組織情報理論
コミュニケーション理論

組織情報理論（OIT）はカール・ヴァイクが開発したコミュニケーション理論であり、組織内および組織のメンバー間での情報の処理と交換に関する体系的な洞察を提供する。過去の構造中心の理論とは異なり、OITは動的で情報に富む環境での組織化のプロセスに焦点を当てている。そのことから、組織の主な活動は曖昧な情報を理解するプロセスであると主張している。組織のメンバーは、情報の制定、選択、保持といういくつかの戦略を通じて、曖昧さを減らし、意味づけを達成する上で重要な役割を果たしている。[1]学際的な性質のフレームワークを持つ組織情報理論は、職場のメッセージングから曖昧さと複雑さの両方を排除したいという願望を、一般システム理論と現象学の以前の研究結果に基づいている。

既存の理論からのインスピレーションと影響

1. 一般システム理論

一般システム理論は、その最も基本的な前提において、相互に関連する部分が凝集した集合体という現象を説明しています。システムの一部が変化または影響を受けると、システム全体に影響が及びます。ワイクは1950年のこの理論的枠組みを用いて、自身の組織情報理論に影響を与えました。同様に、組織は共通の目標またはビジョンに向けて連携して機能する、関連する部分のシステムと見なすことができます。これをワイクの組織情報理論に当てはめると、組織は職場における曖昧さと複雑さを軽減し、凝集性と効率性を最大化するよう努めなければなりません。ワイクは、システムと同様に、組織が相互に関連し依存する部分から構成される様子を説明するために「カップリング」という用語を使用しています。カップリングは、人と仕事の関係性に注目しています。

カップリングには 2 つの種類があります。

1. 疎結合

疎結合とは、組織やシステム内の人々が互いにつながり、しばしば共同作業を行うものの、個々の作業を継続したり完了したりするために互いに依存しないことを意味します。依存関係は弱く、ワークフローは柔軟です。例えば、「教員全員が病気になったり、何らかの理由で理科部全体が完全に閉鎖された場合でも、他の部署が活動を継続するため、学校は運営を継続できます。」[2]

2. 密結合

密結合とは、組織内のつながりが強く、相互に依存し合っている状態を指します。組織の一部が正しく機能していない場合、組織全体は最大限の能力を発揮できません。「例えば、フォーマットとインクのセクションが完全に停止すると、後続のステップを続行できなくなり、組織全体のプロセスが中断されます。このように、システムの構成要素は互いに直接依存し合っています。」[3]

2. 進化論

チャールズ・ダーウィンによる進化論は、適者生存の枠組みです。ダーウィンによれば、生物は過酷な環境に適応し、生き残ろうとします。適応に失敗した生物は生き残れませんが、強い生物は繁栄し、繁殖を続けます。ワイクはダーウィンに着想を得て、自身の理論に生物学的な視点を取り入れています。組織が、既存の環境にしばしば干渉する情報に適応しなければならないのは当然のことです。[4]組織化と意味づけという絶え間ない必要性に応じて戦略を計画し、変更できる組織は、生き残り、最も成功するでしょう。しかし、動物の進化と組織における適者生存には顕著な違いがあります。「ある動物は、あるがままの姿であり、変異は突然変異によってもたらされる。しかし、組織の性質は、その構成員が行動を変えることで変化する可能性がある。」[5]

仮定

1. 人間の組織は情報環境の中に存在する

送り手と受け手のモデルとは異なり、OITは状況的視点に立っています。[6]カール・ヴァイクは、人間の組織を開放型社会システムと見なしています。このシステム内の人々は、目標を設定し、情報を入手・処理し、環境を認識するためのメカニズムを発達させます。[7]このプロセスにおいて、人々と環境は「ここで何が起こっているのか？」という結論に達します。コルヴィルは、この帰属プロセスは回顧的であると考えています。[8]

教育機関を例に挙げてみましょう。大学は学生のニーズに関する情報を様​​々な方法で入手できます。ウェブサイトにフィードバックセクションを設けることもできます。卒業生パネルや学務課のイベントを開催して志願生を惹きつけ、彼らが関心を持つ具体的な質問を収集することもできます。また、アンケート調査やフォーカスグループを開催して情報を収集することもできます。その後、大学の職員はこれらの情報をどのように扱うかを判断し、それに基づいて在校生と志願生のための目標を設定し、達成する必要があります。[1]

2. 組織が受け取る情報は、曖昧さの点で異なる

ワイクは、組織が情報を処理する際には、現実について無数の解釈が存在すると仮定する。[8]理解度のレベルの違いが、情報入力の異なる結果につながる。[1]他の学術研究では、メッセージは不確実または曖昧であると研究者は述べる傾向がある。一方、OITによれば、メッセージは多義的であると説明される。ワイクは、人々が環境内で何が起こっているかを認識するために、多くの可能性を積極的に排除していると考えている。[8] OITの状況的視点により、メッセージの意味は、メッセージ、受信者の解釈、そして相互作用の文脈から構成される。[6]しかし、曖昧さと不確実性は、標準的な答え、つまり唯一の真の客観的解釈が存在することを意味する場合がある。[8]

また、ワイクは「多義性こそが人々を組織へと駆り立てる原動力である」と強調している。[9]マイトリスとクリスチャンソンは、多義性がセンスメイキングを引き起こす理由は3つあると述べている。それは、環境の激変と組織危機、​​アイデンティティへの脅威、そして計画的な変革介入である。[10]

3. 人間の組織は情報の曖昧さを減らすために情報処理を行っている

最初の 2 つの仮定に基づいて、OIT は組織内の情報処理は社会的活動であると提案しています。共有は組織的情報処理の重要な特徴です。[7]その特定の文脈では、メンバーは多義性を減らすことによって共同で現実を理解します。[11] [8]言い換えれば、意味付けは達成するために相互に依存する多数の人々を含む共同責任です。[12]このプロセスでは、組織とそのメンバーは、思考の複雑さと行動の単純さのバランスを見つけるために、行動と帰属を組み合わせます。[8]ワイクはまた、人々が理解する行動である行為を通じて、人々が独自の環境を作り出すと提案しています。これは、人々が異なる知覚スキーマと選択的知覚を持っているため、人々が異なる情報環境を作り出すためです。異なる情報環境を作り出すことで、人々は異なる思考プロセスと全体的な理解を通じて、同じまたはほぼ同じ理解や解決策に到達できます。

重要な概念

組織

組織情報理論に関するワイクのビジョンを適切な作業環境に位置付けるには、組織を構成するものは何であり、その個人がどのようにその構造を体現するかに関する彼の見解を調査することで、重要な洞察が得られるかもしれません。

根本的な観点から、彼は組織の妥当性は、実体や場所ではなく、組織が「受け取った情報を収集、管理、そして活用すること」を可能にする一連の出来事から得られるという信念を共有していた。[1] OITを概説した初期の著作の中で、組織とは何かについてさらに詳しく説明した際、ワイクは次のように述べている。「組織という言葉は名詞であると同時に神話でもある。組織を探しても見つからないだろう。見つかるのは、コンクリートの壁の中で起こる、互いに結びついた出来事の数々であり、これらの出来事の順序、経路、タイミングこそが​​、私たちが組織について語る際に誤って実体化してしまう形なのだ。」[13]

このモジュール形式で見ると、組織はコンクリート、木材、構造上の制約に縛られず、情報を一貫して効果的に伝達できるリポジトリとして機能する能力を包含することで、ワイクの理論的ビジョンを満たしています。これらの特徴を考慮すると、適切なチャネル実行は、あらゆるシステムを通じてメッセージの明瞭性、コンテキスト、伝達、そして進化を最大化することにかかっています。

こうした相互作用が、こうした制約の中でより詳細なレベルでどのように展開していくかを示す一つの例は、ワイクの「二重の相互作用ループ」から読み取ることができます。ワイクはこれを「あらゆる組織の構成要素」と捉えています。簡単に言えば、二重の相互作用とは、組織の指揮系統全体、そして人生そのものにおいて本質的に生じる対人交流を指します。

したがって：

「行為は何かを言うときに発生します（アイスキャンディーをもらえますか？）。

あなたが何かを言い、私が応答すると（「いや、夕食が台無しになってしまいますよ」）、 やり取りが発生します。

二重のやり取りは、あなたが何かを言い、私がそれに応答し、次にあなたがそれに応答して最初の発言を調整するときに発生します(「では、アイスキャンディーを半分にするのはどうですか?」)

ワイクは、組織を、環境から曖昧な情報を取り入れ、その情報の意味を理解しようとし、得られた知見を将来のために活用するシステムと捉えています。つまり、組織は自らと環境を理解しながら進化していくのです。[14]

「これらのコミュニケーションサイクルこそが、ワイクが個人の才能やパフォーマンスよりも組織内の人間関係に重点を置く理由である。彼は、多くの外部コンサルタントが、推奨した行動の効果が行為者に跳ね返る前に現場を去ってしまうため、二重の相互作用の重要性を軽視していると考えている。」[15]組織をこの代替的な枠組みで考察できるようにすることで、組織情報理論は、コミュニケーションプロセスを文字通り展開していく過程を探求するための強力なプラットフォームを提供してくれる。

組織にとって、曖昧な情報の流れは絶え間なく継続していることに留意することが重要です。組織化、つまり情報から意味を導き出すプロセスは、組織にとって継続的なサイクルです。このため、ワイクは組織を説明する際に動詞を用いることを好みます。名詞は静的で固定された意味合いを帯びます。例えば、ワイクは「マネジメント（management）」という単語の代わりに「マネジメント（managing）」という動詞を用いることを好みます。[16]動詞を用いることで、ワイクは意味形成プロセスの流動性、つまり変化し続ける流動性を主張し、反映しています。これは名詞を用いるのとは対照的です。名詞は静的または固定された実体を反映しますが、これはワイクの主張とは相反するものです。

疎結合と情報環境

組織情報理論の構築において、ワイクは「個人の行動は個人の特性や役割の定義よりも、むしろ状況に左右されるという社会心理学的な立場をとった。したがって、ほとんどの組織において人々は『緩くつながって』おり、行動の自由度は大きい」と述べている。[17]この現象を形式化する方法として、ワイクは「組織や組織の側面、特に組織内に存在する様々な種類のつながり――規範的な官僚主義によって周縁化され、無視され、あるいは抑圧されているもの――をより深く理解するために、『緩い結合』という比喩を用いることを勧めている」[18] 。

したがって、組織を構造において非伝統的なレンズを通して見ることを提案したのとほぼ同じように、彼はそうすることで、「調整の欠如、規制の欠如、そして非常に遅いフィードバック時間が標準であるかのような印象を与えながら、複数の手段が同じ結果を生み出す可能性がある」状況を考慮しなければならない可能性があることを認めています。[19]

多くの人はこれらのニュアンスを進歩の障害や阻害要因と見なすかもしれないが、組織情報理論では、これらを「変化する環境への感度の向上、適応と創造的な解決策の開発の余地、組織全体に損害を与えることなくサブシステムを分解すること、急速な環境変動への粘り強さ、そして関係者による自己決定が鍵となる姿勢の育成」を通じて、パフォーマンスの向上と前向きな変化の触媒と見なしている。[20]

ワイクのアプローチのもう一つの重要な要素は、組織環境（組織環境自体の文化も含む）から得られる情報が、組織内の人々の行動や行動の解釈に影響を与える可能性があるという点である。 [21]したがって、組織における知識の創造は、各個人の個人的なスキーマと組織の目標の背景によって影響を受ける。 [22]組織は利用可能な情報を精査し、有益な情報を無関係なものから選別する必要がある。さらに、組織は情報を解釈し、その情報を「組織のメンバーとその目標にとって意味のあるものにする」ために調整する必要がある。[12]組織は、それぞれの環境におけるこれらのメッセージから意味を構築するために、曖昧さを減らしつつ、組織の文化と全体的な使命に合致するメッセージの解釈にコミットする必要がある。[23]

したがって、「懐中電灯のアナロジー」は、この理論における行為と知識の不可分性を説明するために用いられます。ある人物が、懐中電灯だけを持って夜の暗い野原にいるところを想像してみてください。彼は周囲の物体を漠然と見分けることができますが、それが何なのかははっきりとは分かりません。遠くの塊は茂みでしょうか、それとも危険な動物でしょうか？しかし、彼が懐中電灯を点灯すると、光の輪が生まれ、彼はそれをはっきりと見ることができ、比較的明晰に行動することができます。懐中電灯を点灯するという行為は、事実上、彼が周囲の世界を解釈するための新たな環境を作り出したのです。しかし、光の輪は依然として一つしか存在せず、その輪の外側にあるものは、懐中電灯の方向を変えない限り、依然として謎に包まれています。組織情報理論では、懐中電灯は精神的なものです。環境は行為者の心の中に存在し、彼の経験によって課せられるものであり、それによって経験はより意味深いものとなります。

曖昧さ

組織内の急速に変化する構成要素（情報の流れ、個人など）の数に応じて、メッセージが受け取られる基盤は絶えず変化し、真の意図や意味とは異なる意図せぬ結果が生じる余地を残します。多義性は、コミュニケーションのアウトリーチが「その内容が曖昧、矛盾、不明瞭、あるいは状況に不確実性をもたらすために、異なる解釈が与えられる可能性がある」場合に生じます。[24]

組織情報理論は、関連するコミュニケーション活動における曖昧さのレベルを低減することで、これらのリスクを軽減するのに役立つ知識基盤と枠組みを提供します。同時に、特定の領域における「コミュニケーションと組織化」および「曖昧さの低減」を積極的に活用することで、その成長の可能性が生まれる概念でもあります。[24]

多義性がどのように進化していくのかをより詳しく見ていくと、多義性は、解釈の要素が極めて大きい出来事の特徴として現れるだけでなく、パラメータ（および不確実性のレベル）が伝統的にはるかに具体的である出来事の特徴としても現れることがあります。例えば、「多義性は、一連の記述基準（例えば、望ましい市場／望ましくない市場）については合意が得られているものの、その境界（すなわち、市場が望ましいものから望ましくないものに変化する点）や特定の状況への適用（特定の市場が望ましいか望ましくないか）については意見が一致しない状況も表します。多義性を管理するには、組織のメンバー間で意味を調整する必要があり、組織化の不可欠な要素です。多義性は、すべての人の経験がユニークであるために生じます。個人やコミュニティは独自の価値観や信念を形成し、出来事を異なる方法で解釈する傾向があります。多義性は、信頼性の低い、または矛盾する情報源、ノイズの多いコミュニケーションチャネル、異なるまたは曖昧な目標や嗜好、曖昧な役割や責任、あるいは異なる政治的利害関係によっても生じる可能性があります。」[25]

センスメイキング

カール・ヴァイクの組織情報理論では、組織は「自分自身と周囲のすべてについての概念を絶えず創造し、再創造する『意味形成システム』」であるとみなされている。 [26]

より臨床的ではない（より直感的な）観点から、ワイクと彼の共同研究者であるキャスリーン・M・サトクリフは、センスメイキングを「状況を言葉や会話で明確に理解できる状況に変え、行動への出発点となる行為」と共同で説明しています。[27]

より明確な組織的文脈において、センスメイキングは「これまでの信念と矛盾する新たな情報に直面した個人と集団の両方に適用される」プロセスと捉えることができる。[28]この経験から生じる不安（あるいは認知的不協和）を考慮に入れることで、彼らは物語に合う物語を創造する。それは物語の更なる解釈のための緩衝材と導きの光となる。「これは、例えば、宗教団体がいかにして厳格な信念を持つことができるか、政党がいかにして正反対の立場に自信を持っているか、組織がいかにして非常に異なる文化を育むことができるか、そして個人が同じ出来事に対していかにして非常に異なる解釈を発展させることができるかを説明する」[28]

センスメイキングのプロセスは通常、他者による一定レベルの解釈（例えば、何かが起こったか、起こらなかったか）を必要とする状況や問題から始まります。意識的であろうと無意識的であろうと、関係者はそれらの事実を取り巻く認識された見解にコミットします。「コミットメントは解釈を軸に形成され、解釈を将来の行動に結び付けます。公に伝えられると、コミットメントは特に強くなります。個人は自分のコミットメントを正当化しようと動機づけられるため、将来の行動を開始し、行動方針へのコミットメントが適切であるとみなされるよう、元の出来事に対する解釈を継続的に洗練していきます。これらの新しい行動は、解釈を検証する「証拠」を生み出し、意思決定の信頼性を高めるために活用されます。」[28]

これらは意味形成プロセスを取り巻く重要な側面である：[29]

a) 意味づけは気づきと括弧付けから始まる

b) センスメイキングとはラベル付けである

c) 意味づけは遡及的である

d) 意味づけは推定に関するものである

e) 意味づけは社会的かつ体系的である

f) センスメイキングは行動に関するものである

g) センスメイキングとはコミュニケーションを通じて組織化すること

センスメイキングという概念は、組織情報理論のテーマでもあります。組織的センスメイキングは、組織的解釈とは対照的です。組織が情報を解釈する際には、既に参照枠が存在しており、これは組織が進路を変更するのに十分な情報です。一方、センスメイキングは、初期の参照枠が存在せず、明確な関連性が見られないときに発生します。ワイクによれば、センスメイキングは信念や行動によって駆動されます。信念は人々の経験を形作り、行動に形を与えます。例えば、組織内での信念に関する意見の不一致は、議論につながる可能性があります。これはセンスメイキングの一形態です。[30]

特に、センスメイキングは組織に3つの側面、すなわち戦略的変化、組織学習、そしてイノベーションと創造性という影響を与えます。[10]戦略的変化に関しては、個人は自身の役割と行動を変えるきっかけとなり、また、他者が新しい変化に適応できるよう支援します。こうして、戦略に関する新たな組織秩序が構築されます。[31]学習に関しては、人々は誤りから学びます。組織の理解とルーティンは、誤りに対応して修正、更新、強化されます。[32]一方、収集された資料や利用可能な選択肢に関するセンスメイキングは、より従来的な文脈、特に知識集約型の職場環境における学習に大きく貢献します。[33]イノベーションへの影響の詳細については、「拡張」セクションをご覧ください。

選択ポイント、行動サイクル、アセンブリルール

情報メッセージが不明確なままである場合、組織は通常、曖昧さの軽減を促すように設計された組織情報理論に基づくいくつかの方法論に戻ります。

1.選択ポイント- 組織が「以前拒否された環境の側面に注意を払うべきかどうか」を問う決定について説明します。[34]自分の足跡をたどることで、管理者と個人の両方が、何かを見落としていないかを確認するために、メッセージングの頻度と量に対処するための安心感を得ることができます。

2.行動／コミュニケーションサイクル--「組織が曖昧さのレベルを低減するために行う意図的なコミュニケーション活動」を表します。[35]重要なのは、メッセージの曖昧さの度合いが、その影響を軽減するために必要なサイクル数に直接影響を与えることです。この領域では、メッセージの明確さを提供することに重点を置いた3つの異なるステップ、すなわち行動、対応、調整が存在します。それぞれが保持と選択のプロセスを促進するように設計されています。行動は、不明確または曖昧な情報が存在することが伝えられたときに発生します。対応は、不確実な情報を減らすための努力です。最後に、調整は、行動または情報の評価が変更または調整されたときに発生します。多くの場合、このサイクルは繰り返されます。これは、曖昧な情報とコミュニケーションサイクルが正の相関関係にあるためです。複雑な情報が多いほど、複数のコミュニケーションサイクルが必要になります。Griffin et al. （2015）は、コミュニケーションサイクルを濡れたタオルに例えて、「濡れたタオルをひねると水が絞り出されるように、コミュニケーションサイクルは状況から曖昧さを絞り出す」と述べています。[36]行動サイクルの例としては、スタッフミーティング、コーヒーブレイク中の噂話、電子メールでの会話、社内報告などが挙げられます。

3.組立ルール -より広範な概念を指し、「標準作業手順（SOP）の実施方法や指揮系統の指定の評価を含む場合がある」[37] 。このアプローチは、その性質上、曖昧さへの対処に効果的なプロトコル対策や、関連するプロセスがどのように展開されるかを検討する。これらは過去に効果的に機能し、組織内で標準となっているルールである。組立ルールの例としては、マニュアルやハンドブックが挙げられる。一般的に、組立ルールは、曖昧な情報のレベルが低い場合に用いられる。

戦略

多義性の原則

多義性削減のプロセスを導く重要な原則、あるいは関係性は3つあります。多義性、規則、循環の関係を注意深く分析する必要があること、規則の数と循環の量の関係、循環の数と多義性の量の関係です。[1]

具体的には、ワイクは、認識される多義性の量がルールの数に影響を与えると仮定している。[38]一般的に言えば、多義性の度合いとルールの数には逆の相関関係がある。具体的には、メッセージが多義的であればあるほど、その情報を処理するために利用できるルールは少なくなる。[1] 一方、ルールとサイクルの間にも逆の関係が存在する。言い換えれば、ルールが少ないほどサイクルの使用が増える。そして、使用されるサイクルの数が増えると、多義性は減少する可能性がある。[6]より多くのサイクルを使用することで、この理論は、プロセスの組織化において共有された意味形成を達成するためのルーブリックとして使用することができる。このルーブリックは、思考プロセスがどのように変化しているかのレイアウトを設定し、新しい情報、異なる環境（仕事、社会、生活）に基づいて、また、アセンブリサイクルを一緒に使用するさまざまな人々によって修正される。

曖昧さの削減の段階

ワイクによれば、組織は継続的な変化[39]を経験し、停滞期が続く変化とは対照的に、常に適応している。[40]発生する変化は必ずしも計画されたものではなく、むしろ時間の経過とともに必然的に発生するというオルリコウスキーの考え を基にして、 [41]組織情報理論は、組織が環境内にある情報を使用して変化を解釈し、適応する方法を説明する。情報環境で入手できる情報が非常に曖昧な場合、組織はメッセージに関する不確実性を減らす手段として一連のサイクルを実行する。非常に曖昧なメッセージは、行動サイクルを数回繰り返す必要があるかもしれない。組織が曖昧さを減らすために確立したルールの数と、曖昧さを減らすために必要なサイクルの数には反比例関係がある。同様に、使用するサイクルが多いほど、曖昧さは少なくなる。

制定

ワイクは、組織内の変化における行動、すなわち「実行」の役割を強調しています。既存のデータや外部知識を持つ個人を組み合わせ、試行錯誤の反復プロセスを通じて、アイデアは洗練され、ついには実現へと至ります。[42]また、「実行」は、人々が経験に意味を与えるプロセスである「センスメイキング」という概念においても重要な役割を果たします。本質的に、行動は意味を定義するのに役立ち、組織環境内の人々が環境そのものに責任を負うことになります。[38]

選択

組織が保有する情報を分析した後、選択段階では、曖昧性をさらに低減するために必要な未処理の情報の評価が行われる。組織は、残りの情報を入手するための最良の方法を決定する必要がある。[43]一般的に、この段階では組織の意思決定者が重要な役割を果たす。

この段階では3つの重要なプロセスが起こります。1) メンバーが解釈を選択する。2) メンバーがそれらの解釈を処理するためのルールの種類と量を選択する。3) コミュニケーションサイクルがそれらの解釈に基づいて機能し始める。[6]

保持

最終段階では、組織が変化への適応を図る中で収集した情報を精査し、有益で再利用する価値のある情報を特定します。プロジェクトの完了や曖昧さの軽減に寄与しない、非効率、過剰、あるいは不要な情報は、将来同様のプロジェクトに適用するためには保存されない可能性が高くなります。

アプリケーション

ヘルスケアへの応用

ワイクの組織情報理論の概念に関する重要な実社会への応用の一つは、医療分野に見られる。彼はそこで、「社会集団や組織におけるコミュニケーションと情報処理の中心的役割を強調する」医療コミュニケーションに特化したアプローチを自ら開発するに至った。 [44]具体的には、ワイクの研究は、情報の正確さと組織の変化適応能力との相関関係を導き出している。

ワイクの組織化モデルは、医療と健康促進におけるコミュニケーションの改善に大きな役割を果たしています。OITは、消費者と医療提供者が複雑な医療と健康促進の状況に直面した際に、曖昧さを軽減することを可能にします。「医療と健康促進において、制定プロセスは様々な健康関連の課題を理解するために用いられ、選択プロセスはこれらの課題に対応して異なる行動方針を選択するために用いられ、保持プロセスは制定プロセスと選択プロセスから得られた知見を保存し、将来の医療/健康促進活動を導くために用いられます。」[45]

例えば、この理論は公立病院における看護師の過剰な離職率の問題を評価し、問題に対処するための介入策を開発することができる。病院管理者はかつて、看護師の採用に力を入れることでこの問題に対処していた。この戦略は新規看護師の採用を増やしたものの、採用活動の維持には費用がかかった。そこで、ワイクの組織モデルに基づく定着プログラムが考案された。このプログラムでは、アンケート、詳細なインタビュー、フォーカスグループディスカッションを用いて看護師の懸念事項を把握した（実施）。研究結果に基づき、これらの問題を解決するための戦略が特定された（選択）。そして、このプログラムは看護師の態度に関するさらなる情報とこれらの戦略に関する助言を集め、改良された戦略を実行した（定着）。[45]

教育への応用

一部の学者は、疎結合システムとガベージカンモデルが高等教育組織の柔軟性を保証すると主張している。疎結合システムの支持者は、管理者が疎結合を強化すると、大学の学問の自由と学生の個々のアイデンティティが破壊されると考えている。しかし、ワイクは「（組織の）予測不可能性は、システム内の要素が疎結合であると結論付けるための十分な証拠ではない」と主張している。[46]ワイクの警告、すなわち疎結合を規範モデルとして使用すべきではないという点に注目する学者もいる。大学は、より密結合のシステムになっても学問の自由を失うことはない。フランク・W・ワイクは、「大学は、ある側面では密結合し、別の側面では疎結合している。密結合は、ある問題が現状維持を支持する場合に発生し、疎結合は、ある問題が現状に異議を唱える場合に発生する」と述べている。[47]

ワイクの組織化モデルは、大規模講義室における多義性を軽減し、学生の参加を促進するために適用できます。大規模講義室は、多義性の度合いが様々である情報環境と捉えることができます。学生は、多義性が低い講義室のメッセージを理解するため、集合ルールを制定します。多義性が高いメッセージを明確にするために、学生は行動、反応、調整に焦点を当てた行動サイクルを活用できます。「学生は、適用されたルールとサイクルが、元の情報入力の多義性を解釈する能力にどのように影響したかを評価し、入力に対する効果的な反応を導き出すために追加のルールとサイクルが必要かどうかを判断する」[48] 。大規模講義室では、質問をすることに抵抗を感じる学生もいます。このように、マイクロブログの共時性と匿名性は、学生の質問を促す第二のチャネルとなり、多義性を軽減します。教員は、マイクロブログ形式を通じて組織的知性を維持することができます。 [48]

紛争管理への応用

全く同じ利益を共有する二者を見つけることは困難です。したがって、組織においては対立と協力が共存します。制度化された紛争管理は、持続可能な組織を構築するために管理者によって頻繁に用いられます。メタファーは、新たな知識と新たな実践を含む情報環境を理解し解釈するための包括的なアプローチを提供します。「紛争管理実践の補助的な代表者によって作成されたメタファーは、制度化の質と深さを反映しています。」メタファーは、集合的な意味づけと組織環境の描写として認識することができます。個人は、組織における紛争に関するメタファーに基づいて意思決定を行うことができます。[49]

批評

ユーティリティ

この理論は、個々の行為者の役割ではなく、コミュニケーションのプロセスに焦点を当てています。集団や組織内の人々を理解しようとするのではなく、情報処理の複雑さを検証します。[50] さらに、この理論は組織そのものではなく、組織化という行為を詳細に検証します。ワイクは組織化を「条件付きで関連するプロセスに組み込まれた相互に連携した行動によって、規定された環境における曖昧さを解決すること」と定義し、「人間は主に、生活における情報の不確実性を軽減するために組織化する」と述べています。[51]

論理的一貫性

一部の学者は、この理論は論理的一貫性のテストに不合格であり、人々は必ずしも組織内の規則に導かれるわけではないと主張している。組織のメンバーの中には、コミュニケーションの規則に全く関心がなく、彼らの行動は他の何よりも直感に左右される可能性がある。[52]

他の批評家は、組織情報理論は組織を時間とともに変化する存在ではなく、静的な存在として捉えていると主張する。組織を分析する際には、人員削減、アウトソーシング、さらには技術の進歩といった動的な調整を考慮に入れるべきであるが、組織情報理論はこれを考慮に入れていない。[53]

この理論の批評家は、組織コミュニケーションに関連する2つの主要なテーマである階層構造や対立に十分な注意を払っていないと主張している。 [54]場合によっては、階層構造の文脈が意味づけを困難にし、下向きの否定的なフィードバックの流れを示唆する。意味づけのプロセスは、従業員が組織内で沈黙している理由を説明するために適用できる。期待とアイデンティティという2つの意味づけのリソースは、従業員が上向きの否定的なフィードバックを与えることを妨げている。従業員は、上司に対する否定的なフィードバックが自分の雇用安定を脅かすか、上司に無視されるかもしれないと予想している。さらに、従業員は自分の理解を理解し、最善の決定を下すことができない欠陥のある専門家であると認識している。[55]

範囲

この理論は、より広範な社会的、歴史的、制度的文脈も無視している。制度的文脈と文化的・認知的制度がセンスメイキングにおいて果たす役割には、より注意を払うべきである。テイラーとヴァン・エブリによれば、「[ワイクによる1995年の『組織におけるセンスメイキング』におけるエンアクテーションの解釈に欠けているのは]…組織をコミュニケーション構築物として理解すること、あるいは組織に伴う多くの内部矛盾と緊張を伴う人間社会の制度化への認識である」[56] 。行為者は、制度においてセンスメイキングを行う際に、職場、学校制度、メディアにおける社会化を通じて認知に制約される。これは、制度の多様性を低下させ、安定性を高める。理論を拡張するために、社会メカニズムを適用することで、伝統的な認知的制約に加えて、制度がどのようにセンスメイキングを準備し、編集し、引き起こすのかを考察することができる。[57]

OITの拡張

ブレンダ・ダービン博士：意味づけアプローチ

組織情報に関するワイク博士の研究を補足して、著名な学者（および研究仲間）のブレンダ・ダービン博士は、プラットフォーム間での曖昧さと不確実性の処理方法を探る同様の道をたどりました。

しかし、よりコミュニケーション重視の観点からこれらの問題に着目したダーヴィン博士は、これらの問題が別の場所から発展していることを発見しました。それは、ワイクとは異なり、「実体、時間、空間の間の不連続性」を前提としている点です。モジュール性ではなく、「各個人は時間と空間を移動する実体であり、他の人々、人工物、システム、または制度を含む他の実体と関わります。これらのギャップを埋めるための戦略として個人が意味を構築することが、意味構築アプローチの中心的なメタファーです。」[58]

この別の視点を用いることで、ダービン博士は「ギャップを埋める行動のパターンは、人口統計学的カテゴリーや性格指標といった、空間や時間を超えて個人を定義するために一般的に用いられる属性よりも、個人が自らが置かれているギャップをどのように定義するかによってよりよく予測できる。状況や人々は常に変化しているが、人々によって定義される人々と状況の間の相互作用のパターンは、いくぶん安定しているようだ」ことを発見した。[58]

組織情報理論とイノベーション

2000年、研究者のドータリー、ボレッリ、ムニール、オサリバンは、組織内のイノベーション能力のレベルは、市場の急激な変化や技術パラダイムシフトなどの不確実または曖昧な状況における集団的経験を正しく理解する能力と関連していることを発見した。」[59]

革新性の低い企業の意味づけシステムは、本能的に「既存のルールに囚われ…予期せぬ情報や型破りな能力セットを除外し、集団思考や同じような状況を繰り返してしまう」傾向によって阻害されているように思われる。一方、「革新的な組織は…既存のビジネスロジックに果敢に挑戦し、新たな洞察を活用し」…そして、これらの洞察は「既存の解釈やスキームを変え、ひいては組織全体の進化に影響を与え、解釈スキーム自体が外部からの力に対処しやすくなるようにした」[60] 。

ワイクは、イノベーションに密接に関連する3つのダイナミクスを提唱している。それは、「知識は暗黙的であると同時に明確に表現されていること、プロセスを結びつけることは組織行動の複数のレベルにまたがっていること、そしてプロセスを結びつけることは複数の緊張関係を体現していること」である。[61]ある研究では、これらのダイナミクスと組織的センスメイキングを適用し、人々が製品イノベーションのための市場と技術に関する知識をどのように理解しているかを分析している。革新的な組織は、関係者が「イノベーションのために適切な方法で、適切な種類の市場と技術に関する知識を構築、分類、解釈、再考すること」を可能にするセンスメイキングのシステムを備えている。しかし、革新的でない組織の関係者は、知識を別の方法で理解している。[62]

参照:

コンピュータを介したコミュニケーション（CMC）とセンスメイキング

コンピュータを介したコミュニケーションは、現代の職場や組織環境において、徐々にコミュニケーションの不可欠な要素となってきています。ワイクは、端末を離れた場所での意味形成には、実現、三角測量、提携、熟考、統合という5つの手順が伴うと提唱しています。[63]

ガーファートによれば、従来の職場と比較して、電子化された職場におけるセンスメイキングはより複雑で曖昧になる。[64]そして、上記の5つの手順において異なる行動をとる。具体的には、4つの明確な特徴が見られる。第一に、相互性のプロセスははるかに限定的である。コミュニケーションを行う者が異なる「端末」にいる場合、視点の相互性は遅れる可能性がある。また、このプロセスでは感覚的な手がかりはほとんど存在せず、テキストによるコミュニケーションが一般的に用いられる。言い換えれば、コミュニケーションの形態は限られている。[64]第二に、曖昧さのレベルとセンスメイキングの難しさが増す。コンピュータ用語や新しい専門用語の理解の問題は、組織におけるセンスメイキングを達成するための新たな障害として浮上する。[65] [64]第三に、CMCでは「その他」の原則はあまり適用されない。言い換えれば、CMCは硬直的に構造化されたコミュニケーション環境を構築する傾向があり、その結果、人々はコンピュータシステムの外部から追加情報を得ることがより困難になる。[64]最後に、CMCは作業内容を変化させます。一般的な作業をサポートするには、ある程度の技術的な背景やコンピュータ関連の知識が必要です。[66]

組織におけるCMCによるセンスメイキングを説明するために提案された2つの主要なモデルがあります。それは、ワイクの認知モデルと社会的相互作用モデルです。[64]

ワイクは、人々が新しい技術を用いて情報の意味を理解する上で、ますます多くの問題に直面するだろうと考えている。認知モデルは、新しいコンピュータ技術が組織における意味形成に5つの側面で大きな影響を与えると述べている。第一に、現実の物体をシミュレートされた画像や記号で完全に捉えて表現することはできないため、行動の欠陥は常に発生する。第二に、視点の相互性が限られており、直接的な行動に基づくフィードバックがほとんどないため、比較が不十分になることが多い。第三に、端末での作業は常に孤独であり、コミュニケーションの連携を低下させる。第四に、コンピュータへの絶え間ない情報の流入は、熟考を中断したり、場合によっては妨げたりする。最後に、端末での意味形成は、コンピュータの自己完結的な性質のために、常に統合の欠陥につながる。[63] [64]

現象学的社会学とエスノメソドロジーに由来する社会相互作用モデルは、センスメイキングにおける間主観的特徴と客観的特徴を強調している。[67]間主観的特徴は、人々が常に他者の主観的な意味を理解しようとすることを明らかにしている。CMCにおいて、コミュニケーションを行う者は、コンピュータを含む他者と意味を共有しているかどうかを積極的に判断することが求められる。[64]このプロセスにおいて、人々はコンピュータに認識させるために、文脈と経験を正しく描写するために、通常の形式のオブジェクト、用語、発話を用いることが期待される。[68]しかし、センスメイキングを実現するためには、従来の職場よりも多くの知識が必要となる。そのため、曖昧な意味や暗黙の意味を扱うために、エトセトラ原理が用いられるようになる。[68]人々は意味を明確にするために、積極的に追加情報を求める。[64]一方、記述語彙は、文脈、文化、技術に関する知識や情報に基づいて、人々が曖昧な意味を解決するのを助けるための指標表現として用いられる。[68] [64]

参照

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さらに読む

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