きちんとした」または「乱雑な」と特徴づけ、情報の整理には「ファイリング」と「積み重ね」のアプローチがあると説明しました。[ 24 ]他の研究では、人々が情報の保管方法を、将来の情報の使用方法の予測に応じて変えていることが示されています。[ 25 ]研究では、人間の記憶の研究が、例えば個人用ファイリングシステム[ 26 ] [ 27 ] [ 28 ]や情報検索システムの設計にどのような実際的な影響をもたらすかが検討されました。[ 29 ]研究では、個人ファイルに戻る際にナビゲーション（閲覧、「位置情報に基づく検索」）が好まれることが示されており、[ 30 ]検索サポートが大幅に改善されたにもかかわらず、この好まれ方は今日でも続いています。[ 31 ] [ 32 ] [ 33 ] [ 34 ]また、電子メールに戻る方法として検索が好まれることが増えています。[ 35 ] [ 36 ]

PIMは、研究者の自称コミュニティを持つ現代の研究分野であり、その起源はCHI 2004会議におけるPIMに関する特別興味グループ（SIG）セッションと、2005年にシアトルで開催された国立科学財団（NSF）主催の特別ワークショップに遡ります。 [ 37 ] [ 4 ]

研究

PIM研究の多くは、研究の主眼となるPIM活動に基づいて分類することができます。これらの活動は、PIMの2つの主要モデルに反映されています。すなわち、主要なPIM活動は、発見／再発見、維持、メタレベルの活動[ 38 ] [ 2 ] （ PIM活動の項を参照）、あるいは維持、管理、活用です。[ 39 ] [ 40 ]また、PIMの実践に影響を与える、あるいはPIMの実践によって影響を受ける、性格、気分、感情、個人健康情報の管理、そして長期的かつ遺産としての個人情報の管理といった特別なテーマの下でも重要な研究が行われています。

発見/再発見

典型的な一日を通じて、人々は大量の情報や少量の情報（「次の会議はいつですか？」「予算予測の状況はどうですか？」「今日のニュースは何ですか？」など）の必要性を繰り返し経験し、情報を探したり再検索したりする活動が促されます。

情報探索、情報行動、情報検索に関する研究は数多くあり、特にウェブや従来の図書館といった公共空間における情報探索の試みに関連しています。ウェブのような公共の場から、これまで経験したことのない新しい情報を見つけようとする試みにも、強い個人的な要素が存在します。例えば、情報探索の試みは、個人的に作成したアウトライン、自分宛てのメールリマインダー、あるいはToDoリストによって方向づけられることがあります。さらに、個人のPSIに含まれる情報は、よりターゲットを絞った、パーソナライズされたウェブ検索を支援するために活用できます。 [ 41 ]

人が有用な情報を見つけようとする努力は、多くの場合、単一の取引ではなく、一連のやり取りの連続です。「ベリーピッキング」モデルでは、一連のやり取りを通して情報が断片的に収集され、その間に、現在のクエリに反映されるような、人のニーズ表現が進化します。[ 42 ]人々は、必要な情報を見つけるための段階的なアプローチを好む場合があります。これは、検索プロセスに対するコントロール感と文脈をより強く保つためです。また、小さなステップは、クエリ作成に伴う認知的負担を軽減することもあります。[ 43 ]場合によっては、情報に「直接」アクセスする方法が存在しないこともあります。例えば、必要なウェブサイトを思い出すのは、同僚から送られてきたメールメッセージを通してだけかもしれません。つまり、ウェブアドレスやウェブ検索で使用されるキーワードさえも思い出せないかもしれませんが、同僚からのメールで最近そのウェブサイトについて言及されていたことは覚えているかもしれません。

たとえ情報が表面上は自分の管理下にあるように見えても、人はそれを（再発見ではなく）発見することがあります。例えば、アイテムがPSIに「プッシュ」されることがあります（受信トレイ、ポッドキャストの購読、ダウンロードなど）。これらのアイテムが後から発見された場合、それは再発見ではなく、発見という行為によるものです（なぜなら、その人はその情報を記憶していないからです）。

ランズデール[ 17 ]は、情報の検索を、想起と認識の相互作用を伴う2段階のプロセスであると特徴づけました。想起と認識のステップは反復され、目的の情報を見つけるための努力を徐々に絞り込んでいきます。この相互作用は、例えば、フォルダ階層を辿って目的のファイルや電子メールメッセージを探したり、ウェブサイトをナビゲートして目的のページを探したりするときに起こります。

しかし、再検索はまず別のステップから始まります。まず最初に「見る」ことを忘れないようにすることです。人々はウェブブックマークを作成したり、文書を整理したりといった手間をかけても、その情報を忘れてしまうことがあります。最悪の場合、最初の努力が無駄になってしまうのです。 [ 44 ] [ 45 ] [ 46 ] [ 47 ]

また、検索／再検索は、単一の情報項目をまとめるだけでなく、情報セットをまとめることを意味する場合が多くあります。検索手順を複数回繰り返す必要がある場合もあります。ツールサポートにおける課題は、タスクを完了するために必要な情報セット全体を検索できる可能性を高めるために、情報項目をグループ化または相互に関連付ける方法を提供することです。[ 3 ]

長年にわたるPIM研究では、人々は個人情報、特に個人のデジタルファイルに保存されている情報にアクセスする際、検索するよりもナビゲーションを利用することを好むことが明らかになっています。[ 30 ] [ 32 ] [ 34 ]

個人情報の検索サポートは、ここ数年で劇的に改善されてきましたが、特に検索速度を向上させるためのフルテキストインデックスの提供が顕著です。[ 48 ]これらの改善により、電子メールメッセージを見つけるための主な手段として、検索が好まれるようになってきている可能性があります（例：件名や送信者で検索したり、表示されていないメッセージを検索したり）。[ 49 ] [ 50 ]

しかし、検索サポートが継続的に改善されているにもかかわらず、個人ファイルを再検索するための主な手段としてナビゲーション（例えば、段階的なフォルダトラバーサル、フォルダ内のファイルリストをスキャンして目的のファイルを探す）が好まれる傾向は依然として残っています。[ 32 ]ファイルに戻るための主な手段としてナビゲーションが好まれる傾向には神経学的な根拠がある可能性があります[ 51 ]つまり、ファイルへのナビゲーションは、人々が現実世界で移動するために使用するのと似たような精神的機能を使用しているようです。

ナビゲーションへの嗜好は、心理学研究で繰り返し観察されているプラ​​イマシー効果とも一致しており、戻り時の好ましい方法は最初の露出と一致する。第一印象仮説によれば、あるファイルの最初の経験がフォルダへの配置であり、そのフォルダ自体にはフォルダ階層を辿って辿り着くことだった場合、その人は後でファイルに戻る際に同様の方法、つまりナビゲーションを好むと考えられる。[ 50 ]

コンテキスト内での作成、例えば、作業中のプロジェクトのコンテキスト内での作成、ファイルだけでなく、ウェブ参照や電子メールなどの他の形式の情報の作成などを探求するプロトタイピングの取り組みがいくつか行われてきました。[ 52 ]プロトタイピングの取り組みでは、ナビゲーションのサポートを改善する方法も検討されてきました。例えば、ユーザーがファイルに戻るナビゲーションでたどる可能性が高いパスを強調表示したり、その他の方法でたどりやすくしたりします。[ 53 ]

維持

日常生活における多くの出来事は、発見という出来事とほぼ逆の現象です。人々は情報に遭遇し、その情報を用いて何をすべきか、あるいはすべきでないのかを判断しようとします。つまり、人々は遭遇した情報を現在の、あるいは予想されるニーズと一致させなければなりません。遭遇した情報に関連する意思決定と行動は、総称して「保持活動」と呼ばれます。

偶然に出会った情報を効果的に処理する能力は、新しい情報を発見し、新たなつながりを築く能力にとって不可欠です。[ 54 ]人々は、積極的に探していたものの、その時点では処理する時間がない情報も保持します。例えば、ウェブ検索では、現在のセッションで処理できるよりもはるかに多くの情報が得られることがよくあります。この情報を後で使用するために保持するという決定と、そのための手順の両方が、保持活動です。

記憶活動は、現在作業中の作業が中断され、後で作業を迅速に再開できるように現在の状態を維持する方法を探すときにも引き起こされます。[ 55 ]人々はカレンダーにリマインダーを入力して予定を管理し、良いアイデアや「食料品店で買うもの」を紙に数行の謎めいたメモで書き留めます。人々が情報を記憶するのは、後でその情報を確実に手元に残すためだけでなく、その情報を探して使用するためのリマインダーを構築するためでもあります。情報を後で使用することを忘れることは、予見的記憶障害の一種です。[ 56 ]このような障害を回避するために、例えば、ブックマークに加えて、あるいはブックマークの代わりに、ウェブページの参照情報を自分でメールで送信することがあります。参照情報を含むメールメッセージは受信トレイに表示されるため、より注目され、利用される可能性が高いからです。[ 57 ]

保管の決定は、2種類のエラーを伴うシグナル検出タスクとして特徴付けることができます。1) 後で必要になり、保管しておくべき情報を無視した場合の誤った拒否（「ミス」）（例：税金申告のために今すぐ必要な慈善寄付の証明）と2) 有用であると誤って判断された情報（「シグナル」と誤って判断された）が後で使用されなかった場合の誤検知です。[ 58 ]保管されたまま一度も使われなかった情報は、人の生活の中でデジタルと物理的な混乱を増やすだけです。[ 59 ]

保管は困難で、間違いが起こりやすい作業です。特に、紙の文書、デジタル文書、電子メールなどの情報をフォルダに整理するファイリングは、その傾向が顕著です。[ 60 ] [ 61 ]情報のファイリングを避けたり、（例えば、情報がどこで利用されるかがより明確になるまで）ファイリングを遅らせたりするために、人々は情報を「山」にまとめることがあります。[ 24 ]（物理的な積み重ねのデジタル版としては、電子メールの受信トレイに情報を残したり、デジタル文書やウェブリンクを「後で見るもの」などの保管フォルダにまとめたりすることが挙げられます。）しかし、物理的であれ仮想的であれ、山にまとめられた情報は、雑然とした背景に溶け込むと簡単に忘れ去られてしまいます。また、研究によると、一般的な人が場所だけで異なる山を追跡する能力には限界があることが示されています。[ 62 ]

タグ付けは、情報項目をフォルダに分類する別の方法を提供します。厳密なフォルダ階層では、たとえ人の頭の中では情報項目が複数の異なるカテゴリに当てはまるように見えても、情報を柔軟に分類することは容易ではありません。[ 63 ]長年にわたり、PIM用のタグ関連のプロトタイプが数多く開発されてきました。[ 64 ] [ 65 ]タグ付けのアプローチは商用システムでも採用されており、最も有名なのはGmail（「ラベル」として）ですが、これまでのところタグの成功はまちまちです。Bergmanらは、フォルダとタグのどちらかを選択できる場合、ユーザーはタグよりもフォルダを好み、タグを使用する場合でも、通常は情報項目ごとに複数のタグを追加することを控えることを発見しました。[ 66 ] [ 67 ] Civanらは、タグ付けとフォルダの使用の両方について参加者を批判的に比較観察することで、これまで公に議論されていなかったタグ付けのいくつかの限界を明らかにすることができた。例えば、一度複数のタグを使うことに決めたら、通常はそれを続けることが重要である（そうでなければ、一貫して適用されていないタグは、完全なアイテムセットを取得する手段として効果がなくなってしまう）。[ 68 ]

テクノロジーは、情報の保管にかかる時間と労力といったコスト、そして誤りの可能性を削減するのに役立つ可能性があります。例えば、看板、看板広告、あるいは紙の文書のページをデジタル写真に撮ることができれば、情報を書き写す（あるいはコピーする）という作業を省くことができます。

スマートフォンを一日中使い続けることで、ある種の自動記録として、特に「自分が体験した」情報（「情報が個人的である感覚」の項を参照）のタイムスタンプ付きの記録が作成され、日記をつけたり、以前に体験した情報（「空港に向かうタクシーの中でメールを読んだと思う…」）を思い出す際に活用できる可能性があります。活動追跡技術は、人の日常活動の記録をさらに充実させ、日常生活や食生活、活動の健康状態に関する理解を深める上で大きな可能性を秘めています。[ 69 ]

個人情報の保管を自動化する技術は、パーソナル・インフォマティクス、定量化された自己運動、ライフログへとつながり、究極的には情報の「完全捕捉」へと至ります。[ 70 ]追跡技術は深刻なプライバシー問題を引き起こします（「プライバシーと情報の流れの管理」を参照）。さらに、「完全捕捉」の有用性、さらには実用性についても疑問が生じます。[ 71 ]

維持と整理

検索と、特に保存のアクティビティは、維持と整理のアクティビティに移行することができます。たとえば、ドキュメントをファイル システムに保持しようとすると、新しいフォルダーが作成されます。また、ドキュメントを再度検索しようとすると、内容と目的が重複する 2 つのフォルダーを統合する必要性が浮き彫りになります。

情報の維持と整理に対するアプローチには、特に個人差が顕著に表れます。マローン[ 24 ]は、紙文書の整理方法を「きちんとした」人と「乱雑な」人に区別しました。「乱雑な」人はオフィスに書類の山が多く、「きちんとした」人よりも情報の整理に労力を費やしていないことが分かりました。デジタル文書、電子メール、ウェブ上の参照資料の整理方法にも、同様の違いが見られます。[ 72 ]

保管活動は整理活動と相関関係があり、例えば、より精巧なフォルダ構造を持つ人は、より頻繁に、より早く情報を整理する傾向があります。[ 72 ]しかし、人々は整理に労力を費やす情報形式を厳選している可能性があります。例えば、ある研究に参加した教師たちは、紙の文書の整理と維持のために定期的に「春の大掃除」のような習慣を持っていると報告しましたが、デジタル情報に関しては同様の習慣はないと報告しました。[ 73 ]

整理のアクティビティ（例：フォルダの作成と命名）は、冗長なフォルダの統合、使用されなくなった情報のアーカイブ、情報の適切なバックアップとセキュリティの確保などのメンテナンスのアクティビティへとつながります。（「プライバシーと情報の流れの管理」のセクションも参照してください。）

デジタル情報のためのフォルダ整理に関する研究によると、フォルダは単にファイルを整理して後で取り出すという用途をはるかに超える用途があることが示されています。フォルダはそれ自体が情報であり、例えば、プロジェクトとその構成要素に対する個人の理解の進化を表します。フォルダ階層は、親フォルダがプロジェクトを表し、サブフォルダがプロジェクトの主要な構成要素を表すという、非公式な問題分解を表す場合もあります（例えば、「結婚式」プロジェクトの場合、「結婚披露宴」と「教会の礼拝」）。[ 74 ]

しかし、人々は一般的に情報を整理するのに苦労しており[ 75 ]、信頼できるバックアップルーチンを持っていないことがよくあります[ 76 ] 。人々は多くの異なる形式の情報（デジタル文書、電子メール、ウェブ参照など）を維持および整理するのに苦労しており[ 77 ]、異なる情報形式を1つの組織に統合するために特別な努力をしていることが観察されています[ 57 ] 。

個人のデジタル情報の蓄積がますます増えるにつれ、人々は準備ができていないデジタルキュレーションの課題に直面しています。 [ 78 ] [ 79 ] [ 80 ]同時に、これらのストアは、適切なトレーニングとツールのサポートがあれば、所有者に新しい有用な方法で情報を活用する機会を提供します。 [ 81 ]

PIM研究の実証的観察は、個人情報の維持、整理、さらにはキュレーションをより良く支援する情報ツールのプロトタイプ開発を促進しています。例えば、GrayArea [ 82 ]は、ユーザー主観的アプローチの降格原理を応用し、任意のフォルダ内のあまり使用されないファイルを、そのフォルダのリストの下部にある灰色の領域に移動することを可能にします。これらのファイルは引き続きアクセスできますが、目立たなくなるため、ユーザーの注意をそらすことが少なくなります。

Planz [ 52 ]プロトタイプは、プロジェクト関連のファイル、電子メール、ウェブ参照、非公式のメモ、その他の情報を、コンテキスト内で作成・統合し、個人用ファイルシステム内のフォルダに対応する見出しと、サブフォルダに対応するサブ見出し（タスク、サブプロジェクト、その他のプロジェクト構成要素）でプロジェクトを表現する、簡素化されたドキュメント風のインターフェースに統合する機能をサポートしています。その目的は、人々がプロジェクトの計画と完了に集中する中で、単一の有用な組織が偶然に現れるようにすることです。

プライバシーと情報の流れの管理

人々は、PSIにどのような情報が流入し、流出するかを決定する際に、常にトレードオフの評価に直面しています。それぞれのやり取りは、プライバシーとセキュリティにある程度のリスクをもたらします。不適切な受信者に情報を提供すると、個人情報の盗難につながる可能性があります。不適切な種類の情報を提供すると、デバイスが「感染」し、データが破損したり、身代金要求のために「ロック」されたりする可能性があります。ある推計によると、米国のコンピューターの30%以上が感染しています。[ 83 ] しかし、情報の送受信は、現代社会での生活に不可欠な要素です。オンラインで商品やサービスを注文するには、クレジットカード情報を「流出」させる覚悟が必要です。潜在的に有用な新しい情報ツールを試すには、ウェブブラウザやデスクトップに望ましくない変更を加える可能性のあるダウンロードを「流入」させる必要があるかもしれません。PSIに出入りする情報を適切に管理することは、大きな課題です。さらに困難なのは、特にインターネットプライバシーに関する様々なプライバシー選択の影響を明確に示すユーザーインターフェースです。例えば、Facebookなどのソーシャルメディアサービスを利用する際に「サインアップ」ボタンをクリックした場合、個人情報のプライバシーにどのような影響があるのでしょうか。 [ 84 ]

測定と評価

人々は、PIM実践の様々な側面をどのように改善できるかを理解するため、「本当にこれだけの情報を保存する必要があるのか​​？」「このツール（アプリケーション、アプレット、デバイス）は、使用に伴う手間（時間、フラストレーション）に見合う価値があるのか​​？」、そしておそらく最も根強いのは、「今日はどこへ行ったのか？時間はどこへ行ったのか？何を達成したのか？」といった疑問を抱きます。これらの疑問は、例えば仕事が終わって帰宅する途中など、振り返りの中で口にされることが多いでしょう。しかし、答えは記憶や振り返り以上のものに基づくものになるだろうと期待する理由が増えています。日々の業務の中で偶発的に、自動的に収集されるデータや、様々な形式の情報（ファイル、電子メール、テキスト、画像など）を扱うための様々な情報ツールとのやり取りは、PIM実践の評価と改善策の特定に活用できる可能性が高まっています。[ 85 ]

情報を理解し、活用する

情報の意味を理解するための取り組みは、個人情報と情報とニーズのマッピングに関わる、メタレベルの活動のもう一つの集合体です。人々は、次に何をすべきかを決めるために、しばしばより大規模な情報を集め、分析しなければなりません。「どの求職者が私たちにとって最も適しているか？」「どの退職プランを選ぶべきか？」「旅行には何を持っていくべきか？」。こうした決定やその他多くの決定は、通常、単一の情報項目ではなく、文書、メール（友人や同僚からのアドバイスや感想など）、ウェブ上の情報など、複数の情報項目の集合に基づいています。情報の意味を理解するという行為が「メタ」なのは、情報収集に広く焦点を当てているからだけでなく、たとえ主な目的が別のものであっても、ほとんどのPIM活動に浸透しているからです。例えば、人々が情報をフォルダに整理する（表向きは後で確実に取り出せるようにするため）際に、人々はその情報の意味を理解し、より深く理解しているのかもしれません。

性格、気分、感情

性格や気分はPIM の実践に影響を与える可能性があり、同様に、PIM の実践によって人の感情が影響を受ける可能性があります。

特に、性格特性（例えば、「誠実さ」や「神経質さ」）は、特定の状況下では、個人ファイリングシステムなどの個人アーカイブに情報を保管・整理する程度と相関関係にあることが示されています。[ 86 ]しかし、最近の別の研究では、性格特性は個人ファイリングシステムのどの側面とも相関関係がないことがわかり、PIMの実践は性格よりも、使用されているオペレーティングシステム（Mac OSやWindowsなど）などの外的要因の影響の方がはるかに大きいことが示唆されています。[ 87 ]

PIMの実践とより永続的な性格特性との相関関係とは別に、人の（より変わりやすい）気分がPIMの活動に影響を与えることを示す証拠があり、例えば、ネガティブな気分を経験している人は、個人情報を整理する際に、平均してフォルダに含まれるファイルが少ないにもかかわらず、より多くのフォルダを持つ構造を作成する可能性が高くなります。[ 88 ]

逆に、人が保管している情報や日常的に目にする情報（例えばソーシャルメディア経由）は、人の気分に大きな影響を与える可能性があります。情報の自動的かつ偶発的な取得の可能性（「保管」の項参照）の探求が進む一方で、例えば恋愛の破局や愛する人の死後、デジタル資産を処分する必要があると気づいた時など、記憶だけでなく忘却も考慮した設計の必要性に対する認識が高まっています。[ 89 ]

失恋に関連する情報によって引き起こされる否定的な感情に加え、人々はPIMの実践そのものに対しても否定的な感情を抱いています。一般的に、人々は自身の個人情報アーカイブに関して不安と不満を抱いており、情報の紛失の可能性への懸念だけでなく、情報の管理・整理能力や有効性に対する懸念も表明しています。[ 90 ] [ 91 ]

個人健康情報の管理

従来の個人健康情報は、医療機関（診療所、病院、保険会社など）のさまざまな情報システムに、医療記録の形で保存されていることがよくあります。人々は、さまざまな専門分野や機関の複数の医療サービスにわたるさまざまな紙または電子医療記録を管理したり、ナビゲートしたりするのに苦労することがよくあります。 [ 92 ]個人健康記録とも呼ばれるこのタイプの個人健康情報は、通常、人々（患者）が健康情報を見つけてアクセスし、自分で使用できるようにわかりやすい要約を生成するために、追加のPIM検索アクティビティを実行する必要があります。

活動量計や健康関連モバイルアプリなどの消費者向け健康製品の普及により、人々は医療機関の外で新しいタイプの個人健康データ（例：身体活動、心拍数）にアクセスできるようになりました。PIMの行動も変化しています。情報を保持するための作業の多くは自動化されています。しかし、活動量計データに基づいて将来の身体活動を計画するなど、後でその情報を活用する際に、人々は理解に苦しむことがあります。人々はまた、維持や整理（例：さまざまな健康関連モバイルアプリ間でのデータの同期）といったメタレベルの活動にも頻繁に従事しています。[ 93 ]

PIM研究とツール設計の方法と方法論

PIM研究の目的は、記述的かつ規範的です。PIM研究は、人々が現在行っていること、そして彼らが直面している問題、すなわち情報管理と情報ツールの利用における問題を理解することを目指します。この理解はそれ自体有用ですが、PIMの実践を向上させるための技術、トレーニング、そして特にツール設計において何ができるかを理解するためにも応用できるはずです。

PIM はその性質上、研究が困難です。[ 94 ]個人の PIM 実践のテクニックや好まれる方法は、情報の形式（ファイルとメールなど）や時間の経過とともに大きく変わる可能性があります。[ 72 ] [ 50 ] [ 95 ]オペレーティングシステムとデフォルトのファイル マネージャーも、特にファイル管理において PIM 実践に影響を与えることが示されています。[ 34 ] [ 96 ]個人の実践は、性別、年齢、現在の生活環境によっても大きく変わることが観察されています。[ 97 ] [ 98 ] [ 99 ] [ 100 ]確かに、いわゆる「デジタル デバイド」の異なる側にいる人々の違いは、PIM 実践に大きな影響を与えます。また、「性格、気分、感情」のセクションで述べたように、性格特性や、個人の現在の気分さえも PIM 行動 に影響を与える可能性があります。

研究結果を一般化するため、または適切に限定するためには、PIM 研究には、少なくとも全体として、さまざまな状況、さまざまな情報形式、さまざまな情報管理ツールで働く多様な背景とニーズを持つ人々を長期間にわたって調査することが含まれる必要があります。

同時に、PIM研究は、少なくとも初期の探索段階においては、多くの場合、現場（例えば、個人の職場やオフィス、あるいは少なくともノートパソコン、スマートフォン、その他の情報管理デバイスにアクセスできる場所）で行われなければなりません。そうすることで、人々が自分にとって「個人的な」情報を管理する様子を観察できるからです（「情報が個人的である感覚」のセクションを参照）。探索的手法は、観察者と参加者の両方に多大な時間を要するだけでなく、参加者にとって押し付けがましいものになることもあります。その結果、参加者の数と性質は限定的になる可能性が高く、つまり、参加者は家族、友人、同僚、あるいは観察者のコミュニティの他のメンバーなど、観察者にとって「身近な」人々であることが多いでしょう。

たとえば、ガイド付きツアーでは、参加者がインタビュアーに参加者のさまざまな情報コレクション（ファイル、電子メール、Web ブックマーク、デジタル写真、紙の文書など）を「案内」するよう求められますが、これは非常に有用ですが、参加者の数が少なくサンプル数も少ないことを反映した注意事項によって結果が制限される、費用のかかる調査方法であることが証明されています。

ガイドツアー法は、探索的な研究には優れた手法の一つですが、より大規模で多様な対象者を対象とするには費用がかかり、現実的ではありません。他の探索的手法としては、例えば、参加者が保管または発見タスクを完了する過程で収集される思考発話プロトコルの使用[ 57 ]や、参加者がPIMの行動と経験を時間の経過とともに報告する経験サンプリング法（例えば、ビープ音やスマートフォンのテキストメッセージなど）などがあります。

課題は、研究内または複数の研究間で、時間のかかる（そしてしばしば人口統計学的に偏った）探索的観察手法と、より広範囲かつ経済的な対象範囲を持つ他の手法を組み合わせることです。探索的手法は興味深いパターンを引き出し、後続の手法は参加者の数と多様性を追加します。これらの手法には以下が含まれます。

  • 大規模かつ多様な対象者にリーチできる可能性のある調査。
  • PSI内のコレクションに関するデータの自動収集。例えば、個人用ファイルシステムのフォルダ数、深さ、フォルダあたりの平均ファイル数を測定する。[ 101 ] [ 33 ] [ 34 ]
  • 活動追跡技術の利用増加とスマートフォンのほぼ24時間の使用により、最小限の時間と手間でPIM関連データを収集する新たな機会が生まれています（もちろん、参加者の許可が必要です）。[ 102 ]

デルファイ法を用いた合意形成のもう一つの方法は、PIM研究者の専門知識と経験を活用して、間接的にPIM実践の数と多様性を拡大する手段として使用されてきた。[ 103 ]

PIM ツール設計の範囲は、紙ベースの情報用の「付箋」やハンギング フォルダーなど、人々が情報の操作に使用するほぼすべてのツールから、 Web ブラウザー、電子メール アプリケーション、テキスト メッセージ アプリケーションなどの日常的に使用するアプリケーションから個人情報マネージャーに至るまで、デジタル情報を管理するためのさまざまなコンピューター ベースのアプリケーションまで適用されます。

PIMツール設計における代替案の評価方法に関して、PIM研究者は再び「現場」での課題に直面しています。代替案を、可能な限り個人のPSIの作業環境に近い形で評価するにはどうすればよいでしょうか？「放置」アプローチの一つ[ 104 ]は、評価対象ツールと参加者のPSIの間にインターフェースを提供し、ツールが参加者の他のツールや個人情報と連携できるようにするものです（「テスト」データを用いて別の環境で作業するのではなく）。Dropboxなどのファイルホスティングサービスは、このアプローチの好例です。ユーザーは、インストールされたアプレットがユーザーのファイルとフォルダをWebストアとシームレスに同期している間も、ファイルマネージャーを介して自分のコンピュータ上のローカルファイルやフォルダを操作し続けることができます。これにより、バックアップや、この情報を他のデバイスと同期したり、他のユーザーと共有したりするオプションといった追加のメリットが得られます。

方法というよりはツール設計の方法論としてより適切に説明されるものとして、Bergman はユーザー主観的アプローチの適用における良好な成功を報告しています。ユーザー主観的アプローチは、3 つの設計原則を推進します。簡単に言うと、設計では次のことを可能にすべきです。1) プロジェクト関連のすべての項目を、その形式 (フォーマット) に関係なくまとめて整理する (主観的プロジェクト分類原則)、2) 情報 (ユーザーにとって) の重要性によって、視覚的な顕著性とアクセシビリティが決定される (主観的重要性の原則)、3) 情報は、以前使用されたのと同じコンテキストでユーザーによって取得され、使用される必要がある (主観的コンテキスト原則)。このアプローチは、既存のシステムの評価と改善だけでなく、新しい実装の作成にも役立つ設計原則を示唆する可能性があります。たとえば、降格の原則によると、主観的重要度の低い情報項目は、ユーザーの注意をそらさずに、必要な場合に備えて元のコンテキスト内に保持されるように、降格 (つまり、目立たないようにする) する必要があります。この原則は、いくつかの興味深いプロトタイプの作成に適用されています。[ 105 ] [ 82 ]

最後に、「ツール設計のシンプルな「チェックリスト」方法論」[ 3 ]は、情報が個人的なものである可能性がある6つの感覚（「情報が個人的なものである感覚」のセクションを参照）とPIMの6つの活動（検索、保持、および4つのメタレベルの活動、「PIMの活動」のセクションを参照）のそれぞれに関して、提案されたツール設計を評価することから得られます。ある種の個人情報や1つのPIM活動に関して優れたツールが、別の種類の個人情報やPIM活動に関して劣っている可能性があります。たとえば、潜在的に「私に関連する」（情報が個人的なものである「第6感覚」）情報を提供することを約束する新しいスマートフォンアプリは、「私に向けられた」情報の気が散る増加と、個人の制御下にない場所に「私に関する」個人情報が多すぎるという犠牲を払ってのみ、その目的を果たす可能性があります。

ツール

個人情報管理ツール（ PIMツール、またはより簡潔にPIMと呼ばれることが多い）は、パーソナルオーガナイザーとして機能するアプリケーションソフトウェアの一種です。PIMという略語は現在、個人情報管理という研究分野を指す場合によく使用されています。[ 106 ]情報管理ツールとしてのPIMツールの目的は、特定の種類の「個人情報」の記録、追跡、管理を容易にすることです。

一部のPIM/ PDMソフトウェア製品は、モバイルアドホックネットワーク（MANET）を含むコンピュータネットワークを介してデータを同期することができます。この機能は通常、個人データをクラウドドライブに保存し、デスクトップコンピュータ、ラップトップコンピュータ、そしてPDAやスマートフォンなどのモバイルデバイスを含むユーザーのコンピュータ上で、継続的な同時データ更新／アクセスを可能にします。[ 107 ]

範囲

個人情報には、以下のようなものが含まれます。[ 108 ]

PIM は、認知心理学、認知科学、人間とコンピュータの相互作用(HCI)、人間と情報の相互作用(HII)、図書館情報学(LIS)、人工知能(AI)、情報検索、情報行動、組織情報管理、情報科学など、多くの分野の実践的な出会いの場です。

認知心理学と認知科学

認知心理学は、人がいかに学習し、記憶し、問題を解決し、意思決定を行うかを研究する学問であり、必然的に、利用可能な情報をどのように賢く活用するかという研究も含みます。関連分野の認知科学は、これらの問いをより広く知的行動の研究とシミュレーションに適用しようとする試みにおいて、PIMとも関連しています。（認知科学は、人工知能分野と大きな重複領域を有しています。）

認知科学とPIMの間には、相互に有益な相互作用が生じる大きな可能性があります。PIMと明確な関連性を持つ認知科学のサブ領域には、問題解決と意思決定が含まれます。例えば、「結婚式の計画」などの大規模プロジェクトの情報を保存するために作成されたフォルダーは、問題分解に似ている場合があります。[ 109 ]別の例として、信号検出タスク[ 110 ]は、長い間人間の行動を枠組みにし説明するために使用されてきましたが、最近では、PIMの重要な活動である、どの情報をどのように保存するかに関する選択を分析するための基礎として使用されています。[ 58 ]同様に、分類と概念形成に関する心理学的研究と、人々がタグとフォルダーを使用して情報を記述および整理する方法に関するPIM研究との間には相互作用があります。

文書の大部分は、オリジナルの文章ではなく、（以前の文章からの） 「コピー＆ペースト」操作の産物である可能性があります。確かに、再利用のために貼り付けられたテキスト部分を管理することはPIM活動であり、これはいくつかの興味深い疑問を提起します。いつ再利用し、いつ最初から書き直すかをどのように判断するのでしょうか？ 以前に書いた段落を探すのに、同じ考えを表現する新しい段落を書くよりも多くの時間を費やすことがあります。さらに、増加し続ける（そしてますます入手しやすくなっている）以前に書かれた資料への依存が、どの時点で私たちの創造性に影響を与え始めるのか疑問に思うかもしれません。

PIMを行う際、人々は他者、利用可能なテクノロジー、そして多くの場合組織的な環境を含む外部環境で活動します。つまり、状況認知、分散認知、そして社会的認知はすべてPIMの研究に関連しています。

人間とコンピュータ、人間と情報の相互作用

PIMの研究は、ヒューマン・コンピュータ・インタラクション（HCI）の分野にも関連しています。長年にわたりPIMに関する影響力のある論文のいくつかは、HCI関連のジャーナルや会議録に掲載されています。しかし、PIMの「I」は情報（Information）を表します。情報には、紙媒体やデジタル媒体（例えば、書籍、デジタル文書、電子メール、さらにはキッチンの冷蔵庫に貼られた文字マグネットなど）など、様々な形態があります。HCIの「I」は「インタラクション（interaction）」を表し、これは「C」であるコンピュータと関連しています。（HCIはコンピュータよりも情報に重点を置くべきだという議論もあります。[ 111 ]）

グループ情報管理

グループ情報管理（GIM、通常は「G」を柔らかく発音する）については、PIMの文脈で他のところで書かれている。[ 112 ] [ 113 ] GIMの研究は、コンピュータ支援協同作業（CSCW）の研究と明らかな関連性がある。GIMはCSCWとの関係があり、PIMはHCIとの関係がある。PIMの関心事はHCIの関心事とかなり重複しているが完全に包含されてはいないのと同様に（逆もまた同様）、GIMの関心事はCSCWの関心事と重複しているが、包含されてはいない。GIM活動を支援する情報は、コンピュータを使わない紙のカレンダーや掲示板などの非デジタル形式である場合がある。

個人のPIM戦略には、グループや社会的な配慮がしばしば影響します。[ 114 ]例えば、ある世帯員が世帯全員の医療情報（例えば、予防接種記録）を管理することに同意し、別の世帯員が世帯の財務情報を管理するといったケースが考えられます。しかし、例えばグループで一緒に働く人々は、情報の整理方法について様々な視点を持っている場合があり、情報の共同整理と共有はしばしば困難です。[ 115 ] [ 116 ]

大規模な組織では、組織のGIM目標が組織内で働く個人のPIM目標と衝突することがあり、また、異なる個人の目標も衝突することがあります。[ 117 ]例えば、個人は利便性のために、安全な文書のコピーを個人のラップトップに保存することがありますが、これはグループ（組織）のセキュリティに違反することになります。[ 118 ] フォルダの共有をサポートするWebサービスの使用には、実際の欠点または認識されている欠点があるため、[ 119 ] [ 120 ] グループで作業する人々は、電子メールの添付ファイルを使用して情報を共有することを選択する場合があります。[ 121 ]

データ、情報、知識管理

データ管理に関する懸念は、特にデジタル形式の個人情報を安全かつ確実に長期保存することに関して、PIMと関連しています。組織における情報管理と知識管理の研究もPIMの研究に関連しており、組織レベルで最初に認識された問題は、しばしばPIMの領域に移行します。[ 122 ]

個人レベル（組織レベルではなく）における知識管理に関する懸念から、個人知識管理（PKM）という分野が提唱されてきました。しかし、知識は直接管理されるべき「もの」ではなく、Webページ、電子メール、紙の文書といった情報を通して間接的に管理されるべきものです。PKMはPIM [ 122 ]の有用なサブセットとして捉えられるのが最適であり、特に自発的な知識獲得（「私は何を知っているか？何を学んだか？」）や知識の浸透（「自分が知りたいことをより良く学ぶにはどうすればいいか？」）といった、見落とされがちな重要な課題に焦点を当てています。

時間とタスク管理

個人レベルでの時間管理とタスク管理はどちらも、ToDoリスト、カレンダー、タイムライン、電子メールのやり取りといった情報ツールや外部情報を多用します。これらも管理すべき情報の一つです。特に電子メールは長年にわたり、タスク管理を支援するためにアドホックに利用されてきました。[ 123 ] [ 124 ]

個人ネットワーク管理

人が受け取る有用な情報の多くは、多くの場合、家族、友人、同僚といったネットワークを通じて、自発的にもたらされます。人々は互いに報い合い、人が他者に送る情報の多くは、人間関係を構築し、他者の行動に影響を与えようとする試みを反映しています。そのため、パーソナルネットワークマネジメント （PNM）はPIMの重要な側面であり、社会的および職業的な利益のために他者とのつながりや繋がりを管理する実践として理解することができます。

参照

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PIMのレビュー

  • W ジョーンズ、JD ディニーン、R. キャプラ、アーカンソー州ディケマ、マサチューセッツ州ペレスキニョネス (2017)。個人情報の管理M. Levine-Clark および J. McDonald (編)、Encyclopedia of Library and Information Science (第 4 版)。テイラーとフランシス。
  • Whittaker, S. (2011).個人情報管理：消費からキュレーションへ. B. Cronin (編)『Annual Review of Information Science and Technology (ARIST)』45. メドフォード、ニュージャージー州: Information Today.
  • ジョーンズ、W. (2007).個人情報管理. B. クロニン編『Annual Review of Information Science and Technology (ARIST)』41 . メドフォード、ニュージャージー州: Information Today.
  • Teevan, J., Jones, W. & Bederson, B. (2006)特集：個人情報管理. Commun. ACM, 49 (1).
  • ランズデール,MW (1988).個人情報管理の心理学.応用人間工学, 19 (1), pp. 55–66.

PIMに関する書籍

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