情報管理

情報管理（IM ）とは、情報の適切かつ最適化された収集、保管、検索、および利用を指します。個人情報管理の場合もあれば、組織全体の情報管理の場合もあります。組織の情報管理は、組織活動のサイクル、すなわち、1つまたは複数の情報源からの情報の取得、その情報の保管と必要な人への配布、そしてアーカイブ化または削除と抽出による最終的な廃棄に関係します。

この情報組織化のサイクルには、取得した情報の品質、アクセス性、有用性を保証する責任者、情報の安全な保管と廃棄の責任者、そして意思決定に情報を必要とする人々など、様々なステークホルダーが関与します。ステークホルダーは、組織の情報管理方針に従って、情報を作成、変更、配布、または削除する権利を有する場合があります。

情報管理は、情報活動の計画、組織化、構造化、処理、管理、評価、報告など、管理に関するあらゆる一般的な概念を包含します。これらはすべて、情報に依存する組織内の役割や機能を持つ人々のニーズを満たすために必要です。これらの一般的な概念により、情報は対象者や適切なグループに提示されます。個人がその情報を活用できるようになると、情報はより大きな価値を持ちます。

情報管理は、データ、システム、テクノロジー、プロセス、そして（組織の成功にとって情報の可用性が不可欠な場合には）戦略の管理と密接に関連し、重複しています。情報管理の領域に関するこの広範な視点は、情報管理のライフサイクルは、情報を製品またはサービスとして扱うための特定の手順、組織能力、および標準を必要とする運用上の事項であるという、以前のより伝統的な考え方とは対照的です。

歴史

データ管理から生まれた新しいアイデア

1970年代、情報管理は主に、現在で言うデータ管理に近い事柄、すなわちパンチカード、磁気テープ、その他の記録保存媒体に関するものでした。これらの媒体のライフサイクルには、作成、配布、バックアップ、保守、そして廃棄が必要でした。この頃、情報技術の大きな可能性が認識され始めました。例えば、1つのチップに書籍全体を保存したり、電子メールでメッセージを瞬時に世界中に送信したりといった、当時としては画期的なアイデアが生まれました。[ 1 ] 1980年代と1990年代に情報技術が普及し、情報システムの範囲が拡大するにつれ、[ 2 ]情報管理は新たな形態を帯びるようになりました。BPのような進歩的な企業は、当時の「 IT管理」という用語を変革し、「システムアナリスト」は「ビジネスアナリスト」に、「独占供給」は「インソーシング」と「アウトソーシング」を組み合わせたものになり、大規模なIT機能は「リーンチーム」へと変貌を遂げ、情報をビジネスに活かすプロセスに機敏性をもたらし始めました。 BPにおける上級管理職の情報への関心は、効果的な情報管理に基づくビジネスプロセスの改善による価値創造から、アウトソーシングされたITインフラ上で運用される適切な情報システム（または「アプリケーション」）の導入まで、幅広く及んでいた。[ 3 ]こうして、情報管理はもはや、他に何もすることがない人なら誰でもできる単純な仕事ではなく、高度に戦略的で上級管理職の関心を惹くものとなった。関連する技術への理解、情報システムプロジェクトとビジネスの変化をうまく管理する能力、そして技術戦略とビジネス戦略を整合させる意欲が、すべて必要となった。[ 4 ]

情報管理を大局的に捉える

情報管理の戦略的視点に至るまでの過渡期において、この移行と変革を強く主張したヴェンカトラマンは[ 5 ] 、データ、情報、知識の管理を簡潔にまとめたシンプルな考え方を提示し（図を参照）、次のように主張した。

  • IT インフラストラクチャ内に保持されているデータは、情報を提供するために解釈される必要があります。
  • 情報システム内の情報は、知識として現れるためには理解されなければなりません。
  • 知識があれば、管理者は効果的な意思決定を行うことができます。
  • 効果的な意思決定は適切な行動につながる必要があります。
  • 適切な行動が有意義な結果をもたらすことが期待されます。
この単純なモデルは、WardとPeppard（2002、207ページ）が報告した、1996年のVenkatramanのプレゼンテーションを要約したものです。[ 4 ]

これはしばしばDIKARモデル（データ、情報、知識、行動、結果）と呼ばれます。[ 6 ]これは、テクノロジーと組織戦略の連携に関わる階層構造について強力な手がかりを与え、情報管理に対する意識を変える上で重要な転換点と捉えることができます。情報管理は有意義な成果をもたらさなければならない投資であるという認識は、成功のために情報と適切な意思決定に依存するすべての現代組織にとって重要です。[ 7 ]

理論的背景

行動理論と組織理論

組織の円滑な運営には、適切な情報管理が不可欠であると一般的に考えられています。情報管理そのものについて広く受け入れられている理論は存在しませんが、行動理論や組織理論が役立ちます。主にカーネギーメロン大学で開発され、マーチとサイモンが強く支持した行動科学に基づく経営理論によれば、現代の組織で行われていることのほとんどは、実際には情報処理と意思決定です。情報処理と意思決定における重要な要素の一つは、個人が情報を処理し、状況に由来する制約の中で意思決定を行う能力です。制約には、年齢、状況の複雑さ、入手可能な情報の質の不足などがあります。こうした制約はすべて、急速な技術の進歩とそれが可能にする新しいシステムによって、特にソーシャルウェブがビジネスにとって無視できない現象として出現するにつれて、さらに悪化しています。しかし、組織における情報管理の重要性が一般的に認識されるずっと以前から、マーチとサイモン[ 8 ]は、組織は高度な情報処理と様々なレベルでの意思決定の必要性が膨大にある協働システムとして捉えるべきだと主張していました。彼らは、古典理論[ 9 ]で提唱された「経済人」モデルの代わりに、合理性の認知的限界に関する議論に基づき、「行政人」モデルを代替案として提唱した。さらに、彼らは「満足化」という概念を提唱した。これは、受容可能な閾値に達するまで利用可能な選択肢を探索するものであり、これも現在でも有効な考え方である[ 10 ] 。

経済理論

マーチとサイモンが指摘した組織的要因に加えて、経済や環境のダイナミクスに起因する問題も存在します。意思決定に必要な情報の収集と評価には、時間と労力を含め、コストがかかります。[ 11 ]情報処理に伴う取引コストは高くなる可能性があります。特に、既存の組織規則や手順によって最適な意思決定が妨げられ、最適な結果が得られない場合があります。[ 12 ] [ 13 ]これは、官僚組織が固定化された考え方のために戦略的変化の経済性を失う大きな問題として指摘されています。[ 14 ]

戦略的情報管理

背景

カーネギーメロン大学大学院によれば、組織の情報処理能力は組織および経営能力の中核であり、組織の戦略は情報処理能力を向上させるように設計される必要がある[ 15 ]。また、その能力を提供する情報システムが形式化され自動化されるにつれて、能力は多くのレベルで厳しくテストされました。[ 16 ]組織はこれまでにない方法で学習し適応する必要があることが認識され[ 17 ]、学者は戦略的情報管理および情報システムに関する決定的な研究を編成および出版し始めました[ 4 ] [ 18 ] 。同時に、ビジネスプロセス管理[ 19 ]と知識管理[ 20 ]のアイデアは、ビジネスプロセスの再設計に関する初期の楽観的な考えの多くは、その後、情報管理の文献で信用を失っています。[ 21 ]戦略研究分野において、情報環境の理解は最優先事項とされています。情報環境とは、情報を収集、処理、発信、あるいは情報に基づいて行動する個人、組織、システムの集合体として捉えられます。この環境は、個人、組織、システムと継続的に相互作用する3つの相互に関連する次元、すなわち物理的次元、情報的次元、認知的次元から構成されています。[ 22 ]

テクノロジーとビジネス戦略を情報管理と連携させる

ヴェンカトラマンは、情報を適切に管理したい組織に必要な能力を簡潔にまとめたDIKARモデル（上記参照）を提示しました。また、必要な能力を特定するために、テクノロジーとビジネス戦略を適切に連携させる方法についても、他の研究者と共同研究を行いました。[ 23 ]この研究は、コンサルティング、[ 24 ]実務、[ 25 ]学術界の研究者によっても並行して進められました。[ 26 ]

情報のための現代的なポートフォリオモデル

バイザウェイは情報管理の基本的なツールとテクニックを一冊の本にまとめて収集しました。[ 7 ] 彼の情報管理観の中心にあるのは、外部情報源への関心の高まりと、外部の構造化されていない情報を整理して利用できるようにする必要があることを考慮しているポートフォリオモデルです（図を参照）。

このポートフォリオ モデルは、構造化されているか非構造化されているかを問わず、内部および外部の情報の調達と管理に関する問題を整理します。

このような情報ポートフォリオは、次の 4 つの段階で情報がどのように収集され、有効に整理されるかを示しています。

ステージ1 ：公開情報の活用：郵便番号、天気データ、GPS測位データ、旅行時刻表など、パーソナルコンピューティングプレスに例示される、構造化された外部参照データスキームを認識し、採用する。[ 27 ]

ステージ2 ：ワールドワイドウェブ上のノイズへのタグ付け：郵便番号やGPSデータといった既存のスキームを利用するか、より一般的には「タグ」を追加するか、構造を提供する正式なオントロジーを構築する。シャーキーはこれら2つのアプローチの概要を示している。[ 28 ]

ステージ3：ふるい分けと分析：より広い世界では、開発中の一般化されたオントロジーは数百のエンティティとそれらの間の数百の関係にまで拡張され、膨大なデータから意味を引き出す手段を提供します。データベース内の構造化データは、その構造が高レベルの情報モデル、すなわちオントロジーまたはエンティティ・リレーションシップ・モデルを反映している場合に最も効果的に機能します。[ 29 ]

ステージ4 ：構造化とアーカイブ化：ソーシャルウェブや個人の健康管理に用いられる小型テレメトリシステムなどの情報源から得られる膨大なデータを利用して、データをアーカイブし、そこから有用な情報を探し出す新しい方法が登場しています。関数型プログラミングに由来するマップリデュース手法は、大規模なアーカイブデータセットから情報を引き出すための比較的新しい手法であり、膨大なデータリソースを扱う一般企業にとって興味深いものになりつつありますが、高度なマルチプロセッサリソースを必要とします。[ 30 ]

情報を適切に管理する能力

2004年、マネジメントシステム「情報管理知識体系（Information Management Body of Knowledge）」が初めてワールドワイドウェブ上で公開されました[ 31 ]。これは、情報への投資から真の利益を引き出すために必要なマネジメント能力が複雑かつ多層的であることを示すことを目的としていました。能力を理解するための基礎となるフレームワークモデルは、6つの「知識」領域と4つの「プロセス」領域で構成されています。

このフレームワークは、2004 年に初めて公開された「情報管理知識体系」を体系化する基礎となります。このバージョンは、2014 年に「ビジネス情報」が追加されて適応されました。
情報管理の知識領域

IMBOKは、必要な経営能力には6つの領域があり、そのうちの2つ（「ビジネスプロセス管理」と「ビジネス情報管理」）は非常に密接に関連しているという議論に基づいています。[ 32 ]

情報管理プロセス

6つの知識領域において十分な能力とコンピテンシーを有していても、状況が悪化する可能性があると主張されています。問題は、アイデアや情報管理の価値が、あるコンピテンシー領域から別のコンピテンシー領域へと移行することにあります。バイザウェイが詳細に説明している内容を要約すると（厳選された二次参考文献によって裏付けられています）：[ 37 ]

  • プロジェクト：情報技術は、適切なプロジェクト管理によってビジネスニーズを満たす情報システムに組み込まれるまでは価値がありません。[ 38 ]
  • ビジネス変革：優れた情報システムは、ビジネスシステム内部の変革を通じて利益をもたらすことに成功しますが、人々は、新しい情報システムのように、人々のスキルに新たな要求を突きつけるような変化を歓迎しません。一般的な予想に反して、公共部門は情報技術によるビジネス変革に成功しているという証拠がいくつかあります。[ 39 ]
  • 事業運営：新しいシステムが導入され、ビジネスプロセスとビジネス情報が改善され、スタッフが新しいプロセスに対応できる準備が整えば、たとえ新しいシステムが単一のビジネスの境界をはるかに超えて拡張されたとしても、ビジネスは機能し始めることができます。[ 40 ]
  • パフォーマンス管理：投資はもはや財務結果だけの問題ではなく、財務上の成功は内部効率、顧客満足度、組織の学習と開発とのバランスをとる必要があります。[ 36 ]

まとめ

ビジネスには様々な視点があり、情報管理の観点はその一つに過ぎません。ビジネス活動の他の分野も戦略に貢献します。優れた情報管理だけがビジネスを前進させるのではありません。コーポレートガバナンス、人材管理、製品開発、マーケティングはいずれも戦略において重要な役割を担っており、特定の活動領域だけが戦略的成功の唯一の源泉であると見るべきではありません。一方で、コーポレートガバナンス、人材管理、製品開発、マーケティングはすべて効果的な情報管理に依存しており、最終的には、ここで提示されている幅広い基盤に基づいて、情報を適切に管理する能力が優位であると言えるでしょう。

情報管理の運用

必要な変化の管理

組織は、特に組織変更が生じた場合、業務レベルで多くの情報管理の課題や問題に直面することがよくあります。新しいシステムアーキテクチャの目新しさと新しいスタイルの情報管理の経験不足により、実現が非常に難しいレベルの組織変更管理が必要になります。組織全体が変化に消極的である結果、新しい形式の情報管理を可能にするために、（たとえば）必要なリソースが不足している、新しい種類の情報とそれを使用する新しい手順を認識していない、上級管理職からのサポートが不足して戦略的ビジョンが失われている、組織全体の運用を損なう政治的策略さえある可能性があります。[ 41 ]しかし、新しい形式の情報管理の実装は通常、運用上の利点につながるはずです。

ガルブレイスの初期の作品

初期の研究で、ジェイ・ガルブレイスは組織設計を情報処理の観点から捉え、情報処理能力を高め、情報処理の必要性を減らすための5つの戦術領域を特定しました。[ 42 ]

マトリックス組織

水平関係の概念は、単純な階層構造とは異なる組織形態、「マトリックス組織」へと繋がります。これは、組織の垂直的（階層的）な視点と、外部から見える組織活動の水平的（製品またはプロジェクト）な視点を融合させたものです。マトリックス組織の構築は、外部からの需要の継続的な流動性に対する経営上の対応策の一つであり、個別に対応する傾向のある突発的な需要への多様で不必要な対応を回避します。

参照

参考文献

  1. ^エヴァンス、C.、1979年、「The Mighty Micro」、ロンドン：Victor Gollancz。
  2. ^ Venkatraman, N., 1994. ITを活用したビジネス変革：自動化から事業範囲の再定義へ. MITスローン・マネジメント・レビュー, 35(2), pp.73–87
  3. ^ Cross, J. & Earl, M., 1997. ブリティッシュ・ペトロリアムにおけるIT機能の変革. MIS Quarterly , 21(4), 403ページ
  4. ^ a b c d e Ward, J. & Peppard, J., 2002.情報システム戦略計画（第3版）、チチェスター：ワイリー
  5. ^ Venkatraman, N., 1994.「ITを活用したビジネス変革：自動化から事業範囲の再定義へ」スローン・マネジメント・レビュー、35(2)、73–87頁。
  6. ^ Venkatraman, N., 1996. ITリソースを価値の中心として管理する、 ISエグゼクティブセミナーシリーズ、クランフィールド経営大学院
  7. ^ a b Bytheway, A., 2015.情報への投資：情報管理知識体系、ジュネーブ：Springer
  8. ^ March, JG & Simon, HA, 1958. Organizations , Wiley
  9. ^ Opp, K.-D.、1985 を参照。社会学および経済人。 Zeitschrift für die gesamte Staatswissenschaft/Journal of Institutional and Theoretical Economy、pp.213–243
  10. ^ Winter, SG, 2000. 能力学習における満足原理.戦略経営ジャーナル, 21(10-11), pp.981–996
  11. ^ Hedberg, Bo (1981)、「組織はどのように学び、学び直しをするのか」、Nyström, PC & Starbuck, WH, Handbook of Organizational Design、オックスフォード大学出版局
  12. ^ Mackenzie KD (1978)、組織構造、AHM Publishing Corporation
  13. ^ Mullins, LJ (1993)、『マネジメントと組織行動』第3版、Pitman Publishing
  14. ^ Wigand, Rolf T., Picot, Arnold and Reichwald, Ralf (1997),情報・組織・マネジメント：拡大する市場と企業の境界、Wiley & Sons
  15. ^ Cyert, RM & March, JG, 1959. 組織目標の行動理論.現代組織理論, Wiley, ニューヨーク, pp.76–90
  16. ^モートン、MSS、1991年。『1990年代の企業：情報技術と組織変革』オックスフォード大学出版局
  17. ^センゲ、PM、1990年。『第五の規律』、ダブルデイ
  18. ^ Earl, MJ, 1989. Management Strategies for Information Technology、アッパーサドルリバー、ニュージャージー州、米国: Prentice-Hall, Inc.
  19. ^ Hammer, M. & Champy, J., 2009. Reengineering the Corporation: Manifesto for Business Revolution , A, Zondervan
  20. ^野中一郎・竹内秀夫、1995年。『知識創造企業：日本企業はいかにしてイノベーションの原動力を生み出すか』ニューヨーク、ニューヨーク州、米国：オックスフォード大学出版局
  21. ^ Belmiro, T., Gardiner, P. & Simmons, J., 1997. ビジネスプロセス・リエンジニアリング—信用を失った語彙か? International Journal of Information Management , 17(1), pp.21–33
  22. ^米陸軍統合参謀本部議長（2012年）。情報作戦。統合出版物3-13。統合教義支援部、116 Lake View Parkway、サフォーク、バージニア州、18ページ。
  23. ^ヘンダーソン、JC & ベンカトラマン、N.、1993年。「戦略的整合：情報技術を活用した組織変革」 IBMシステムジャーナル、32(1)、pp.4-16
  24. ^ザックマン, JA (1987). 情報システムアーキテクチャのためのフレームワーク. IBM Systems Journal , 26(3), 590–616
  25. ^ Cross, J., 1995. ITアウトソーシング：ブリティッシュ・ペトロリアムの競争的アプローチ.ハーバード・ビジネス・レビュー, 73(3), p.94
  26. ^ a b Ward, J. & Daniel, E., 2005. Benefits Management: Delivering Value from IS and IT Investments , Chichester: Wiley
  27. ^ Ashbrook, D. & Starner, T., 2003. GPSを用いた重要な位置の学習と複数ユーザー間の移動予測.パーソナル・ユビキタス・コンピューティング, 7(5), pp.275–286
  28. ^ Shirky, C., 2005. Shirky: Ontology is Overrated -- Categories, Links, and Tags. Clay Shirky's Writings About the Internet . http://shirky.com/writings/ontology_overrated.html 2016年12月20日アーカイブ、 Wayback Machine [2013年5月23日アクセス]
  29. ^ Noy, NF, McGuinness, DL 他、2001年。「オントロジー開発101：初めてのオントロジー作成ガイド」、スタンフォード知識システム研究所技術報告書 KSL-01-05、スタンフォード医療情報科学技術報告書 SMI-2001-0880
  30. ^ Chu, C. et al., 2007. マルチコア上での機械学習のためのマップリデュース。ニューラル情報処理システムの進歩、19、p.281
  31. ^ IMBOK, 2004.情報管理知識体系. http://www.imbok.orgから入手可能[2015年5月12日アクセス]
  32. ^ Bytheway, A., 2015.情報への投資：情報管理知識体系、ジュネーブ：シュプリンガー、p29
  33. ^ Carr, N., 2003. 「ITは重要ではない。ITから真の価値を引き出す」HBR OnPoint、3～10ページ
  34. ^ Belmiro, TR et al., 2000. BPR実践者は本当にビジネスプロセスに取り組んでいるのか？ International Journal of Operations & Production Management , 20(10), pp.1183–1203
  35. ^ Davenport, TH & Short, J., 2003. 情報技術とビジネスプロセスの再設計.オペレーションズ・マネジメント：ビジネスとマネジメントに関する批判的視点, 1, p.97
  36. ^ a b Kaplan, R. & Norton, D., 1996. The Balanced Scorecard - Translating Strategy into Action、ボストン、マサチューセッツ州：ハーバード大学出版局
  37. ^ Bytheway, A., 2015.情報への投資：情報管理知識体系、ジュネーブ：シュプリンガー、p31
  38. ^ Schwalbe, K., 2013.情報技術プロジェクトマネジメント、Cengage Learning
  39. ^ Scholl, HJ, 2005. 電子政府によるビジネスプロセス変革（BPC）：現状の実践に関する実証的研究。国際電子政府研究ジャーナル（IJEGR）、1(2)、pp.27–49
  40. ^ Saeed, KA, Malhotra, MK & Grover, V., 2005. バイヤー・サプライヤー間の組織間システムがプロセス効率と調達レバレッジに与える影響の検証. Decision Sciences , 36(3), pp.365–396
  41. ^ Knights, D. & Murray, F., 1994. Managers Divided、チチェスター：John Wiley
  42. ^ガルブレイス、JR、1977年。組織設計、アディソン・ウェズリー
ウィキメディア コモンズには、情報管理に関連するメディアがあります。
Wikiquote には、情報管理に関する引用があります。
「 https://en.wikipedia.org/w/index.php?title=Information_management&oldid=1318918869」より取得