仮想コラボレーション

バーチャルコラボレーションとは、テクノロジーを介したコミュニケーションを通じて仮想チームメンバー間で行われるコラボレーション手法です。バーチャルコラボレーションはコラボレーションと同じプロセスに従いますが、関係者は物理的にやり取りせず、テクノロジーチャネルのみを介してコミュニケーションを行います。[ 1 ] 分散型チームは、バーチャルコラボレーションを用いて対面会議における情報伝達をシミュレートし、口頭、視覚、書面、デジタルなどの手段を用いて仮想的にコミュニケーションを行います。

バーチャルコラボレーションは、世界中に分散したビジネスチームや科学チームで広く利用されています。理想的には、バーチャルコラボレーションは、状況情報の伝達を通じてチームメンバー間の対面でのやり取りをシミュレートできる場合に最も効果的ですが、特定の種類の情報を共有する際の技術的な制約により、バーチャルコラボレーションは対面でのやり取りほど効果的ではありません。

特徴

情報共有： コラボレーションとは、定義上、異なる関係者から共通の目標に向けて知識を集めるプロセスです。バーチャルコラボレーションは、物理的に離れているために情報交換ができない関係者間で知識を共有できるようにすることを目的としています。バーチャルコラボレーションプラットフォームは、協力者間でさまざまな種類の情報を転送し、共通の目標に向けて作業することを可能にします。[ 2 ]

分散した共同作業者： バーチャルコラボレーションにおける共同作業者は物理的に互いに離れており、バーチャルなやり取りのみが可能です。チームメンバーと物理的にやり取りできることで、バーチャルコラボレーションでは得られない多くのメリットが得られ、バーチャル会議の必要性がなくなります（コンテキストの共有、人間関係など）。[ 3 ]共同作業者は物理的に会うこともできますが、バーチャルプラットフォーム外でのやり取りによってコラボレーションのダイナミクスが変化し、非バーチャルなコラボレーションとして分類される可能性があります。

テクノロジーを介したコミュニケーション： バーチャルコラボレーションでは、物理的に交流できないため、テクノロジーを用いて複数の媒体で情報を共有します。ほとんどのバーチャルコラボレーションプラットフォームは、電子メール、ビデオ会議、バーチャルワークスペースなど、インターネットを介して行われます。電話やその他の音声機器を介して情報を共有する音声会議も、バーチャルコラボレーションの手段となり得ます。[ 4 ]

種類

図1. 2つのモードを抽象的に説明する簡単な図。著者：ヤコブ・ジェンコフ

1- 同期：同期型コラボレーションは、チームメンバーが情報やアイデアを瞬時に共有できる場合に発生します。同期型バーチャルコラボレーションの例としては、インスタントメッセージ、チャットルーム、ビデオ会議や音声会議などが挙げられます（図1参照）。[ 4 ]

2- 非同期：非同期コラボレーションは、チームメンバーがメッセージやアイデアに即座に返信できない状態でコミュニケーションをとる場合に発生します。非同期仮想コラボレーションの例としては、電子メール、ディスカッションボード、アプリケーション固有のグループウェア、共有データベースなどが挙げられます（図1参照）。[ 4 ]

利点

専門知識のプール： バーチャルコラボレーションは、専門家が自身の知識を最大限に活用できるプロジェクトグループに参加し、共通の目標に貢献する他の専門家と知識を補完する機会を提供します。バーチャルコラボレーションでは、協力者の物理的な距離に制限されることなく、主題と専門知識に基づいてチームを編成できます。専門知識のプールは、ほとんどのローカルチーム環境よりも海外の方がはるかに大きいため、バーチャルコラボレーションはチームのニーズに合った質の高い専門家を追加する機会を提供します。これは、専門家を採用した分散型チームは、ローカル専門家を擁するローカルチームよりも純利益が高い傾向にあるという事実によって証明されています。[ 5 ]

費用対効果：分散したグループメンバーとの対面会議と比較して、バーチャルコラボレーションははるかに低コストです。地理的に離れた場所にいるチームメンバーを物理的に集めるための時間と交通費は、バーチャルコラボレーションアプリケーションのコストよりも大幅に高くなる可能性があります。[ 4 ] 分散したチームをつなぐためのソフトウェアはインターネット上で無料で入手できますが、より機能が豊富で専門的なアプリケーションは、一度限りの費用または有料のサブスクリプション制となっています。

デメリット

グループの潜在力の低下：バーチャルコラボレーションはチームメンバー間のインタラクションを減少させ、非効率的な議論や、対面でのコミュニケーションではリスクが高く、十分に検討されていない選択肢の採用につながります。これは、複雑なタスクがバーチャルコラボレーションではより複雑になるためです。さらに、専門家の匿名性とステータス効果の可視化が不可能なため、同調圧力、パフォーマンスへの評価の欠如など、多くの問題が発生し、グループのプロセスと結果に重大な影響を与える可能性があります。[ 6 ]

結束力の低下：結束力のあるグループは、一般的に、グループ内の他のメンバーとの交流において、温かく社交的で個人的な関係を築きます。しかし、バーチャルコラボレーションでは、対面での交流よりもグループ内の対立が起こりやすくなります。これは、社交的な発言や参加が少ないことが原因です。[ 7 ]

満足度の低さ：意味の93%はテキストではなく、表情や声のサインに含まれています。そのため、バーチャルコラボレーションのようなテクノロジーでは、表情、声のイントネーション、理解度を示す指標が失われ、バーチャルコラボレーションを行うチームメンバー間の信頼と満足度が低下します。 [ 8 ]

技術的な限界： テクノロジーは文脈や感情表現といった重要な情報を伝達できないため、チームの知識基盤や対人関係に限界が生じます。バーチャルコラボレーションに伴う多くのデメリットは、バーチャルグループが物理的に相互にやり取りできないことに起因するバーチャルグループと同様のものです。共同作業者の能力やコラボレーションのプロセスを効果的にサポートしないテクノロジーは、「シグナルロス」、つまりバーチャルコラボレーションの力の大幅な低下につながります[ 9 ]。

テクノロジーへの依存： バーチャルコラボレーションはコミュニケーションをテクノロジーに完全に依存しているため、テクノロジーに問題が生じると、共同作業が妨げられる可能性があります。バーチャルコラボレーションテクノロジーの使い方を理解していないチームは、タスクを効率的に遂行できず、フラストレーションが高まります。コミュニケーションテクノロジーの不具合もタスクの進行を妨げる可能性があります。[ 10 ] また、チームメンバー間で互換性のない、または異なるテクノロジーが使用されている場合、タスクの達成がさらに困難になる可能性があります。[ 11 ]

非同期および遅延コミュニケーション：互いの情報に依存し合う共同作業者は、テクノロジーによる同期の欠如により問題に直面する可能性があります。非同期コミュニケーションでは、チームメンバーにリアルタイムで常に最新情報が提供されないため、タスクの調整や順序付けに問題が生じる可能性があります。[ 12 ] ビデオ会議や遠隔会議では、テクノロジーを介したコミュニケーションによるタイムラグが共同作業者間の混乱を引き起こす可能性があります。[ 13 ] このような調整の問題は、共同作業者にフラストレーションを与え、不要な作業につながる可能性があります。

排除手段：バーチャルコラボレーションにおける情報伝達の方法によっては、チームメンバーが情報を受け取る相手と受け取らない相手を選択できる場合があります。例えば、あるバーチャルコラボレーターから選択した相手にメールを送信したり、特定のコラボレーター間でのみ電話を発信したりすることができます。このような排除手段は、意図​​的であろうと偶発的であろうと、グループ内で混乱や対立を引き起こし、コラボレーションのプロセスを阻害する可能性があります。[ 12 ]

課題

バーチャルコラボレーションの成果を活用する上で、いくつかの課題が強調されています。これらの課題は、技術関連の課題、文化的多様性関連の課題、そして地理的分散関連の課題です。これらの課題を克服するために、バーチャルチームはメンバーの知識、スキル、能力、その他の特性（KSAOs）の側面を考慮する必要があります。[ 14 ]

チームは、業務の性質と選択するバーチャルコラボレーションメディアの両方について知識を持ち、状況に応じて最適なメディアを選択する必要があります。また、メディアに起因する問題を克服するために、メディアに対処するスキルも必要です。

チームメンバーは、メンバー間の文化的な違いについて十分な知識を持ち、それらの違いを吸収するために適切なメディアを選択する知識を持つ必要があります。また、文化適応を実現するために、コミュニケーション行動を調整できるスキルと言語能力も求められます。

チームメンバーは、職場の分散化に伴う問題を回避するために、同期メディアと非同期メディアのメリットとデメリットを明確に理解する必要があります。また、この課題を克服するためには、チームメンバーの時間管理能力と自己管理能力も重要です。

バーチャルチームのメンバー間の信頼は、共有される情報の質と量に影響を与えます。バーチャルチームが対面で会うことで、信頼と結束が生まれ、知識の共有が確実になります。[ 15 ]バーチャルチームにおける知識共有は、信頼の形成に影響を与え、チームの有効性に貢献します。[ 16 ]書面によるコミュニケーションでは、他のメンバーのコミットメントを確信できず、他者の感情を認識することも困難です。[ 17 ]

バーチャルプロジェクトがチームメンバーの業務のごく一部に過ぎない場合、メンバーはバーチャルプロジェクトに十分な時間を割くことができない可能性があります。例えば、情報を迅速に処理する必要があるからです。バーチャルチームにおいて特に課題となるのは、適切なタイミングでフォローアップと対応を行うことです。対応しないことは、能力不足やコミットメント不足と解釈される可能性があるからです。[ 18 ]

これらの知識とスキルに加えて、チームメンバーがこれらの課題に立ち向かう意欲を持つことも重要です。チームメンバーの特定の経験や特性も大きな影響を与える可能性があります。[ 14 ]

アプリケーション

研究者や開発者は、従来のメディア技術だけでなく、バ​​ーチャルリアリティなどの新興メディア技術からも恩恵を受けられる分野をますます多く発見しています。当初のシステムは軍事、産業、医療分野に重点を置いていましたが、その後すぐに商業利用やエンターテインメント分野へと拡大しました。

軍事用途

仮想コラボレーションは軍事現場で有用であることが証明されている。軍事アプリケーションは、設計、組立、保守といった重要な環境をサポートし、多くの軍隊や関連企業、パートナーの地理的な距離という制約を克服する。そのため、仮想コラボレーションは日常業務の遂行に不可欠となっている。これらの技術により、完全に分散したチームワークを統合することで、同じ敷地内の異なるワークステーションにいる人や、様々な場所にいる人が協力して作業できるようになる。例えば、軍事アプリケーションは、敷地内および敷地間の共同分析を通じて航行支援、通信強化、修理、保守を強化するだけでなく、各敷地で培われた地域的な専門知識を境界を越えて必要に応じて適用することも可能にする。[ 19 ]

医療用途

バーチャルコラボレーションは、医師と看護師、あるいは病院関係者と患者が離れていてもつながり、貴重な情報を共有するために使われます。例えば、Web 2.0アプリケーション、特にウィキ、ブログ、ポッドキャストは、多くのオンライン医療専門家によって広く利用されています。これらのツールは使いやすく導入も簡単なので、堅牢な情報共有と交流の機会を提供します。医療ブログの一例として、「臨床症例と画像」というブログがあります。[ 20 ]個人または投稿者グループがブログに書いた関連情報や技術を共有することで、オンラインコミュニティで特定のトピックに関する知識を構築することに関心のある個人がバーチャルなグループを形成します。

エンターテインメント

レイドクエストや軍事シミュレーションといった仮想コラボレーションは、オンラインマルチプレイヤーゲームで広く利用されています。これらのツールは、ユーザーが仮想の敵と戦うことをサポートします。例えば、近年ではWorld of Warcraftのような仮想世界の利用が拡大しています。これは、人間、風景、その他の物体といった現実世界の要素を再現した、テクノロジーによって作り出された仮想環境です。これらの仮想世界は、電子コラボレーション行動とその成果の基盤となるだけでなく、情報やタスクの取引に関する信頼できる研究のためのプラットフォームにもなり得ます。[ 21 ]

ビジネスとワークステーション

バーチャルコラボレーションは、その効率性、革新性、そして市場での競争優位性を獲得・維持する能力から、企業で広く利用されています。企業では、社内のチーム間の問題解決を促進するため、また他社とのコラボレーションのために、バーチャルコラボレーション技術がよく使用されています。バーチャルコラボレーションは、革新的なソリューションによって、あるいはバーチャルな手段を通じた知識の共有を増やすことによって、社内の業務効率と生産性を高め、利益率を向上させます。[ 22 ]例えば、ビジネスプロセスを促進するためにバーチャルコラボレーションを使用するリーダー企業の1つであるIBMは、従業員が境界を越えてより簡単にコラボレーションできるようにするための多くのシステムを開発しました。IBMは、 Virtual Universe Community で3D会議室やアバターなどのバーチャルコラボレーションスペースを使用することで、従業員にコラボレーションの方法を提供し、生産性の向上につながっています。[ 23 ]

教育と訓練

バーチャルコラボレーションは、科学分野の専門家と、研究や教育目的でのコラボレーションを希望する他の人々をつなぐためによく使用されます。多くの大学や教育機関は、学生と専門家が特定の主題に関する情報を共有できる情報をホストするために仮想システムを使用しています。ウィキとバーチャル会議はどちらも、専門家の情報を共有して、その主題に関心のある学生や他の個人を教育するのに効果的であることが示されています。[ 24 ] 専門家はまた、分野を超えて他の専門家とバーチャルにコラボレーションし、共同研究者が孤立していたときには明らかではなかった新しいことを発見することができます。仮想世界はまた、簡単にアクセスできるビジュアル分析を使用して人々がコラボレーションするためのプラットフォームを提供しています。仮想世界はまた、コミュニティの共同作業に関連する社会科学を観察する場を提供します。[ 25 ]

ウィキ

Wikiは、インターネット経由で他のユーザーが閲覧・編集できるオンライン文書にユーザーが貢献できるようにするため、仮想コラボレーションの一形態です。WikiはWeb 2.0技術の一つと考えられており、文書がWikiにアップロードされる際に行われる共同作業のプロセスから、仮想コラボレーションに分類されます。[ 26 ] Wikiは「オープン仮想コラボレーション」とも呼ばれ、生体システムの理論に基づき、自己組織化、カオス理論、創発などの概念を含んでいます。オープン仮想コラボレーションにより、インターネットに接続している人々は、個人的または商業的な目的で、新しいアイデア、プロセス、製品、サービスの設計・開発に他者の参加を求めることができます。タグ付けやフィルタリングなどの情報技術により、オンラインで協力者を見つけるプロセスが容易になります。IBM（International Business Machines）とProcter & Gambleは、オープン仮想コラボレーションの実践から早期に商業的に恩恵を受けました。インターネットを介して接続された、無関係な人々の集合知と知恵にアクセスすることで、企業は、そうでなければ多大なコストと労力を必要とするであろう知識と専門知識にアクセスできるようになります。

参照

参考文献

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