E-HRM

E-HRMとは、少なくとも2人の個人または集団の関係者がHR活動を共同で遂行できるようネットワークを構築し、サポートするための情報技術の計画、実装、適用を指します。 [ 1 ]

E-HRMは、人事部門で使用されるICTシステムを指すHRIS（人事情報システム）とは異なります。 [ 2 ]また、LepakとSnellによって「…パートナーシップに基づいて構築され、通常は情報技術によって仲介され、組織が知的資本を獲得、開発、展開するのを支援するネットワークベースの構造」と定義されているV-HRMまたは仮想HRMとも異なります。[ 3 ]

E-HRMとは、本質的に人事機能を経営陣と従業員に委譲することです。彼らは通常、イントラネットやその他のウェブテクノロジーチャネルを介してこれらの機能にアクセスします。経営陣と従業員が特定の人事機能を遂行できるよう権限を付与することで、人事部門はこれらの業務から解放され、人事スタッフは業務運営よりも戦略的な人事要素に集中できるようになります。また、管理負担が軽減されるため、組織は人事部門の人員削減が可能になります。E-HRMが発展し、ビジネス文化に深く根付くにつれて、これらの変化はより顕著になると予想されますが、まだ顕著なレベルには達していません。2007年のCIPD調査では、「初期の調査では、シェアードサービス、アウトソーシング、e-HRといった、これまで多くの議論の的となってきた開発は、コストや人員数に比較的わずかな影響しか与えていないことが示されている」と述べられています。[ 4 ]

役割

E-HRMは現代の人事業務において重要な役割を果たしています。従来のHRMは、組織内の人材の採用、選考、育成、報酬、定着、評価、昇進といった様々な機能を網羅しています。これらの機能は、バーチャルな世界にも概ね適応可能です。[ 5 ]しかし、ビジネスの世界におけるE-HRMとバーチャルオペレーションの出現により、人事担当者は大きな課題に直面しています。[ 5 ]

E-HRMは、しばしばHRMの現代版とみなされ、様々な人事管理機能と類似点を持っています。これらの機能には、組織の要件計画、人材の獲得、個人および組織のパフォーマンス向上、従業員への報酬の提供、そして人材の維持管理が含まれます。[ 6 ]

E-HRMテクノロジーを活用することで、人事戦略、ポリシー、および手順を実行するためのツールとして機能します。このテクノロジーソリューションは、ネットワーク化された環境において、人事機能が組織の人事ニーズと調和するのに役立ちます。[ 7 ] E-HRMテクノロジーは、管理者、従業員、そして人事専門家が、組織内の人事管理に必要な関連情報を取得、抽出、または修正するためのゲートウェイを提供します。さらに、E-HRMの統合により、人事プロセスにおける仲介役が排除されるため、人事専門家への依存度が低下する可能性があります。[ 7 ]

人事リーダーは、組織全体の成功に貢献する意思決定を行うために、テクノロジーとそこから得られる洞察にますます目を向けています。E-HRMの実践は、人事部門をより戦略的、適応的、そして費用効率の高いものにする可能性を秘めています。[ 8 ]情報技術は、管理費の削減、生産性の向上、対応時間の短縮、意思決定の改善、そして顧客サービスの向上を同時に実現する可能性を秘めています。組織がITベースの人事ソリューションを求める主な動機は、コスト削減、より高品質なサービスの提供、そして企業文化の変革の促進という3つの要素です。[ 9 ]

過去10年間のインターネットの急速な普及は、電子人事管理の普及と活用を著しく加速させました。[ 1 ] E-HRMとは、人事業務の遂行において、情報技術を用いて少なくとも2つの個人または集団を支援およびネットワーク化することです。[ 1 ]情報技術の複雑性の増大とそれが提供する選択肢の拡大により、バーチャルHRの概念が注目を集めています。[ 3 ]人事コンサルタントを対象に実施された調査によると、E-HRMを採用する組織の数と、E-HRMがこれらの組織に統合される程度は継続的に増加しています。情報技術は、企業が徐々に改善された人事サービスを提供できるようにしており、多くの専門家は、個別予測が人事担当者にとって主要なツールになると予想しています。[ 10 ]

E-HRMは、急速な技術進歩を活用し、業績向上を達成する上で重要な役割を果たします。技術革新により、人事部門は付加価値の高い業務を優先できるようになり、組織はテクノロジーの潜在能力を最大限に活用し、戦略目標との整合性を図ることができます。[ 11 ] E-HRMを導入する最大のメリットは、人事担当者が中間業務から解放され、人事部門における戦略立案と成長に集中できるようになることです。[ 12 ]

種類

E-HRM は、運用型、関係型、変革型の 3 つのタイプに分けられます。

運用E-HRM

最初のカテゴリーである運用型E-HRMは、人事管理業務の領域を深く掘り下げ、給与管理や従業員の個人データ管理といった機能に重点を置いています。この領域において、組織は極めて重要な選択を迫られます。直感的に操作できる人事ウェブサイトを通じて従業員に個人情報の更新を任せるか、専任の管理チームに委任するかです。この戦略的な選択は、人事管理の進化を反映しており、E-HRMテクノロジーの導入は業務プロセスを効率化するだけでなく、従業員が個人データ管理に積極的に関与する力を与えます。

リレーショナルE-HRM

2つ目のカテゴリーであるリレーショナルE-HRMは、組織内の様々な重要なビジネスプロセスを強化する上で中心的な役割を担います。これには、研修、採用、パフォーマンス管理といった活動が含まれます。リレーショナルHRMの文脈において、組織は採用・選考活動を支援するために、Webベースのアプリケーションを利用するか、従来の紙ベースの方法を利用するかという柔軟性が提供されます。この戦略的な選択は、E-HRMが多様な組織ニーズに対応できる適応性の高さを強調し、企業が人事業務を現在のテクノロジー環境にシームレスに適合させることを可能にします。

変革的なE-HRM

3つ目、そして最後のカテゴリーである「変革型E-HRM」は、戦略的人事活動の領域へと踏み出します。ここでは、知識管理や戦略的方向転換といった、俊敏性とイノベーションを目指す組織にとって極めて重要な要素となる活動に焦点が移ります。変革型HRMの領域において、組織は、企業の包括的な戦略目標に共鳴する包括的なWebベースのツールセットを備え、変化に対応できる人材を育成する力を得ます。しかしながら、組織は従来の紙ベースの資料に固執するという選択肢も残されており、これは、HRプラクティスを未来へと導く上で、組織が直面する重大な選択を浮き彫りにしています。

ステージ

E-HRMの段階は、E-HRMシステムが組織内の人事、管理者、従業員にどのようなメリットをもたらすかによって区別できます。第一段階は、E-HRMが人事情報を公開するための単なるツールに過ぎない段階です。組織から管理者または従業員への一方的なコミュニケーションのみが含まれます。この形態では、人事部門は人事情報を配信するための主要な媒体としてイントラネットを使用するのが一般的です。[ 13 ]最も初期の公開活動は、組織の方針や手順、システムのメリット、サービスのディレクトリ、最新のイベントなど、一般的なコンテンツです。そのため、個人に合わせた求人情報など、パーソナライズされたコンテンツが続いて導入されることがよくあります。[ 14 ]

第二段階は人事業務の自動化です。この段階では、E-HRMが人事業務プロセスのワークフローに対応し、統合します。さらに、紙ベースの管理業務は電子入力に置き換えられます。組織はイントラネットと外部接続の両方を利用します。場合によっては、複数のアプリケーションプログラムも使用します。[ 13 ]この段階では、管理者と従業員がデータベースにアクセスし、情報を更新、検索し、それに基づいて意思決定を行うことができます。例えば、従業員は有給休暇の積立状況や残高、現在の福利厚生、個人の人口統計データ、勤務スケジュール、退職金プランの残高など、従業員固有のデータを照会できます。[ 14 ]

最後の段階は人事機能変革段階です。この段階では、業務レベルの問題に焦点を当てるのではなく、組織の戦略目標をサポートする段階へと進みます。[ 13 ]この段階では、E-HRMは3つの主要な機能をカバーします。第一に、事業部門との戦略的パートナーシップの構築です。第二に、人事スペシャリストの拠点となる専門センターの構築です。そして最後の機能は、より良い人事サービスを提供するためのサービスセンター管理です。この段階のE-HRMシステムにより、人事部門は組織の知的資本の管理、組織の社会資本の開発、そして組織内の知識管理の促進において、より積極的な役割を果たすことができます。[ 14 ]

目標

従来、人事目標は、コスト効率の維持、社内顧客へのサービス向上、そして事業戦略への対応という3つのカテゴリーに分類されてきました。e-HRMでは、これら3つのカテゴリーに4つ目の目標が追加され、人事管理のグローバル化への対応が強化されます。e-HRMが支援する人事機能は、トランザクション目標とトランスフォーメーション目標です。トランザクション目標はコスト削減に役立ち、トランスフォーメーション目標は人事担当者の時間配分を改善し、より戦略的な課題に取り組めるよう支援します。e-HRM導入によって、これらの運用上のメリットに加え、様々なメリットももたらされています。給与計算プロセスがその好例であり、人事部門はより多くの取引を、より少ない問題で処理できるようになりました。E-HRMは効率性を高め、コスト削減と様々なプロセス全体のスピード向上を通じて、企業の人事スタッフの削減に貢献しました。E-HRMは企業に関係性という面でも影響を与え、従業員と管理者が人事情報にアクセスし、社内外のあらゆる部門との連携を強化することを可能にします。この接続性により、地理的なレベルでのコミュニケーションが可能になり、情報共有や仮想チームの構築が可能になります。さらに、e-HRMは標準化をもたらし、標準化された手順によって組織が人事要件を遵守し続けることを保証し、より正確な意思決定を可能にします。最後に、e-HRMと認識された労働生産性との関連性を、直接的に、また人事サービス品質の媒介的役割を通じて調査する研究が始まっています。[ 15 ]

成果

ミクロレベルの成果

e-HRMは、ユーザー満足度や受容性といった個人への影響をもたらします。こうした満足度と受容性は、時間の節約や結果の精度向上といった付加価値によってもたらされます。例えば、求職者は、e-リクルーティングによって明らかに多くの求人が見つかり、情報の質も向上したため、e-リクルーティングに対してより好意的な認識を持つようになりました。また、求職者は、より肯定的で詳細な情報を提供する採用重視のウェブサイトに対しても、より肯定的な反応を示します。[ 1 ]

マクロレベルの結果

マクロレベルの成果は、業務的成果、関係的成果、そして変革的成果に分類されます。業務的成果は、人事スタッフの削減、コスト削減、プロセスの迅速化、管理業務の負荷軽減といった、e-HRMの効率性と有効性に関する成果と関連しています。関係的成果は、様々なアクター間の相互作用とネットワークを指します。変革的成果は、組織全体のパフォーマンスに貢献する能力を含む、HRMの全体的な範囲と機能の根本的な再構築によって促進されます。[ 16 ]

ダークサイド

E-HRMは、人事部門の顧客（従業員と経営陣の両方）へのサービス向上、人事部門の効率性と費用対効果の向上、そして人事部門が組織目標達成における戦略的パートナーとなる可能性を秘めているとされています。しかしながら、E-HRM導入の本来の目的と潜在的なメリットを覆い隠してしまう要因もいくつかあります。組織は、起こり得るリスクと予期せぬ結果を考慮する必要があります。

組織がまず考慮しなければならないのは、E-HRMの導入コストです。E-HRMは技術的な側面と深く関連しているため、E-HRMシステム導入の初期投資には多額の費用がかかります。[ 17 ] E-HRM導入のメリットは導入コストを上回ると期待されます。E-HRM導入の効果を確実にするために、組織はいくつかの診断的質問を使用することができます。例えば、E-HRMシステムがHRMとビジネス戦略の整合性に影響を与えているかどうか、E-HRMが競争優位性とパフォーマンス向上をもたらすかどうか、組織全体でE-HRMを導入することで戦略的HRMの変化のパターンやペースが異なるかどうか、E-HRMへの投資が戦略的HRM機能の正当性を高めるために行われているかどうかなどです。[ 18 ]

このように、E-HRMの利用は、本質的にプライバシーとセキュリティ上の懸念を伴います。システムは個人情報を収集し、分析に利用することで、ユーザーのあらゆる活動を把握します。[ 19 ]組織は、データの管理方法、データの操作範囲、ユーザーが特定のデータにアクセスできる範囲などを見直すなど、セキュリティとプライバシーの問題に対処するための対策を検討する必要があります。また、組織は、E-HRMシステムを社内外に統合する際には、接続された各ユニットのアクセスレベルを考慮する必要があります。[ 20 ]

実践

E-HRM に関しては、組織は HRM 機能と活動でシステムをどのように使用するかについて柔軟性があります。

電子計画

E-HRMは、従業員の知識、スキル、能力を含むデータの収集、復元、更新を容易にします。これにより、特定の部門のニーズに対する意思決定プロセスがより迅速かつ知識に基づいたものになります。[ 16 ]

組織は、現在の労働力の構成とスキルを調査し、人材の需給を予測するために、より優れた労働力活用分析を実施することができます。[ 21 ] [ 22 ]現在の労働力の社内才能とスキルのデータベースインベントリを開発することにより、組織は、外部で潜在的な従業員を探す前に、現在の従業員のスキルとトレーニングを活用することができます。[ 23 ]組織は、組織内の管理職や監督職の交代要員を特定することができます。「潜在能力の高い」従業員のパフォーマンスを長期にわたって追跡することにより、組織は、ポジションが空いたときに彼らを重要なポジションに割り当てることができます。[ 21 ]組織は、労働力分析、特に主要な人事成果（生産性、離職率、欠勤、従業員満足度など）の分析を得ることができます。[ 24 ] [ 22 ]このデータを使用して、組織の存続と成功に非常に重要な従業員満足度の定期調査を実施することができます。[ 25 ]

一方、組織はE-HRMを万能薬と見なし、これらのシステムが利益と組織全体の有効性を高めるという非現実的な期待を抱くことがあります。実際には、組織の収益性や生存率を向上させる能力は、内部効率と製品・サービスに対する需要に左右されます。[ 26 ]

E-採用

e-HRMテクノロジーを活用することで、企業はより大規模な候補者プールを獲得し、選考プロセスを支援することができます。その結果、採用プロセスを短縮し、採用コストを削減することができます。[ 16 ]

組織は、より広い地理的範囲とより幅広い資格のある応募者セットにより、より多くの応募者を引き付けることができます。[ 26 ] [ 27 ]組織は、求人応募、履歴書のスキャン、応募者への組織の対応を自動化することで、管理上の負担を軽減できます。[ 22 ]組織は、自動スクリーニング用のソフトウェアを使用することで、採用プロセスのサイクルタイムとコストを削減できます。[ 28 ]組織は、応募者を自動的に追跡し、パフォーマンスと採用後の定着率を監視し、配置の成功に影響を与える要因を特定できます。[ 22 ]組織は、企業文化や価値観を潜在的な応募者に伝え、応募者の魅力を高め、競合他社との差別化を図ることで、ブランドを拡大できます。[ 26 ] [ 22 ] [ 29 ]

しかし、組織は実際には、資格の低い応募者や組織に適合しない応募者を多く引きつけてしまう可能性がある。[ 26 ] E-HRM は必ずしも応募者の全体的な質を高めるわけではない。[ 30 ]一方、応募者数の増加により、組織は管理業務量を増加させている。[ 31 ]電子リクルーティングの非人間的な性質や、採用ウェブサイトがユーザーフレンドリーでないために、組織は優秀な応募者を引きつけられない可能性がある。[ 32 ]デジタル ディバイド、システムにアクセスできないこと、コンピュータを使用できないことが原因で、組織は一部の保護対象グループのメンバーにリーチできない。これは、人種的および民族的マイノリティ、高齢の応募者、障害者、地方在住者など、一部の保護対象グループのメンバーに不釣り合いな悪影響を及ぼしている。[ 26 ]

Eセレクション

組織は、自動スキャンおよびスクリーニング機能を使用することで、初期スクリーニングプロセスを合理化し、多数の応募書類や履歴書の審査に関連する管理上の負担と管理コストを削減できます。[ 33 ]組織は、スピード、適時性、柔軟性、およびテストに関連する全体的なコストの削減という利点を備えて、インターネット雇用テストプロセスを実施できます。[ 26 ]組織は、選考テストのスコアを自動的に取得し、応募者に仕事への適格性の程度に関する即時フィードバックを提供できます。[ 26 ]組織は、電話、ビデオ会議、およびその他の形式のテクノロジーを使用して面接を実施できます。[ 26 ]組織は、選考予測子から行われた推論の妥当性と選考プロセスの全体的な有効性を評価するために使用するデータを収集および保存できます。組織は、応募者の選考プロセスへの反応を調べるためにオンラインアンケートを作成し、これらのアンケートのデータを使用して選考手順を改善できます。[ 22 ]

組織は、コンピュータ化されたテストやインターネットベースのテストの使用が、以前に検証されたテストと同等ではないというリスクに直面する可能性があります。いくつかの研究では、2種類のテストのスコアが同等ではないことがわかりました。[ 34 ]組織は、新しい選考手順（オンライン申請、コンピュータテスト、電子面接など）のスコアや評価に頼って、応募者の職務遂行能力について有効な推論を行うことができない可能性があります。[ 26 ]理由としては、キーワードの誤り、コンピュータテストと紙と鉛筆のバージョン間でのシステムの非同等性の結果、テストソフトウェアの操作とテストの完了を同時に行うという2つの認知タスクの同時実行が厳しい性質などが挙げられます。[ 35 ] [ 36 ] [ 22 ]組織は、コンピュータ自己効力感が低い、またはコンピュータ不安が高い、紙と鉛筆のテストよりもオンラインテストの成績が悪い、適格な応募者を失うリスクに直面する可能性があります。[ 37 ] [ 38

Eラーニング

オープンで柔軟な教材を用いることで、eラーニングは革新的なアプローチとなり、学習者中心でインタラクティブかつ誰もが容易に学習できる環境を提供します。eラーニングは、時間や場所に縛られることなく知識を習得することを可能にします。[ 16 ]例えば、アーンスト・アンド・ヤングはeラーニングによって研修時間を52%短縮しました。[ 39 ]組織は、従業員がより集中的かつタイムリーで、職務に関連性の高いマルチメディア体験にアクセスできるようにすることで、モバイルラーニングを通じてより柔軟な学習中心の文化を築くことができます。[ 40 ]

企業は研修コストを削減できます。企業研修における最大の費用の一つは出張費であり、研修コストの最大40%が出張費に充てられているとの推定もあります。[ 41 ]調査では、eラーニングがコスト削減と効率向上に効果があることが一貫して示されています。アーンスト・アンド・ヤングは研修コストを35%削減し、IBMは研修予算を4億ドル削減し、シスコは研修コストを40～60%削減するなど、eラーニングの導入によって研修コストを削減できた企業もあります。[ 39 ] [ 42 ]

eラーニングモデルには利点がある一方で、組織が考慮しなければならないいくつかの欠点も存在します。共通の欠点は、講師と受講者の間の人間的な交流が少なくなることです。これは、eラーニングが受講者をある程度孤立した状況に置かざるを得ないためです。多くの場合、eラーニングでは講師が積極的に立ち会うことはなく、代わりにビデオや多読資料といった既成の教材が使用されます。実質的に、受講者は独学で学習することになります。[ 43 ]

E-補償

ウェブベースのソフトウェアとツールを利用することで、管理者は報酬ポリシーの設計、管理、報告を行うことができます。E-Compensationは、従業員からの機密情報や特定の報酬制度に関する問い合わせへの対応を含め、報酬管理業務のルーチンを管理することができます。[ 16 ]

組織は、報酬と福利厚生を支援するテクノロジーを活用することで、効率性を高め、コストを削減できます。自動化された報酬計画システムは、年間85万ドルの管理コストを削減し、報酬計画の時間を50%以上短縮できます。これらのシステムはエラーを削減し、意思決定の精度を高めるため、組織はデータの精度を向上させることができます。組織は、外部ソース（例：給与調査）と内部ソース（例：現在の報酬）からのデータをより適切に統合することで、報酬構造における不公平な領域を特定できるようになります。[ 26 ]

組織は、より正確でタイムリーかつ完全なデータを活用することで、社内外の公平性を向上させる報酬戦略を策定できます。また、外部の給与データを迅速かつ効率的に報酬計画に統合し、社内の給与問題に積極的に取り組むことで、給与格差による従業員の離職リスクを軽減できます。[ 26 ]

組織は、従業員の組織支援と組織市民行動（OCB）に対する認識を高めることができます。正確で安全、使いやすく、従業員にとって便利なシステムは、従業員の満足度の向上、組織支援の認識レベルの向上、そしてOCBへの関与レベルの向上につながります。[ 44 ]適切に設計されたeベネフィットシステムを通じて、組織は従業員が利用できる福利厚生に対する理解を深めることができます。これにより、従業員の組織に対する認識が向上し、より積極的な市民行動への取り組みへのモチベーションが高まります。

組織のニーズは、システムの硬直性と柔軟性の欠如のために満たされない可能性があります。従業員は、会社の基準や規則に基づくよりも、業績や競合企業からの求人に基づいてより早く昇給を受けるべきであるため、組織は従業員の定着率を落とさざるを得ない場合があります。[ 26 ]

一方で、経営者は意思決定においてテクノロジーに過度に依存する場合がある。報酬ソフトウェアへの盲目的な準拠は経営者の責任放棄であり、長期的には企業にとって非効率的である。[ 45 ]さらに、ビジネス環境は急速に進化しているため、テクノロジーがビジネス環境の変化に対応できず、電子報酬システムが時代遅れになる可能性がある。[ 22 ]したがって、今日機能している意思決定モデルは、将来においても適切であり続けるために、時間の経過とともに進化していく必要がある。

電子パフォーマンス管理

電子パフォーマンス管理とは、パフォーマンス管理プロセス（収集、保存、分析、報告）のための視聴覚コンピュータシステムと説明できます。従業員に必要な知識、技術、方法、そして支援システムを提供することで、個人のパフォーマンス向上を通じて高い組織パフォーマンスを実現することが期待されます。[ 16 ]

パフォーマンス管理機能のためのE-HRMは、データ駆動型の意思決定、業務の合理化、管理作業負荷の軽減、コスト削減など、組織に大きなメリットをもたらします。[ 46 ] [ 47 ]これらのシステムは、特に若い従業員からの支持も得ており、情報ネットワークの標準化と統合を促進します。[ 48 ]全体として、E-HRMは、データ駆動型の洞察を提供し、業務効率を向上させ、戦略能力を強化することで、組織に力を与えることができます。[ 48 ] [ 46 ] [ 47 ]

しかし、E-HRMを業績管理に用いることは、リソース配分の非効率性やユーザーインタラクションの制限、下位レベルの意思決定の重要性による分散化の影響を受けるなど、いくつかの欠点を伴う。[ 46 ]システムのモビリティや適応性が低下し、処理時間も大幅に長くなる可能性があるが、分散化によって意思決定が簡素化され、従業員の自主性が促進されることでこれらの問題を軽減できる。[ 46 ]高額な開発コストが発生するため、企業の複雑な状況に精通していない外部コンサルタントを起用することが多く、財務リスクも生じる。[ 49 ]社内で開発された場合でも、開発期間の長期化、継続的な適応性要件、主要な専門家への依存といった課題が生じる可能性がある。開発者が退職した場合、サポートや運用上の問題が発生する可能性がある。[ 47 ]

E-HRMにおけるAI統合

人工知能（AI）の台頭に伴い、E-HRMシステムは進化を遂げ、高度なデータ分析、予測機能、そして従業員一人ひとりに合わせたパーソナライズされたエクスペリエンスを提供しています。AIは、データに基づく意思決定、採用効率の向上、リアルタイムのパフォーマンス管理のサポートなど、様々な人事機能を強化します。最近の調査によると、e-HRMにおけるAIは、履歴書選考などの定型業務の自動化を支援し、感情分析を通じて従業員エンゲージメントに関する洞察を提供することが示されています。こうしたAIの統合は、効率性を向上させるだけでなく、将来の人材ニーズや潜在的な人材ギャップを予測することで、戦略的なHRMを支援します。

e-HRMにおけるAIツールは、大規模なデータセットを分析し、従業員の行動パターンや傾向を特定することで、人事部門が離職率などの問題に積極的に対処することを可能にします。例えば、AIを活用した感情分析ツールは、コミュニケーションチャネルを監視し、士気の低下を特定することで、人事マネージャーによる早期介入を可能にします。さらに、AIの予測機能は、離職パターンやスキル要件を分析することで人材計画を支援し、組織が競争力のある人材優位性を維持するのに役立ちます。[ 50 ]

参照

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