テクニカルライティング
テクニカルライティングは、産業および科学分野の組織が、顧客、従業員、組立作業員、エンジニア、科学者、その他ユーザーがタスクの完了や研究のためにこの形式のコンテンツを参照する際に、複雑な情報を明確かつ正確に伝えるために用いる特殊なコミュニケーション形式です。ほとんどのテクニカルライティングは、分かりやすいビジュアルコミュニケーションに支えられた平易な言葉遣い（PL）に基づいており、複雑な情報を明確かつ正確に説明しています。
テクニカルライティングは、対象分野に関する正確な調査と、収集した情報をエンドユーザーが容易に理解できる 形式、スタイル、そして読みやすさで表現することが求められる、労力を要するライティング形式です。テクニカルライティングには主に2つの形式があります。
手続き型
テクニカルライティングの最も一般的な形式は、圧倒的に手順書です。手順書とは、分かりやすい個々のステップに分解された指示書です。効果的な文章を書くには、専門家と「素人」の読者が同じ手順を同じように理解できる必要があります。だからこそ、この形式の文章を作成する際には、正確性、標準化、そして簡潔さが非常に重要です。
- 手順ベースのテクニカルライティングは、世界中のあらゆる分野の科学や産業で使用されています。
- テクニカル ライティングの手順は、ユーザーによる操作、組み立て、インストール手順、および人員の作業/安全手順 (標準操作手順など) を説明するために広く使用されています。
ソフトウェア業界は現在、手順書形式のテクニカル ライティングの最大のユーザーの 1 つであり、プログラムのユーザー操作やインストール手順を説明するために手順書を使用しています。
科学的
2番目に一般的なテクニカルライティングの形式は、しばしば科学的テクニカルライティングと呼ばれます。この形式のテクニカルライティングは「ホワイトペーパー」の執筆基準に準拠しており、特定の読者に専門的な製品／サービス、または意見／発見を売り込むために使用されます。[ 1 ]組織は通常、科学的テクニカルライティングを用いて、業界誌の記事や学術論文としてホワイトペーパーを公開します。[ 2 ]科学的テクニカルライティングは、技術的なトピックに精通した読者にアピールするために書かれます。手順書のようなテクニカルライティングとは異なり、これらの文書には、業界特有の用語、データ、そして著者または執筆組織の調査結果／立場を支持する明確なバイアスが含まれることがよくあります。[ 3 ]この二次的なテクニカルライティングの形式は、読者に論文の結論に同意させることを唯一の目的として、主題と研究分野に関する深い知識を示す必要があります。[ 4 ]テクニカルライターは通常、組織または業界の専門家のためにホワイトペーパーを執筆または代筆しますが、出版されたバージョンにクレジットされることはめったにありません。
基本要素
しかし、ほとんどの場合、テクニカルライティングは、複雑な科学的またはニッチな主題を、幅広い理解力を持つエンドユーザーに伝えるために使用されます。コンテンツがすべての人に理解されるようにするために、平易な言葉遣い（PL）が使用され、事実に基づいた内容のみが提供されます。現代の手順書は、人称代名詞、抽象的な言葉、馴染みのない頭字語などの不要な情報を含む詳細な説明ではなく、単純な用語と短い文に依存しています。正しい文法を実現するために、手順書は能動態と正式な口調で、三人称の客観的な視点から書かれています。テクニカルライティングの文法は印刷ジャーナリズムと非常に似ており、非常によく似た文法スタイルに従います。[ 5 ]
テクニカルライティングは工学、医療、科学の分野で重要な役割を果たしているが、これらの分野の学位は必要ない。その代わり、文書の作成者はテクニカルライティングの専門家でなければならない。正確性を確保するため、組織内の主題専門家、社内仕様、正式なエンジニアリングレビュープロセスに頼る。役割分担を確立することで、組織の文書の両面により重点を置くための必要な分業が生まれる。一般的に、テクニカルライターは正しいスタイルとフォーマットが適用されていることを確認する役割を担い、SMEは正確性をレビューする。ほとんどのテクニカルライターは、テクニカルコミュニケーション、ジャーナリズム、英語、テクニカルジャーナリズム、コミュニケーションなどのライティング分野の教養学位を取得している。テクニカルライティングは、テクニカルコミュニケーション分野で最大のセグメントである。[ 6 ]
テクニカルライティングを必要とする分野の例としては、コンピューターのハードウェアとソフトウェア、建築、エンジニアリング、化学、航空学、ロボット工学、製造、金融、医療、特許法、民生用電子機器、バイオテクノロジー、林業などが挙げられます。
概要
テクニカルライティングは、訓練を受けたテクニカルライターによって行われることが最も一般的であり、彼らが作成するコンテンツは明確に定義されたプロセスによって生み出されます。テクニカルライターは厳格なガイドラインに従い、共有するテクニカルライティングは、統一的に標準化され、広く使用されている形式とスタイル（例：DITA、マークダウン形式、APスタイルブック、シカゴマニュアルスタイル）で作成されます。テクニカルライターの主な仕事は、技術情報を可能な限り明確かつ効果的に伝えることです。[ 7 ] [ 8 ]最高レベルの明瞭性を実現するには、組織のテクニカルライティングは読者にとって区別がつかないものでなければなりません。つまり、確立された形式、文法、および/またはスタイルが著者間で異なっていてはならないということです。テクニカルライターの扱うテーマは複雑な場合が多いため、優れたライティングスキルとコミュニケーションスキルが不可欠です。テクニカルライティングは、決して書面によるコミュニケーションに限定されるものではありません。複雑なトピックを簡素化するために、視覚的なコミュニケーションがドキュメントに組み込まれることがよくあります。テクニカルライターは、視覚的なコミュニケーションを作成するために、さまざまな最新の画像およびグラフィック編集ソフトウェアを使用します。イラスト、図、CAD爆発図を編集するソフトウェアは、この業界でよく使用されるツールです。[ 9 ]
場合によっては、エンジニアが担当プロジェクトのテクニカルライティングを担当することもあります。しかし、毎週製品をリリースしたり改訂したりする必要がある大規模組織では、このようなケースは稀です。ビジネス面では、マーケティング資料やプレスリリースは通常、マーケティング分野やクリエイティブライティングの訓練を受けたライターによって作成されます。しかし、組織が作成するあらゆる技術コンテンツに対して、テクニカルライターが編集やその他のアドバイスを提供することが求められる場合もあります。
歴史
テクニカルライティングが専門職として認識されるようになったのは第二次世界大戦以降のことですが、その起源は古代エジプトにまで遡ります。古代エジプトでは、手順を説明するために視覚的なコミュニケーションが頻繁に使用されていました。古代ギリシャ・ローマ時代には、アリストテレスやデモクラトゥスなどの作家によるテクニカルライティングが、書かれたテクニカルライティングの最も初期の形式として挙げられています。現代の手順書と見なされるテクニカルライティングの最も初期の例は、初期の錬金術師にまで遡ります。これらの初期の科学者は、現在「レシピ」として知られているものを開発しました。西洋文明における手順書の最も初期の発見のいくつかは、西暦1100年にまで遡ります。しかし、視覚的なコミュニケーションは、はるか以前から古代インドや中国で手順を説明するために使用されていました。
印刷機の発明、ルネサンスの到来、そして理性の時代の到来とともに、発見を文書化することが必要不可欠となりました。アイザック・ニュートンやレオナルド・ダ・ヴィンチといった発明家や科学者たちは、自らの発明や発見を記録した文書を作成しました。[ 10 ] :1 これらの文書は、出版当時は「技術文書」と呼ばれることはありませんでしたが、現代の技術的なコミュニケーションとライティングの形態の発展に重要な役割を果たしました。[ 10 ]
技術コミュニケーションの分野は産業革命の時代に成長しました。[ 11 ] : 3 発明される機械がますます複雑化するにつれ、人々にその使い方を説明する必要性が高まりました。[ 11 ] : 8 しかし、口承によって技術が伝承されていた過去とは異なり、発明者以外にはこれらの新しい機器の使い方を知っている人はいませんでした。そのため、書くことが情報を伝達する最も迅速で効果的な方法となり、これらの機器について記録できるライターが求められました。[ 11 ]
20世紀には、テクニカルライティングの需要が急増し、この職業は正式に認められました。第一次世界大戦と第二次世界大戦の出来事は、医学、軍事装備、コンピュータ技術、そして航空宇宙技術の進歩をもたらしました。[ 10 ]：2 この急速な成長と戦争の緊急性が相まって、これらの技術の利用を支援するための、よく設計されたドキュメントの緊急の必要性が生まれました。この時代、テクニカルライティングの需要は高く、「テクニカルライター」は第二次世界大戦中に正式な職名となりました。[ 10 ]：1
第二次世界大戦後、技術の進歩は消費財と生活水準の向上をもたらした。[ 10 ] : 3 戦後の好景気の中で、図書館や大学などの公共サービス、そしてバスや高速道路などの交通機関は飛躍的な発展を遂げた。これらのプロセスを記録するライターの需要が高まった。[ 10 ] : 1 また、この時期に大企業や大学がコンピュータを使い始めた。特に注目すべきは、1949年にジョセフ・D・チャップラインが最初のコンピュータ技術文書であるBINACコンピュータの取扱説明書を執筆したことだ。[ 12 ]
1947年のトランジスタの発明により、コンピュータはより安価に、個人や中小企業が購入できる範囲で生産できるようになりました。[ 10 ]：3 これらの「パーソナルコンピュータ」の市場が拡大するにつれて、これらのデバイスを説明し、ユーザードキュメントを提供できるライターの必要性も高まりました。[ 10 ]：3 テクニカルライティングの専門職は、1970年代と1980年代に家電製品がますます多くの人々の家庭に普及するにつれて、さらに拡大しました。[ 10 ]
近年、社会におけるコンピュータの台頭により、デジタル通信の分野で多くの進歩がもたらされ、テクニカルライターが使用するツールも変化しました。[ 10 ]：3 ハイパーテキスト、ワードプロセッサ、グラフィック編集プログラム、ページレイアウトソフトウェアにより、技術文書の作成がより迅速かつ容易になったため、今日のテクニカルライターはこれらのプログラムに精通している必要があります。[ 7 ]：8–9
技術文書
テクニカルライティングは、情報と読者層に応じて、様々なジャンルとライティングスタイルを網羅しています。一般的に使用される技術文書の例としては、以下のようなものがあります。
- API ドキュメント: 主に Web 開発分野で、アプリケーション プログラミング インターフェイス (API)を使用して個々の Web アプリケーションの操作手順とリビジョンを文書化するために使用されます。SwaggerやPostmanなどの一般的な API ツールを使用すると、テクニカル ライターは、関連コード (ローカリゼーション、ログイン、セキュリティなど) を含む特定の API ディレクトリにアップロードするためのドキュメントをマークダウンで簡単に作成できます。API ドキュメントは通常、API ツールのWYSIWYGエディター内から標準化された「マークダウン」形式に自動的に変換されます。ほとんどの場合、テクニカル ライターは、新しいコード更新が適用されるたびに、ディレクトリのソフトウェア手順の更新をアップロードします。Web サイトのディレクトリは通常、「Git」に保存および更新されるため、プログラマーは更新されたディレクトリをテスト サーバーに簡単に移動して、次にライブ サーバーに移動できます。
- 組立指示書（AI）：組立ラインの作業員向けに社内手順を規定します。個々のステップが記述され、組立チームのメンバーに割り当てられます。テクニカルライターは、複雑な組立を簡素化するために、CADの分解図を組み込むことがよくあります。
- ケーススタディ：長期にわたって研究された人物、グループ、または状況に関する公開報告書。また、何かを学ぶために観察または研究できる現実世界の状況。 [ 13 ]大規模な組織では、テクニカルライターはケーススタディの校正または代筆サービスのみを提供します。国の基準や規範を満たすには、通常、管理職レベルの執筆が求められます。
- コンポーネントメンテナンスマニュアル（CMM）：主に航空宇宙産業において、コンポーネントの重要な部品の修理または交換が必要になった際に顧客に通知するために使用されます。コンポーネントに関連するすべてのサービス速報は、最新のコンポーネント図面および情報とともに、CMMに組み込むか、参照する必要があります。CMMは、航空宇宙輸送協会（ATA）のフォーマットとATA Spec 100/iSpec 2200の章立てに準拠しています。
- インストール マニュアル (IM) : エンド ユーザーが現場で製品またはソフトウェア プログラムをインストールできるように設計された手順。
- 検査報告書：主に大規模建築や土木工事で使用されるこの報告書は、現場検査員がプロジェクトの様々な段階で特定した建設上の問題や欠陥を詳細に記述します。特定された問題や欠陥は、まずパンチリストに記録されます。テクニカルライターはパンチリストを参照して検査報告書を作成します。検査報告書には、問題や欠陥の詳細な画像、場所、説明が記載されているため、建設業者は問題の解決方法や適切な修理方法をより簡単に理解できます。場合によっては、推奨される対策も記載されることがあります。
- ナレッジベースまたはヘルプセンター：製品やサービスに関する技術情報をユーザーに提供するために設計されたオンラインヘルプサイト。これらのサイトのコンテンツは、SGML、XML、またはXHTML形式で作成され、Webにアップロードされます。テクニカルライティングコンテンツ管理システムは、これらのWebサイトを管理およびアップロードするために使用されます。
- 梱包リストまたは出荷リスト: 出荷された部品、製品の安全データ、および製造元の連絡先情報を特定します。
- サービス速報（SB）：主に航空宇宙産業において、部品の軽微な部品の修理や改修が必要になる可能性がある場合に顧客に通知するために使用されます。メーカーがSBを作成し、航空機所有者に発行します。SBは、航空宇宙輸送協会（ATA）のフォーマットとATA Spec 100/iSpec 2200の章立てに準拠しています。
- 仕様書またはスペック：建設業界では、設置における最低限の基準と要件を概説するために使用されます。仕様書は通常、プロジェクトマネージャーから建設業者に提供され、契約の一部として建設業者の署名と承認が必要です。書式の標準は、建設仕様協会（CSI）によって定められています。
- 仕様書／スペックシートまたはデータシート：特定のアプリケーションに必要な一般的な製品／サービスの特性を記載した、1ページまたは2ページのリファレンスシートです。一般的な製品／サービスの最大値と最小値には、サイズ、フットプリント、重量、接続タイプまたはインターフェース、電気的要件、速度などが含まれます。
- 標準操作手順 (SOP) : 軍事、製造、医療、産業安全担当者が、適切な順序で物理的に完了する必要がある組み立て、処理、またはその他の作業タスクを実行するために参照する手順。
- 調査報告書: 調査員が収集し、概要をまとめた写真と技術データから作成された土地調査の総合的な文書。
- テクニカルマーケティングコンテンツ：マーケティング目的のみに作成された情報。このコンテンツは、マーケティング資料や製品／サービスのウェブページで、製品の情報や仕様を説明する際によく使用されます。伝統的に、この作業にはマーケティングを専門とするクリエイティブライターが雇用されています。
- ユーザー マニュアル (UM)または操作マニュアル: 製品またはプログラムの操作手順の説明。
- ホワイトペーパー：マーケティング文書。多くの場合、テクニカルライターが代筆し、その分野の専門家を著者として記載します。ホワイトペーパーはすべて、説得力のある主題を掲げ、専門家の結論を裏付ける論拠を提示します。
ツール
テクニカル ライターは、ドキュメントの作成と提示に次のツールを使用します。
- CADレンダリング：機械工学分野のテクニカルライターは、エンジニアリング部門で作成・承認された3D CAD設計図を「分解図」として展開するために、CADレンダリングツールを頻繁に使用します。その目的は、組立・分解の手順を視覚的にわかりやすく伝えることです。既存のCADモデルを修正するには、通常、専用のテクニカルコミュニケーションCADソフトウェアが使用されます。
- 共同作業用ソフトウェアプログラム。テクニカルライティングには、組織内の異なる部門の複数の関係者間の共同作業が必要です。 [ 7 ]：57 関係者間のコミュニケーションを促進するために、テクニカルライターはConfluenceなどのWikiシステムや共有ドキュメントワークスペースを活用しています。 [ 7 ]：74
- コンテンツ管理システム（CMS）：現代のテクニカルライティングは、テクニカルライティング向けに設計された専用のCMS（コンテンツ管理システム）で編集・公開されています。CMSは、大量のテクニカルライティングコンテンツを簡単かつ迅速にオンラインで公開するために使用されます。アップロードされたコンテンツは自動的に「ナレッジベース」ヘルプシステムに変換され、エンドユーザーが参照できるようになります。CMSは、基本的なWYSIWYG編集機能とWebアップロード機能に加えて、バージョン管理機能や大規模なドキュメントワークフローを管理するための組み込みツールを備えたコンテンツ管理機能も提供します。テクニカルライティングに使用されるCMSのほとんどは、 SGML、 XML、またはXHTMLベースです。
- デスクトップパブリッシングツールまたはワードプロセッサ：1990年代には、テクニカルライティングのほとんどはワードプロセッサで行われていました。これらの初期のプログラムにより、テクニカルライターはコンピュータ上で文書の作成、編集、デザイン、印刷を行うことができました。ホワイトペーパーの作成者は、一般的に今でも文書の編集にワードプロセッサや高度なデスクトップパブリッシングツールを利用しています。 [ 14 ]
- グラフィックソフトウェア：画像やその他の視覚要素は、印刷されたテキストよりも簡単な言葉で情報を伝達するためにテクニカルライティングで使用されます。 [ 7 ]：306–307 このような場合、ドキュメントの視覚要素（写真、アイコン、図など）を作成および編集するために、テクニカルライティングでよく使用されるグラフィックソフトウェアが使用されます。
- グラフ作成ソフトウェア。統計情報を伝えるために、テクニカルライティングにはグラフやフローチャートがよく用いられます。[ 7 ] : 306–307 基本的なグラフやチャートの作成には、一般的なデータベースソフトウェアがよく用いられます。しかし、テクニカルライティングでは、インタラクティブなオンライン機能を備えたより高度なグラフを提供しなければならない場合もあります。このような作業には、SQLデータベースグラフ作成ソフトウェアがよく用いられます。[ 15 ]
- スクリーンキャプチャツール：ソフトウェアの手順に関するテクニカルライティングでは、スクリーンキャプチャが頻繁に使用されます。[ 16 ] [ 17 ]スクリーンキャプチャには、静止画と動画の2種類があります。静止画のスクリーンキャプチャは、ソフトウェア業界で広く使用されています。テクニカルライターは、より複雑な手順を説明するために、静止画のスクリーンキャプチャをしばしば使用します。場合によっては、テクニカルライターがソフトウェアの手順を示すために、デスクトップの短い動画を録画することもあります。しかし、ソフトウェアは何度も改訂されるため、これはあまり一般的ではありません。
- 仕様書作成ソフトウェア：クラウドベースの仕様書作成ソフトウェアは、建設プロジェクトに必要な共通の最低基準リストを選択するために、「仕様書作成者/テクニカルライター」によってよく使用されます。これらのプログラムは通常、建設仕様協会（CSI）規格に準拠するようにフォーマットされています。
協会一覧
- アメリカ医学ライター協会
- 建設仕様協会（CSI）
- チェコ技術コミュニケーション協会
- 欧州技術コミュニケーション協会
- IEEEプロフェッショナルコミュニケーション協会
- 科学技術コミュニケーター協会
- 国際ビジネスコミュニケーター協会
- 構造化情報標準推進機構（OASIS） - DITA
- SIGDOC
- テクニカルコミュニケーション協会（2025年をもって解散）
参考文献
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外部リンク
