請求書処理
請求書を表すUMLクラス図

請求書処理：受領から支払いまでの請求書の処理が含まれます。請求書には多くの種類とバリエーションがあります。一般的に、請求書は次の2つの種類に分類されます

  1. 会社の内部リクエストまたは注文書（発注書ベースの請求書）に関連付けられた請求書と
  2. 関連するリクエストがない請求書 (非 PO 請求書)。

ほとんどの組織では、受領した請求書の処理方法について明確な指示があります。発注書ベースの請求書と発注書以外の請求書では、それぞれ異なる処理方法を用いるのが一般的です。取引の種類や金額に応じて独自の要件を設けている企業もあります。

一般的に、どちらの種類の請求書も企業の買掛金部門によって処理されます。仕入先からの請求書が検証され、支払われるプロセスは、購買から支払までのサイクルとも呼ばれます。

典型的なプロセスまたは手動の請求書処理

このプロセスは通常、サプライヤーからの請求書を受け取った時点で開始されます。請求書は、電子メール、郵便、FAX、またはEDIで送信できます。

請求書が到着すると、買掛金担当者はそれが本当に請求書であることを確認する必要があります。その後、請求書を様々なカテゴリ（仕入先別、取引種別別、部門別など）に分類・仕分けします。請求書カテゴリの定義は通常、組織ごとに異なります。

請求書が分類されると、当該請求書の責任者である買掛金処理担当者に転送されます。通常、この担当者は発注者です。調達時に発注書が作成されている場合は、請求書と発注書を照合し、支払われる金額が請求書に正しく記載されていることを確認する必要があります。（これは、不正行為や不正取引の防止に役立ちます。）

金額が正確で商品が到着したら、責任者が請求書に署名して承認する必要があります。請求金額が組織で定められた一定額を超える場合は、責任者の上司も請求書を承認する必要がある場合もあります。もちろん、これも組織によって異なります。

請求書が承認され、差異がなければ、請求書は会計システムに転記されます。[ 1 ] [ 2 ] [ 3 ] [ 4 ]そこから、伝票を作成し、支払いを発行することができます。

手動による請求書処理では、最終的な転記が完了するまでに 15 ステップを超える場合があります。

自動請求書処理

テクノロジーの進歩により、請求書の到着から送付までの処理は長年にわたり自動化されてきました。つまり、請求書が到着したら、同じ買掛金担当者が自動化ソフトウェアに請求書をスキャンするだけで済みます。自動化ソフトウェアは、スキャンした請求書の画像をテキスト検索可能な文書に変換します。請求書のさまざまなフィールドをソフトウェアに定義することもできるため、購入金額、数量、仕入先名、仕入先コードなど、どのフィールドを取得してERPシステムに登録する必要があるかをソフトウェアが記憶します。自動処理ワークフローの利点としては、人的エラーの削減、オンデマンドレポート、データの復元力などが挙げられます。今日のほとんどの自動化ソフトウェアは、 SAP、Microsoft、Oracleなどの一般的な組織のERPシステムに統合されています。このような自動化プラットフォームの例としては、会計担当者やコントローラーによる請求書の取得、検証、ERP統合の効率化を支援するInvoiceActionなどのAIベースのソリューションがあります。[ 5 ]

自動プロセスでは、請求書からデータが抽出またはキャプチャされると、そのデータはシステムに送られ、注文書と自動的に照合されます。この照合プロセスでは、請求書データと注文書に記載されているデータのみを比較することも、受領書類を確認するより深いレベルに拡張することもできます。ワークフローのステップは、担当者が請求書を承認できるように電子メールアラートを受信するように設定できます。承認ワークフローに他のユーザーが関与している場合は、その人への電子メールアラートも自動的に生成されます。[ 6 ]一般的なワークフローは、1. スキャンまたはメールによる画像のインポート、2. 請求書に関連するベンダーと事業単位の識別、3.データ抽出、4. 抽出したデータと画像のエクスポート、という4つの ステップから構成されます。

自動化ソフトウェア

買掛金自動化は、請求書処理におけるテクノロジー主導のアプローチです。Document Imaging Report（2007年8月17日号）によると、世界には約3757の請求書処理アプリケーションがあります。[ 7 ]

インテリジェントデータキャプチャ（IDC）または学習システムにより、エンドユーザーは請求書のレイアウトをシステムに学習させることなく、請求書からコンテンツを抽出できます。一部のインテリジェントエンジンは、バッチをリアルタイムで正しくソートし、請求書番号や発注書番号、明細情報などのデータフィールドを特定し、それらのデータフィールドから必要なコンテンツを抽出できます。インテリジェントソリューションでは、ルールのコーディングやフォームテンプレートの設計は必要ありません。むしろ、システムは比較的少数の請求書サンプルをレビューすることで学習します。これにより、システムは大量の請求書や多様な文書レイアウトに対応でき、オペレーターが各請求書ごとにテンプレートを指定したり、膨大なキーワードライブラリを明示的に作成・調整したりする手間がかかりません。[ 8 ]

請求書処理自動化ソフトウェアは、あるコンサルティング会社が「破壊的イノベーション」と呼ぶものとして登場しました。この新たな技術革新は、これまで存在しなかった一連のソフトウェア製品に対する需要を生み出しました。請求書処理ソフトウェアは多大な労力削減をもたらし、多くの企業がワープロソフトと同様に、自社の技術に不可欠な要素とみなし始めています。

買掛金自動化のその他の利点は次のとおりです。

  • 企業の調達から支払いまでのサイクルを最大80％削減
  • 請求書の重複支払いと請求書入力エラーの削減
  • 会社の会計プラットフォームに直接アクセスせずに、請求書に GL コードを割り当てる機能。

包括的な請求書プロセス管理

請求書管理プロセスへの典型的なアプローチは、サプライヤーからの請求書の到着から始まります。プロセス設計に応じて、請求書は発注担当者によって識別、分類、ファイリングされ、発注書と照合されます。これらの手順の後、請求書は通常、財務部門に転送され、金額が支払われます。このプロセスにおける問題は、包括的なコスト管理が欠如していることです。包括的なコスト管理には、以下のチェックポイントと管理ポイントが含まれます。

  • 商品を注文した人は注文資格を満たしていましたか?
  • PO は責任者によって承認されましたか?
  •  PO または請求書を既存のサプライヤー契約にリンクできますか?

したがって、包括的な請求書管理プロセスには、偽のサプライヤーが請求書を発行して支払いを受けられないようにするために、上記のチェックポイントを含める必要があります。これはテクノロジー大手で実際に起こったことであり[ 9 ] 、危険は現実のものであり、見過ごすことはできません[ 10 ]。

参考文献

  1. ^ 「ビジネスプロセス：ベンダー支払プロセス - 発注書請求書」 2009年3月11日。 2009年3月11日時点のオリジナルよりアーカイブ。2016年9月6日閲覧
  2. ^ https://coreintegrator.com/invoice-processing-steps/
  3. ^ 「請求書処理」myBillBook{{cite web}}: CS1 maint: url-status (リンク)
  4. ^ 「Fingate - iProcurement: 請求書のアップロード方法」 。 2016年9月6日閲覧。
  5. ^ Borges, V., & Rouco、JCD 編、第 17 回デジタル政府欧州会議議事録(リスボン: Academia Militar、2017)、 p. 129 .
  6. ^ “レヒヌンゲンのインポート (CSV)” . rechnungsverwalter.de。
  7. ^ 「ドキュメントイメージングレポート - DOCUMENT IMAGING TALK」 。 2016年9月6日閲覧。
  8. ^ 「光学文字認識：請求書イメージングと買掛金データキャプチャ」 。 2008年12月23日時点のオリジナルよりアーカイブ。 2008年12月23日閲覧。
  9. ^ FacebookとGoogleは合計1億ドルを投資
  10. ^ Zsolt, Szederkenyi (2018年8月17日). 「包括的な請求書管理プロセスの導入により、偽サプライヤー型詐欺を防ぐ方法」(PDF) . 2020年1月26日時点のオリジナル(PDF)からアーカイブ。 2018年8月17日閲覧。

11. 請求書処理の究極ガイド. 2023年4月2日閲覧。

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