会議（議会手続き）

会議とは、意思決定を行うために人々が集まることです。この「会議」の意味は、一般的な意味での「会議」とは異なるかもしれません。なぜなら、会議は必ずしも意思決定を目的として行われるわけではないからです。

各会議は、独立したセッションである場合もあれば、セッションを構成する複数の会議の一部ではない場合もあります。会議の開催頻度は様々で、四半期以上の間隔で開催されるかどうかによって、特定の活動に影響が出ます。会議には、定例会議、臨時会議、年次総会など、様々な種類があります。各会議には議題が設けられ、会議中に議題に上がる予定の事項が列挙されます。会議の記録は議事録にまとめられます。

セッション

セッションとは、単一の議題、プログラム、議題、または発表された目的のために開催される会議、または一連の連続した会議を指します。[ 1 ] [ 2 ]組織の定款では、「セッション」という用語の具体的な意味が定義されている場合があります。ほとんどの組織では、各セッションは1回の会議のみで構成されます（つまり、「セッション」と「会議」はこの場合同義語です）。

会期の重要性は、一般的に、ある会期では将来の会期でグループを拘束するような決定を下すことができないという点にあります。会期は動議の延長可能性に影響を及ぼします。同じ会期で、同一または実質的に同一の問題を2度提起することは、同じ問題を議会に再提出する動議による場合を除き、認められません。[ 3 ]

四半期間隔

四半期間隔とは、特定の行動の実行または延期に関する時間的制限を表すものです。「最初のセッションが終了した暦月の翌月から起算して3ヶ月目までに2回目のセッションが開始される」場合、2つのセッション間の間隔は四半期間隔を超えません。[ 4 ]例えば、1月に1回目のセッションが開催された場合、前回のセッションが前年の10月1日以降、または次回のセッションが当年の4月30日以前に開催されるときは、2回目のセッションは四半期間隔内となります。[ 4 ]

次回の会議が四半期以上の間隔で予定されている場合、動議を次回の会議に延期することはできません。[ 5 ]組織の次回の会議が四半期以上の間隔で予定されている場合、現在の会議の議事録を承認するための理事会または委員会を設置するのが慣例です。 [ 6 ]会議で提案され、会議の終了までに取り下げられなかった動議は、次回の会議が四半期以上の間隔で予定されている場合は廃案になりますが、次回の会議が四半期以内の場合は、その会議で動議を取り下げることができます。[ 7 ]

会議の種類

『ロバート議事規則新訂版』では、次の種類の会議について説明しています。

  • 定期会議 – 組織が通常、一定の間隔でスケジュールする会議。[ 8 ] [ 9 ]たとえば、組織の毎週または毎月の会議がこれに該当します。
  • 臨時会議 – 必要に応じて定例会議とは別に開催される会議。[ 9 ] [ 10 ]
  • 延期された会議– 通常会議または特別会議から継続された会議（「継続会議」とも呼ばれます）。[ 9 ] [ 11 ]この会議は動議によって予定されています。
  • 年次総会– 毎年開催される会議。[ 12 ]この会議は、選挙や役員からの年次報告などが行われる点で通常の会議と異なる場合があります。
  • 執行委員会– 議事の進行が秘密にされる会議。[ 13 ] [ 14 ]
  • 公開セッション – 通常は政府機関が一般公開する会議。[ 15 ] [ 16 ] [ 17 ]政府機関の場合、公開会議法により、このような会議は公開で開催することが義務付けられている場合があります。[ 18 ]
  • 電子会議 – インターネットなどの電子的な手段で開催される会議。[ 19 ]上記のいずれかの種類の会議は、「電子」会議として開催することもできます。

グループは、1日、1週間、あるいはそれ以上の期間にわたって数回の会合を持つ大会に集まることもあります。 [ 20 ]大会は、組織の年次総会に関連して開催されることもあります。

会議の招集

会議招集通知とは、会員に事前に通知するために送付される、会議の日時と場所を定めた通知のことである。[ 9 ] [ 21 ] [ 22 ]通常、組織の事務局長が招集通知の送付を担当する。[ 23 ] [ 24 ]招集通知には、会議の議題や議題リストが含まれることもある。組織によっては、招集通知の通知期限を定めている場合もある。例えば、会議開催日の少なくとも30日前までに招集通知を送付することが求められる場合がある。[ 25 ]

この「会議の招集」の意味は、会議が始まることを意味する「会議の秩序を定める」こととは異なります。[ 26 ]

議題

議題とは、会議の開始から閉会まで、議事の進行順序を記したリストである。[ 27 ]議題には通常、1つまたは複数の具体的な議題が含まれる。議題には、1つまたは複数の議事の具体的な時間も記載できるが、必ずしも記載する必要はない。

会議の運営手順

組織には会議運営に関する独自の規則があります。米国のほとんどの組織は、ロバーツ議事規則を規則の補足として用いています。[ 28 ]米国以外の組織では、議会と同様の規則に従う場合があります。[ 29 ]

分

議事録は、議事録、あるいは非公式にはメモとも呼ばれ、会議や公聴会の記録を即座に文書化したものです。議事録には通常、会議の経過が記述され、出席者リスト、参加者が検討した論点、そしてそれらの論点に対する回答や決定事項などが含まれる場合があります。

参照

参考文献

  1. ^ロバート 2011、82ページharvnb エラー: ターゲットなし: CITEREFRobert2011 (ヘルプ)
  2. ^ thefreedictionary.comの「session」の辞書の定義を参照してください。
  3. ^ロバート 2011、88ページharvnb エラー: ターゲットなし: CITEREFRobert2011 (ヘルプ)
  4. ^ a bロバート 2011、pp. 89–90harvnb エラー: ターゲットなし: CITEREFRobert2011 (ヘルプ)
  5. ^ロバート 2011、183ページharvnb エラー: ターゲットなし: CITEREFRobert2011 (ヘルプ)
  6. ^ロバート 2011、474–475ページharvnb エラー: ターゲットなし: CITEREFRobert2011 (ヘルプ)
  7. ^ロバート 2011、214ページharvnb エラー: ターゲットなし: CITEREFRobert2011 (ヘルプ)
  8. ^ロバート 2011、89ページharvnb エラー: ターゲットなし: CITEREFRobert2011 (ヘルプ)
  9. ^ a b c dロクリー、ジェームズ (2003). 『会議手続き：21世紀の議会法と議事規則』 メリーランド州ランハム：スケアクロウ・プレス. pp.  6. ISBN 0-8108-4423-0.会議手順 ロクリー。
  10. ^ロバート 2011、91ページharvnb エラー: ターゲットなし: CITEREFRobert2011 (ヘルプ)
  11. ^ロバート 2011、93ページharvnb エラー: ターゲットなし: CITEREFRobert2011 (ヘルプ)
  12. ^ロバート 2011、94ページharvnb エラー: ターゲットなし: CITEREFRobert2011 (ヘルプ)
  13. ^ロバート 2011、95ページharvnb エラー: ターゲットなし: CITEREFRobert2011 (ヘルプ)
  14. ^ Cordes, Anne; Engle, Mark (2014年2月). 「役員会の開催者、開催時期、開催理由」 .協会リーダーシップセンター. 米国協会幹部協会 (ASAE) . 2016年1月17日閲覧.
  15. ^ロバート 2011、96ページharvnb エラー: ターゲットなし: CITEREFRobert2011 (ヘルプ)
  16. ^ 「FAQ – 公開会議法（OML）」 www.dos.ny.govニューヨーク州、国務省、オープンガバメント委員会2016年1月19日閲覧。
  17. ^ 「司法長官の公開会議法ガイド」マサチューセッツ州司法長官。 2016年1月19日閲覧。
  18. ^ 「サンシャイン法に関するよくある誤解」panewsmedia.org . 2016年1月31日閲覧。
  19. ^ロバート 2011、97ページharvnb エラー: ターゲットなし: CITEREFRobert2011 (ヘルプ)
  20. ^ロバート 2011、7ページharvnb エラー: ターゲットなし: CITEREFRobert2011 (ヘルプ)
  21. ^ thefreedictionary.comの「call a meeting」の辞書の定義を参照してください。
  22. ^ロバート 2011、4ページharvnb エラー: ターゲットなし: CITEREFRobert2011 (ヘルプ)
  23. ^ 「取締役会招集には何が必要か？ | コーポレートガバナンス | 中小企業最新情報 | ICAEW」www.icaew.com . 2016年1月17日閲覧。
  24. ^ロバート 2011、124ページharvnb エラー: ターゲットなし: CITEREFRobert2011 (ヘルプ)
  25. ^ 「タイトル23、§2151：会議の招集；通知」 www.mainelegislature.org . 2016年1月19日閲覧。
  26. ^ロバート 2011、25ページharvnb エラー: ターゲットなし: CITEREFRobert2011 (ヘルプ)
  27. ^ 「理事会会議 – 議題策定 | アイダホ州図書館委員会」libraries.idaho.gov . 2015年9月15日時点のオリジナルよりアーカイブ。 2016年1月17日閲覧。
  28. ^スローター、ジム、ラグズデール、エリックソン、ジョン・L. (2012). 『ロバーツの規則に関する注釈とコメント（第4版）』 カーボンデールおよびエドワーズビル: サザンイリノイ大学出版局. p. 160. ISBN 978-0-8093-3215-1。
  29. ^ピュレガー、マージョリー (1998). 『オーストラリア版 会議議長ガイド』 クイーンズランド州、オーストラリア: クイーンズランド大学出版局. p. 8. ISBN 0-7022-3010-3。
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