オフィス管理
オフィス管理（Office Administration、略してOffice AD、略してOA ）は、組織内におけるオフィスビルの維持管理、財務計画、記録管理と請求、人材育成、物流とロジスティクスに関連する、日常的な活動またはタスクの集合体です。これらの活動に従事する従業員は、一般的にオフィス管理者またはオフィスマネージャーと呼ばれ、組織の規模に関わらず、あらゆる組織のインフラストラクチャにおいて重要な役割を果たします。多くの管理職では、 Microsoft Word、Excel、Accessなどのソフトウェアアプリケーションの高度なスキルが求められます。[ 1 ]
管理マネージャー
オフィス管理者は、組織内の他の従業員に組織体制を提供することで、組織内の管理業務が効率的に行われるようにする責任を負います。これらの業務は、人事、予算、記録の管理から、他の従業員の監督まで多岐にわたります。これらの責任は、雇用主や教育レベルによって異なります。[ 2 ]
スキルセット
オフィス管理者は委ねられている職務のため、組織にとって非常に重要です。そのため、従業員が効率的かつ生産的に働くためには、次のような専門的なトレーニングが必要です。
- すべての従業員が給与明細を時間どおりに受け取ることを保証する責任を含む給与計算トレーニング。
- 組織内の他の従業員と連携するための優れたコミュニケーションスキルを備えていること。
- サポートワーカーを監督する能力
- 変化する環境や、新しいソフトウェアのインストールなど、実装できる新しいテクノロジーに適応する能力。
- 優れたイニシアチブを発揮する
- 組織にとって極めて重要な任務を与えられたときに、プレッシャーの下で働く能力。[ 3 ]
役割
オフィス・アドミニストレーターには、幅広い役割が伴います。企業では、現在在学中の学生や、中等学校・大学を卒業した学生を対象に、事務アシスタントの求人広告を出すことがよくあります。これにより、従業員はフルタイムの仕事や夏休み中の インターンシップを通じて経験を積み、キャリアを築く機会を得ることができます。
受付係は、顧客、仕入先、訪問者との直接的なやり取り（メール、電話、ダイレクトメールなど）や手配を任されているため、組織の管理において重要な役割を果たします。受付係は、効率性を確保するために、優れた組織力、コミュニケーション能力、顧客サービス能力を発揮する必要があります。 [ 4 ]受付係は、オフィスや医療機関 の内部情報を入手し、悪用または搾取しようとする詐欺師に注意する必要があります。 [ 5 ]受付係に委ねられているその他の責任は次のとおりです。
- 送信メールと受信メールが組織内の適切な部門に割り当てられていることを確認する
- 必要に応じて、会議、カンファレンス、直接電話による同僚の従業員の手配および支援を行う
- 問い合わせがあった場合の一般の人々とのコミュニケーション
- 組織に導入されているファイリングシステム（情報システムなど）の管理と維持
- 必要な機器、事務用品、その他の在庫品の発注を含む事務業務[ 6 ]
パーソナルアシスタントは、一般的にオフィスマネージャーの日常業務の効率性維持を支援する役割を担います。これは秘書業務のサポートや補助を提供することで実現します。パーソナルアシスタントになるには、コンピューターや情報システムの使用を伴う管理職の経験が求められます。オフィス管理者に関連する他の職務と同様に、パーソナルアシスタントという職種では、整理整頓能力、プロ意識、そして極めて重要な任務を与えられた際にプレッシャーの下でも業務を遂行する能力が求められます。 [ 7 ]パーソナルアシスタントが毎日遂行しなければならない業務は以下のとおりです。
- 組織のオフィスシステムに保存されているデータの入力、ファイリング、管理
- 第三者からのすべての連絡が彼らを通して処理されることを保証する
- オフィスマネージャーにとって重要な交通手段や会議の手配
- 会議の前に文書、レポート、プレゼンテーションが準備されていることを確認する
- オフィスマネージャー宛てに届いたメールや手紙の処理
オフィスマネージャー
オフィスマネージャーは、組織の事務業務が効率的かつ効果的に遂行されるよう徹底する責任を負い、同時に他の職員を監督します。オフィスマネージャーの役割は、他の管理職よりも要求度が高く、豊富な管理経験、人事に関する能力、報告能力、権限委譲、管理プロセス、そして組織内の他の職員とのコミュニケーション能力といったスキルと資格が求められます。[ 8 ] [ 9 ]
職務
オフィスマネージャーの職務には以下が含まれる: [ 10 ]
- 新しいファイリングシステムの設計と実装など、いくつかの管理タスクを実行してオフィスの運営と手順を整理します。
- 従業員にタスクを割り当て、進捗状況を追跡する
- 新入社員の採用、選考、研修
- コーチングとカウンセリングによる従業員の育成
- 年間予算の作成
- 外部研修への参加などによる専門能力開発
参考文献
- ^ 「オフィス管理における機会」 2011年10月13日。
- ^ 「オフィス管理者｜求人ガイド」。2015年10月18日時点のオリジナルよりアーカイブ。2015年10月20日閲覧。
- ^ 「オフィス管理の簡潔な歴史」 . National Academy of Health and Business | College Training in Ontario . 2014年6月4日. 2016年12月2日時点のオリジナルよりアーカイブ。2015年10月26日閲覧。
- ^ 「オフィス管理職の求人」 CareerFAQs 、 2011年10月13日。 2015年10月26日閲覧。
- ^ 「診療所の事務スタッフを指導する方法」 www.healthcarebusinesstoday.com 2018年4月6日 2018年4月9日閲覧。
- ^ 「受付係の職務内容」（PDF） .職務内容. Maca.gov. 2015年5月30日. 2016年11月23日時点のオリジナル（PDF）からアーカイブ。 2015年10月26日閲覧。
- ^スキルズ・ファンディング庁、「パーソナルアシスタント求人情報 | ナショナル・キャリア・サービス」nationalcareersservice.direct.gov.uk . 2015年11月2日閲覧。
- ^ 「オフィスマネージャーの職務記述書サンプル | Monster.com」Monster採用リソースセンター。2015年11月2日閲覧。
- ^ 「オフィス管理職の求人情報」 CareerFAQs 、 2011年10月13日。 2015年11月2日閲覧。
- ^ 「オフィスマネージャーの職務記述書サンプル | Monster.com」Monster採用リソースセンター。2015年11月3日閲覧。
