ドキュメントキャプチャソフトウェアとは、紙の文書をスキャンしたり、電子文書をインポートするプロセスを自動化する機能とセットを提供するアプリケーションを指し、多くの場合、高度な文書分類やデータ収集プロセスに供給することを目的としています。[1]ほとんどのスキャンハードウェア（スキャナーとコピー機の両方）は、PDF、TIFF、JPG、BMPなど、任意の数の画像ファイル形式にスキャンする基本的な機能を提供します。この基本機能は、プロセスの効率と標準化を追加できるドキュメントキャプチャソフトウェアによって強化されます。
典型的な特徴
ドキュメント キャプチャ ソフトウェアの一般的な機能は次のとおりです。
- バーコード認識
- パッチコード認識
- 分離
- 光学文字認識（OCR）
- 光学式マーク認識（OMR）
- 品質保証
- インデックス作成
- 移住
ドキュメントキャプチャソリューションの実装目標
ドキュメントキャプチャソリューションを導入する目的は、ドキュメントコレクションのスキャン、分離、強調、整理、分類、正規化、そして情報収集にかかる時間を短縮し、画像/PDFファイルやOCRテキストと共にメタデータを生成することです。生成された情報は、ファイル共有、FTPサイト、データベース、ドキュメント管理システム、またはエンタープライズコンテンツ管理システムに移行されます。これらのシステムは多くの場合、検索機能を提供しており、生成されたメタデータに基づいて資産を検索し、ドキュメントイメージングソフトウェアで表示することができます。
一般的なドキュメントキャプチャシステムソリューション
文書管理システムとの統合
ECM (エンタープライズ コンテンツ管理) とその DMS コンポーネント (ドキュメント管理システム) は、 MS Word 、PDFなど、あらゆる種類の電子ファイル用の企業ドキュメント管理システムとして多くの組織に採用されています。ただし、組織が保持する情報の多くは紙で保存されているため、同じドキュメント リポジトリ内に統合する必要があります。
スキャンによって紙文書をデジタル形式に変換することで、組織は紙をTIF、JPG、PDFなどの画像形式に変換し、OCR技術を使用して文書から貴重な索引情報やビジネスデータを抽出することができます。デジタル文書と関連メタデータは、さまざまな形式でECMに簡単に保存できます。これらの形式の中で最も普及しているのはPDFです。PDFは、文書を正確に表現するだけでなく、文書内のすべてのOCRテキストをPDF画像の背後に保存できます。この形式は、隠しテキスト付きPDFまたはテキスト検索可能PDFと呼ばれます。これにより、ユーザーはメタデータフィールドでキーワードを使用したり、リポジトリ全体でPDFファイルの内容を検索したりすることで、文書を検索できます。
ドキュメントをECM/DMSにスキャンする利点
紙媒体の情報は、通常、組織にとって社内で生成される電子文書と同様に価値があります。多くの場合、これらの情報はサプライヤーや顧客との日々のやり取りの大部分を占めています。SharePointなどの文書管理システムやCMIS互換リポジトリを通じて社内でこれらの情報を管理・共有できれば、部門間や従業員間の連携が強化されるだけでなく、洪水や火災などの災害による情報損失のリスクも軽減されます。
ECM/DMSを導入する組織では、多くの場合、電子ワークフローを導入しています。これにより、紙媒体の情報を電子ビジネスプロセスに組み込み、他の関連オフィス文書やメールと共に顧客記録ファイルに組み込むことができます。発注書や仕入先請求書といったビジネスクリティカルな文書の場合、文書のデジタル化は業務処理の迅速化につながるだけでなく、CRM、ERP、会計システムなどの業務システムへのデータ入力に伴う手作業の削減にも役立ちます。スキャンした請求書は、メールや電子ワークフローを通じて管理者に送付し、支払い承認を得ることもできます。
電子文書キャプチャ
初期のドキュメントキャプチャソフトウェアでは、紙文書からの情報のデジタル化とキャプチャにのみ焦点が当てられていました。文書画像は、TWAIN/ISISドライバを介してドキュメントスキャナから取得されていました。これらのソリューションと互換性があるのは、通常、TIF、JPG、BMPなどの画像ベースのファイル形式のみでした。しかし近年、電子的に作成される文書の量と独自ファイル形式の数が指数関数的に増加し続けているため、電子形式の文書を処理する必要性が高まっています。関連するドキュメントキャプチャ製品は、画像以外のファイル形式にも対応し、最終的にはすべての受信文書を処理できる統一された処理ワークフローを構築することを目標としています。
多様なソースからのファイルのインポート機能は、こうした適応の一例です。ECM/DMSソフトウェアソリューション、メールサーバー、FTP、EDIからのドキュメントのインポートは、紙のキャプチャと同様に、ドキュメントキャプチャソフトウェアにとって必須の要件となっています。
出力ファイルをテキストベースのPDF形式に正規化することは、独自の電子ファイル形式の長期アーカイブにおいて、新たな重要な要素となっています。正規化により、元の電子ファイルを作成したユーザーだけでなく、企業全体のユーザーがファイルにアクセスし、利用できるようになります。
参考文献
- ^ 「ドキュメントキャプチャとは？ | Hyland」www.hyland.comhttps . 2023年11月2日閲覧。
