会社秘書
上級管理職

会社秘書
職業
名前
  • 会社秘書（英国/アイルランド/インド）
  • コーポレートセクレタリー（米国/カナダ）
  • 秘書（オーストラリア/ニュージーランド）
職業の種類
企業役員、職業
活動分野
全セクター
説明
関連する仕事

会社秘書役は、組織のコーポレートガバナンスにおける上級職であり、法令および規制要件の遵守を確保する上で重要な役割を果たします。この役職は、特にコモンロー法域において、企業の効率的な運営に不可欠な役割を果たします。会社秘書役は、コンプライアンスの守護者、取締役会とその他の利害関係者間のコミュニケーションの促進者、そして企業記録の管理者として機能します。[1]

会社秘書役という名称にもかかわらず、この役職は事務職や秘書業務ではありません。会社秘書役は、組織が関連法令を遵守していることを確認し、取締役に法的責任について情報を提供します。

多くの国では、民間企業は法律により会社秘書役を1名任命することが義務付けられており、この人物は上級取締役、上級経営陣、または主要な経営幹部のいずれかとなります。[2]

役割と責任

すべての分野の会社秘書役は、ガバナンス構造とメカニズム、組織の規制環境内での企業行動、取締役会、株主、管財人の会議、法律、規制、上場要件の遵守、社外役員と管財人のトレーニングと導入、規制機関や外部機関との連絡、株主/管財人への報告書と回状、年金や従業員持株制度などの従業員福利厚生の管理、保険の管理と組織、契約交渉、リスク管理、財産の管理と組織、財務諸表の解釈など、高いレベルの責任を負います。

会社秘書は事業運営に関するアドバイスを提供する主な存在であり、その内容は利益相反に関する法的アドバイスから、財務報告に関する会計アドバイス、戦略や企業計画の策定まで多岐にわたります。

バングラデシュ

中国

中国では、すべての上場企業は取締役会秘書を設置することが義務付けられています。2005年会社法第124条によれば、すべての上場企業は取締役会秘書を設置することが義務付けられています。取締役会秘書の職務には、株主総会および取締役会の準備、会社記録および株主情報の保管、情報開示への対応などが含まれます。中国の関連上場規則では、取締役会秘書が管理職であることを明確に規定しています。これらの上場規則では、取締役会秘書の職務が詳細に規定されています。「国務院による有限株式会社の株式の発行および海外上場に関する特別規定」 、「上場会社定款指導」、「上海証券取引所株式上場規則」、「深セン証券取引所株式上場規則」によれば、取締役会秘書は高級経営陣に分類されています。これらの上場規則によれば、中国における取締役会秘書、すなわち取締役会秘書は、他の多くの国における会社秘書に相当するものです。

インド

インドでは、「インド会社秘書協会」（ICSI）[3]が会社秘書の職業を規制しています。ICSIは法定の専門機関であり、7万人以上の準会員を擁しています。さらに、ICSIの会社秘書コースには20万人以上の学生が登録しています。インドでは、2030年までに約10万人の会社秘書が必要になると予測されています。

公認秘書官は、会長、最高経営責任者（CEO）、社外取締役、役員、会社秘書役として雇用されます。公認秘書官の中には、所属企業においてコーポレート・セクレタリー・エグゼクティブ／マネージャー、またはコーポレート・セクレタリー・ディレクターと呼ばれる人もいます。

アイルランド

2014 年会社法に基づいて登録されるすべての会社は、会社秘書役を任命する必要があり、会社秘書役は会社の取締役を兼任することもできます。

非公開有限会社の会社秘書役は「法定義務およびその他の義務を遂行するために必要なスキルまたはリソース」[4]を備えていなければならないが、公開有限会社の会社秘書役は任命前に以下の3つの基準のうち2つを満たしていなければならない。[5]

  • 秘書役に任命される直前の5年間のうち少なくとも3年間、会社の秘書役を務めていたこと。
  • 雇用・企業・イノベーション大臣によってその目的のために認められた専門団体（チャータード・ガバナンス協会など）の会員であること
  • 他の役職に就いているか、過去に就いていたこと、または他の団体の会員であることにより、PLC の取締役から、必要な職務を遂行できると思われること。

会社秘書役は会社の役員ですが、会社法では秘書役の職務は明確に規定されていません。

以下の法定義務は、一般的には会社秘書役が担いますが、これに限定されるものではありません。

  • 法定登録簿および議事録の維持[6]
  • 会員会議の招集
  • 法定フォームが期限内に完了し、会社登記所に提出されていることを確認する
  • 会社が可決した決議の写しを会社登記所に提出する
  • 会社のすべての社員、すべての社債保有者、および総会の通知を受け取る権利のあるすべての人々に会社の財務諸表のコピーを提供すること[7]
  • 取締役会議事録及び株主総会議事録の作成又は作成の手配
  • 権限のある者が会社の記録を閲覧できるようにする
  • 社印の保管と使用
  • 企業が社名公表義務を遵守していることを確認する[8]
  • 取締役に関する詳細が会社のすべてのビジネスレターに記載されていることを確認します。

以下の法定外義務は、一般的には会社秘書役が担いますが、これに限定されるものではありません。

  • 取締役会に包括的な法的および管理的サポートとガイダンスを提供します
  • 取締役会の決定と指示が適切に実行され、伝達されることを保証する
  • 会社が関連するすべての法定および規制要件を遵守することを保証する責任がある
  • 必要に応じて株主とのコミュニケーションを担当する
  • 主要な管理責任者として、スタッフ、顧客、サプライヤー、メディア、取締役会との連絡役を務める
  • 取締役とともに会社を代表して重要な文書を作成します。

「公認秘書」の資格は、公認ガバナンス協会のアイルランド支部の資格を満たした会員に与えられます。

マレーシア

マレーシアでは、2016年会社法[9]により、すべての会社は少なくとも1名の秘書役を選任することが義務付けられています。秘書役は設立後30日以内に選任されなければならず、選任されなかった場合は取締役に罰金が科せられ、ブラックリストに掲載されるリスクがあります。秘書役の職務には以下が含まれます。

  • 取締役会および年次総会（AGM）の準備 - 2016年改正会社法に基づき、非公開有限会社（Sendirian BerhadまたはSdn Bhd）ではAGMは不要になりました。
  • SSM（英語版CCM）への年次申告書の提出
  • 会社定款の改正
  • 法定文書の維持
  • 会社名や住所の変更、株式の発行、取締役、株主の変更などの事項について SSM に最新情報を報告します。

Only an individual who satisfies the requirement in the Companies Act 2016, section 235 (2) may be appointed a company secretary.[10] The only professional body in Malaysia that awards the Chartered Secretary (FCIS/ACIS) qualification is the Malaysian Institute of Chartered Secretaries and Administrators (MAICSA), which is a division of the Chartered Governance Institute, United Kingdom. In addition to the qualifications specified in the Companies Act 2016, section 235 (2), a company secretary must also hold a current practising certificate issued by the Companies Commission of Malaysia (Suruhanjaya Syarikat Malaysia).[11]

Singapore

Every company in Singapore must appoint a company secretary within six months of incorporation, as required by ACRA.[12] If the company has only one director, he or she cannot be the Corporate Secretary. The responsibilities of the Corporate Secretary include the following:

  • Filing Annual Returns: Prepares and files accurate company information with ACRA.
  • Maintaining Statutory Registers: Updates records like directors, shareholders, and charges.
  • Monitoring Deadlines: Ensures AGMs, filings, and other requirements are met on time.
  • Liaising with ACRA: Manages correspondence for changes in company details or appointments.

For public companies, the Secretary must be a registered filing agent or a qualified individual.

South Africa

In South Africa, all public and state-owned company must appoint a company secretary. The roles and responsibilities of the company secretary are defined in the Companies Act, No 71 of 2008. For publicly listed companies, these roles were clarified and expanded by the King IV report.[13] In addition, non-profit companies that have voluntarily adopted the "Enhanced Accountability and Transparency" provisions of the Companies Act must appoint a company secretary whose role is comparable to that of a public company.[14]

Sri Lanka

In Sri Lanka, the Companies Act, No. 07 of 2007 requires that each registered company has a company secretary. A company secretary is required to be registered with the Department of Registrar of Companies, to function as a company secretary. Eligibility to function as a secretary are;

  • Sri Lankan citizen
  • An Attorney at law, a Chartered Accountant or any person demanded have followed a program of study by the Subject Minister
  • Applicants with over 20 years experience in the company secretaries field may be appointed after an interview with the Registrar of Companies.

United Kingdom

2008年4月8日以降、英国の非公開企業は、定款に別段の定めがない限り、会社秘書役を置く法的義務を負わなくなりました。[15]非公開企業が会社秘書役を置かない場合、会社の秘書役としての職務と責任は取締役が負います。社会的企業やコミュニティ・インタレスト・カンパニー（CIC）の増加に伴い、ボランティア活動やコミュニティセクター、そして通常の民間商社においても、会社秘書役の需要が高まっています。英国の公開企業は、依然として正式に任命された会社秘書役を置かなければなりません。[16]

英国国家統計局の労働時間と賃金に関する年次調査（2010年3月）によると、公認秘書は英国で6番目に高給の従業員である。[要出典]

会社秘書の具体的な責任は会社の規模や性質によって異なり、法定の定義はありませんが、一般的には以下の一部またはすべてが含まれます。[17]

英国では、会社秘書役は、会社秘書役専用の主要資格である勅許ガバナンス協会（CGI）の試験と会員資格を取得することで資格を得ることができます。CGIは、学位レベルの研究、慎重に審査された経験、そして専門職の地位にある2名による後援の組み合わせに基づき、専門的な管理業務の向上と認定を専門とする団体です。このように資格を取得した者のみが、「勅許秘書」または「勅許会社秘書」の称号を受ける資格があります。1930年に設立された秘書・管理協会は、英国で2番目の会社秘書役団体であり、現在では平等な労働とガバナンスに重点を置いており、その会員は「会社秘書役」または「公認公認秘書役」の称号を受けています。上場企業の会社秘書役は、会計専門職の勅許専門団体の一つであるCGIから専門資格を取得するか、他の団体で適切な研修と経験を積むことが求められます。

アメリカ合衆国

企業秘書の役割は、米国の州会社法によって規定されており、一般的には以下の責任を負うが、これに限定されるわけではない。[18]

  • 理事会および委員会の会議
  • 会議の議事録
  • 委任状を含む年次株主総会
  • 企業記録
  • 子会社管理
  • 株式譲渡と配当
  • 証券市場への上場および上場基準の遵守
  • 連邦および州の統治法の遵守
  • 役員および取締役のガバナンス担当
  • ガバナンス問題に関する株主エンゲージメント

北米の上場企業において、コーポレート・セクレタリーの役割はますます重要になっており、コーポレートガバナンスに関するガイダンスの提供がますます重視されています。健全なコーポレートガバナンスは、取締役会と企業業績の双方にとって不可欠であり、特に株主、とりわけ機関投資家の視点から見て重要です。一部の企業では、コーポレート・セクレタリーのコーポレートガバナンス・アドバイザーとしての役割が正式に規定されており、既存の役職に「最高ガバナンス責任者」などの名称が追加されたケースが多く見られます。[18]

会社秘書役がビジネスで果たす重要な役割を考慮して、PLCや大企業では、会社秘書役がこれらの責任を果たすために適切な訓練を受け、経験があり、専門的な資格を有していることが求められます。

北米の上場企業の秘書役の多くは弁護士であり、中には会社の顧問弁護士を務めている者もいます。これは職務遂行に役立つ一方で、秘匿特権で保護されている法的助言とビジネス上の助言の区別が曖昧になることもあります。[18]

参考文献

  1. ^ 会社秘書役とは何ですか?
  2. ^ 「会社秘書役 - コーポレートガバナンスにおける重要な役割 - EducationTimes.com」www.educationtimes.com . 2025年4月30日閲覧。
  3. ^ インド会社秘書協会
  4. ^ 2014年会社法第129条(4)
  5. ^ 2014年会社法第1112条
  6. ^ 2014年会社法第216条
  7. ^ 2014年会社法第338条
  8. ^ 2014年会社法第49条
  9. ^ マレーシア会社法2016
  10. ^ マレーシア企業委員会 (2016)。 2016 年会社法(PDF)。クアラルンプール: Percetakan Nasional Malaysia Berhad、マレーシア政府の印刷業者。243～ 244ページ 。
  11. ^ 2019年会社（秘書実務証明書）規則（PDF）（マレー語と英語）。法務長官室。2019年。8  ～ 9頁。
  12. ^ March, Elizabeth (2025年1月20日). 「2025年版ACRA究極ガイド」Sleek . 2025年4月23日閲覧。
  13. ^ ムーア・スティーブンス、南アフリカ。「会社秘書の役割」 。 2017年8月29日閲覧。
  14. ^ Naidoo, Melanie (2012年6月21日). 「南アフリカの新会社法：非営利企業にとっての重要な特徴」. GAA Accounting . 南アフリカ公認会計士協会. 2017年8月29日閲覧。
  15. ^ 「2006年会社法第270条」。Legislation.gov.uk。HM Stationery Office 。 2024年6月21日閲覧。
  16. ^ 「2006年会社法第271条」。Legislation.gov.uk。HM Stationery Office 。 2024年6月21日閲覧。
  17. ^ 会社秘書の役割と責任
  18. ^ abc 「コーポレート・セクレタリー - 職務と責任」。2012年4月1日時点のオリジナルよりアーカイブ。2011年11月6日閲覧。
  • カナダ企業秘書協会（カナダ）
  • 国際企業秘書協会
  • 企業秘書・ガバナンス専門家協会（北米）
  • カナダ公認ガバナンス協会 {{|url=https://www.cgiofcanada.ca/ |date=2025年11月17日}}
  • 香港公認秘書協会
  • インド会社秘書協会
  • 英国公認秘書・管理者協会
  • 英国秘書・管理学部
  • パキスタン企業秘書協会
  • オーストラリアガバナンス研究所
「https://en.wikipedia.org/w/index.php?title=Company_secretary&oldid=1323324970」より取得