ビジネスレターとは、ある会社から別の会社、またはそのような組織とその顧客、クライアント、その他の外部関係者に宛てた手紙のことです。手紙の全体的なスタイルは、関係者間の関係によって異なります。ビジネスレターには、例えば、相手方に直接情報や行動を依頼したり、仕入先に物品を発注したり、手紙の受取人のミスを指摘したり、依頼に直接返信したり、間違いを謝罪したり、善意を伝えたりするなど、様々な内容が含まれます。ビジネスレターは、永続的な書面記録を作成し、他の形式のコミュニケーションよりも受取人に真剣に受け止められる可能性があるため、役立つ場合があります。ビジネスレターは正式な言語で書かれます。[ 1 ] [ 2 ]
一般的な形式
マージン
通常、側面、上部、下部の余白は25～32ミリメートル（1～1+1 ページの文字やメモは垂直方向に中央揃えされ ます。
フォントの書式設定
通常下線が引かれる件名を除き、特殊な文字やフォント書式は使用されません。
句読点
英国式では、挨拶文の後には通常コンマが続きますが、米国ではフォーマルな場面ではコロン、そうでない場面ではコンマが用いられます。結びの言葉の後にはコンマが続きます。
形状
以下は、さまざまな形式で使用されるインデントを除いた一般的な形式です。
[送信者の会社名] [送信者の住所（下部に配置する場合は任意）] [送信者の電話番号] [送信者のメールアドレス（任意）] [日付] [接頭辞なしの受信者] [受領者の会社名] [受取人の住所] （任意）宛先 [部署/担当者] [接頭辞付き受信者] 様 [ビジネスレターでは最初に挨拶、次に件名] [コンテンツ] [コンテンツ] [結びの言葉（敬具、敬意を表して、敬意を表するなど）] [送信者] [送信者の敬称（任意）] [送信者のアドレス（上部に配置する場合はオプション）] 添付書類（[添付書類の数]）
インデント形式
ビジネスレターは、一般的に6つのインデント形式（標準、オープン、ブロック、セミブロック、修正ブロック、修正セミブロック）のいずれかに従います。簡単に言うと、「セミ」とは段落の最初の行をインデントすること、「修正」とは送信者の住所、日付、結びの言葉を大きくインデントすることを意味します。
開ける
オープン形式の手紙では、挨拶文の後には句読点を使用せず、結びの言葉の後にも句読点は使用しません。
ブロック
ブロック形式の手紙では、すべてのテキストは左揃えになり、段落はインデントされません。
修正されたブロック
修正ブロック形式の手紙では、すべてのテキストは左揃えになり (著者の住所、日付、結びの言葉を除く)、段落はインデントされず、著者の住所、日付、結びの言葉は中央から始まります。
会社名と住所 日付 に
セミブロック
セミブロック形式は、各段落の最初の行がインデントされる点を除いて、修正ブロック形式に似ています。
修正セミブロック
修正セミブロック形式の手紙では、すべてのテキストが左揃えになり (著者の住所、日付、結びの言葉を除く)、段落はインデントされ、著者の住所、日付、結びの言葉は通常同じ位置にインデントされます。
参考文献
