身元調査

身元調査とは、組織または個人が、ある人物が本人であることを確認するために、過去の記録を調べ、学歴、職歴、その他の活動、犯罪歴などを確認するために行うプロセスです。身元調査の頻度、目的、正当性は、国、業界、個人によって異なります。雇用に関する身元調査は通常、求職時に行われますが、雇用主が必要と判断した時点でいつでも実施されることもあります。これらの調査には、包括的なデータベース検索や推薦状など、さまざまな方法が用いられます。

歴史

アメリカでは

2001年9月11日以前は、身元調査はそれほど一般的ではなく、また、それほど押し付けがましくもありませんでした。[ 1 ] 2000年代、9月11日以降、身元調査ははるかに一般的になりました。[ 2 ]その後、運輸保安局（TSA）や米国国土安全保障省などの政府機関が、国家安全保障とアメリカ国民の安全を守るために設立されました。これらの機関は、空港のセキュリティ検査、飛行前検査、潜在的なテロ攻撃の予測を任務としていました。連邦捜査局（FBI）は、過去に犯罪歴のある人物のDNA、指紋、その他の身元確認手段のカタログを保有しています。[ 3 ]

目的

雇用主が新規採用者の身元確認に用いる一般的な身元調査には、17種類あります。具体的には、以下のようなものがあります。

  • 犯罪歴
  • 過去の雇用証明
  • 教育歴の確認
  • 身元照会
  • 薬物検査
  • 信用調査
  • ソーシャルメディアの行動チェック
  • 運転記録
  • 専門ライセンスと認定資格の確認
  • 社会保障番号の追跡/身元確認
  • 世界的な制裁チェック
  • 民事犯罪チェック
  • 破産チェック
  • 金融規制チェック
  • 心理測定テスト
  • 国際的な身元調査
  • ゲーマープロフィールチェック

それぞれのチェック項目について、その目的と、それが雇用主が情報に基づいた採用決定を下すのにどのように役立つかについて簡単に説明します。[ 4 ]

雇用審査

雇用主は、採用選考において、特に学校、裁判所、病院、金融機関、空港、政府機関など、高いセキュリティや信頼が求められる職種を志望する候補者に対して、身元調査を求めることがよくあります。企業における身元調査は、法的責任を軽減し、従業員の不利益な行動を防止することを目的として、多くの企業で一般的な慣行となっています。

銃器を購入する際にも、合法的な許可を得て身元調査を依頼することができます。政府機関は伝統的に少額の手数料で身元調査を実施していますが、民間企業も実施可能です。[ 5 ]身元調査の結果には通常、過去の雇用状況、信用履歴、犯罪歴などが含まれます。身元調査の目的は、組織内の従業員の安全とセキュリティを確保することです。[ 6 ]

これらのチェックは、雇用主が求職者の過去の過失、性格、適性を判断する手段として、また安全とセキュリティ上の理由から採用リスクを特定する手段として、しばしば利用されます。身元調査は、セキュリティクリアランスを付与する可能性のある政府職員候補者を徹底的に調査するためにも使用されます。[ 5 ]しかし、これらのチェックは、違法な差別（または雇用差別）、個人情報の盗難、プライバシーの侵害など、違法な目的で使用される場合があります。[ 7 ]

身元照会は、求人応募書類や履歴書に記載されている情報を確認するために頻繁に行われます。ある調査によると、採用候補者に対する身元照会の半数において、応募者が提供した情報と情報源が報告した情報が異なっていたことが示されています。[ 8 ]また、身元照会は、採用候補者をさらに選別し、雇用主がその職種に最も適していると考える人材を選ぶための手段としても行われます。雇用主は、すべての従業員にとって安全な職場環境を確保し、職場におけるその他の雇用問題の防止に努める義務があります。[ 9 ]

銃器の購入

アメリカ合衆国では、 1968年の銃規制法により、散弾銃、ライフル、弾薬を購入するには18歳以上でなければならない。拳銃などのその他の銃器は、21歳以上の個人にのみ販売できる。規制対象の銃器（機関銃など）、サプレッサー、爆発物または大量の前駆化学物質、および隠し武器の許可証にも犯罪歴チェックが必要である。[ 10 ]トラック運転、入港、空港（航空輸送を含む）など、特別なセキュリティ上の懸念がある職業に就く人もチェックが必要である。 [ 11 ]犯罪歴チェックに合格しない人が高齢者、障害者、または子供が関わる職業に就くことを禁止する法律が存在する。 [ 12 ]

雇用前スクリーニング

雇用前スクリーニングとは、潜在的な従業員の経歴を調査するプロセスを指し、応募者の主張の正確性を確認するだけでなく、犯罪歴、労災請求、雇用主の制裁の可能性を発見するために一般的に使用されます。[ 13 ]

ブラジル

ブラジルの法制度では差別が禁じられています。しかし、身元調査は差別的だと考える人も多くいます。

身元調査に関する規制と法律

  • ブラジル憲法第3条IV
  • ブラジル憲法第5条第10項
  • ブラジル憲法第7条第31項
  • 法律第9.029/95号

オランダ

雇用主は、従業員から収集したすべての個人情報を機密情報として扱い、組織内での当該情報へのアクセスを制限する責任を負います。雇用主は応募者の個人情報を保有することはできず、データ漏洩が発生した場合に備えて保護措置を講じなければなりません。雇用主は、応募者が保有する個人情報にアクセスする権利を与えなければなりません。身元調査については、オランダデータ保護当局に通知しなければなりません。[ 14 ]

身元調査に関する制限と法律

  • 2001年データ保護法
  • 1994年平等待遇法
  • 2004年司法データおよび犯罪記録法
  • 1998年医療検査法
  • 欧州人権条約第8条

ポーランド

ポーランドで初めて実施された採用前スクリーニングに関する調査によると、採用担当者の81%が応募者の履歴書に虚偽の記載があるという現象に遭遇したことがあることが明らかになった。[ 15 ]雇用主は、必要な情報を収集し、組織内の特定の人だけがアクセスできるように保護する責任がある。応募者は身元調査の写しを受け取り、身元調査の情報が正確であることを確認する機会を与えられるべきである。雇用主は、必要以上に個人情報を保管することは認められていない。[ 14 ]

身元調査に関する制限と法律

  • 1997年4月2日のポーランド憲法
  • 欧州人権条約第8条
  • 1974年6月26日の労働法に関する法律
  • 2000年5月24日の国家犯罪記録に関する法律
  • 1994年3月4日の企業社会基金に関する法律
  • 1997年8月29日の個人データ保護に関する法律
  • 1996年5月28日付労働社会政策大臣規則

イギリス

雇用主は、応募者の個人情報を機密情報として扱わなければなりません。応募者は、身元調査に記載された情報を確認または更新するために、身元調査書のコピーを受け取る必要があります。雇用主は、必要以上に情報を保有することはできません。雇用主は、応募者の情報に接触するすべての者に行動規範を示さなければなりません。企業は、これらの規定を遵守し、データ保護を確実にするために監査を受けなければなりません。[ 14 ]

身元調査に関する制限と法律

2008年の金融危機の間、詐欺のレベルはほぼ倍増しました。[ 16 ]身元調査会社Powerchexは、 2008年の金融危機の開始後、応募書類に虚偽の記載をする応募者の数が増加したと主張しました。[ 17 ] 2009年に、Powerchexは、ほぼ5人に1人の応募者の応募書類に重大な虚偽または矛盾があると主張しました。[ 18 ] 100人未満のスタッフを擁する組織のほぼ半数（48％）が、審査済みの従業員に関する問題を経験しました。[ 19 ]この調査は、長年にわたり雇用者と従業員の関係でどれだけの失敗が起き、それがどのような危険をもたらすかを示しています。応募者は通常、追加スキル（85％）、雇用期間（58％）、責任（53％）、または役職（28％）について虚偽の記載をします。[ 20 ]

規制

[ 21 ]金融サービス機構は、トレーニングと能力に関するガイダンスの中で、規制対象企業は以下の要件を満たす必要があると述べています。

  • 役職に応募する可能性のある候補者の知識とスキルを考慮するための手順の適切性
  • 過去の活動や研修に関する十分な情報を入手するための手続きの適切性
  • 個人が適切な試験に合格しているか、適切な免除を受けているかを確認するための手続きの適切性
  • 営業職の能力を評価するための手順の適切性

金融サービス機構の法定目的:

  1. 消費者の保護
  2. 市場の信頼を維持する
  3. 国民の意識を高める
  4. 金融犯罪の削減

アメリカ合衆国

雇用主は、応募者から身元調査の承認を得る必要がある。[ 22 ]雇用主は公正信用報告法を遵守する必要がある。[ 14 ]雇用主は、応募者に対して差別を行わないことを保証しなければならない。

最も注目すべきは、公正信用報告法（FCRA）が消費者レポート（第三者機関によって収集・報告された情報と定義）の利用を、不利な決定、応募者への通知、記録の破棄および保管に関して規制していることです。消費者レポートが採用における不利な決定の要素として使用される場合は、応募者には「不利な措置前の開示」、FCRAの権利要約の写し、および「不利な措置通知書」が提示されなければなりません。応募者は、信用報告会社を含む、自分に不利な情報源を知る権利があります。また、雇用主が信用レポートを入手するには、応募者の同意が必要です。[ 23 ]

身元調査に関する制限と法律

  • 逮捕および有罪判決記録：1964年公民権法第7編、カリフォルニア州労働法典第432.7条、カリフォルニア州労働法典第432.8条、カリフォルニア州刑法第290.46(k)(2)条、775 ILCS 5/2-103、適格応募者雇用機会法、820 ILCS 75/15、ニューヨーク州矯正法第752条、ニューヨーク州行政法第296(15)条、(16)条、18 Pa.CS § 9125
  • 信用調査/財務調査：消費者信用報告機関法、カリフォルニア州民法典第1785.13条、カリフォルニア州労働法典第1024.5条、820 ILCS 70/10
  • 健康診断/医療スクリーニング：米国障害者法（42 USC § 12101 以降）、遺伝情報差別禁止法（42 USC § 2000ff 以降）、カリフォルニア州労働法典（Cal. Lab. Code § 132a）
  • ソーシャルメディア：カリフォルニア州労働法典第980条、820 ILCS 55/10(a)
  • 記録の廃棄：16 CFR Part 682
  • 記録の保管：29 CFR Part 160
  • 消費者信用報告機関から取得した記録/情報（教育および雇用記録、信用および財務記録、ソーシャルメディアを含むがこれらに限定されない）：公正信用報告法（15 USC § 1681 以降）、消費者信用報告機関法（カリフォルニア州民法 § 1785.13(a)(6)）、調査消費者報告機関法（カリフォルニア州民法 § 1786.18(a)(7)）、カリフォルニア州民法 § 1786.53
  • 政治的所属：DC法典 § 2–1402.11; Wis. Stat. Ann. § 111.321
  • ポリグラフ検査：従業員ポリグラフ保護法、29 USC §§ 2002、2006；カリフォルニア州労働法典 § 432.2；225 ILCS 430/14.1；ニューヨーク州労働法典 §§ 733–739；18 Pa.CS § 7321

フロリダ

フロリダ州法第45編第768.095条は、以前の雇用主が従業員に関する情報を将来の雇用主に開示することを認め、雇用主を雇用過失責任から保護する法律です。雇用主は、身元調査で従業員に関する情報が十分に得られない場合、過去の雇用主から開示された情報を使用します。雇用主は、開示された情報が真実であることを確認する必要があります。もし虚偽の情報であれば、雇用主は従業員の公民権を侵害することになります。[ 24 ]

身元調査の取得

求職者が利用できる調査には様々な種類があります。多くの商用サイトでは、雇用主向けに有料で特定の調査サービスを提供しています。こうしたサービスは、実際に調査を実施し、企業に不利な措置通知書を提出し、プロセス全体を通してコンプライアンスを確保します。採用前スクリーニング機関は慎重に選ぶことが重要です。信頼できる企業は、身元調査に関するポリシーを定め、そのプロセスについて説明してくれます。

多くの雇用主は、犯罪歴、運転記録、学歴証明といった最も一般的な記録を検索することを選択しています。性犯罪者登録、資格証明の確認、技能評価、身元照会、信用報告書、愛国者法に基づく検索といったその他の検索もますます一般的になりつつあります。[ 25 ]

大企業は小企業よりもアウトソーシングする傾向があり、アウトソーシングする企業の平均従業員数は 3,313 人であるのに対し、社内でチェックを行う企業は 2,162 人です。[ 26 ]金融サービス企業は、サービスをアウトソーシングする回答者の割合が最も高く、4 分の 1 以上 (26%) がアウトソーシングしているのに対し、第三者プロバイダーに審査をアウトソーシングする全体の平均は 16% でした。[ 27 ]建設および不動産業界はアウトソーシングのレベルが最も低く、サンプル内のこれらの企業の 89% が社内でチェックを行っており、全体の平均は 16% でした。これは今後増加する可能性があります。[ 28 ]アウトソーシングを選択する企業は、公正信用報告法(FCRA) に準拠している企業を必ず使用する必要があります。FCRA に準拠している企業を使用しない企業は、法的問題に直面する可能性があります。[ 29

原則として、雇用主は、データベース検索によって得られた結果のみに基づいて、応募者または従業員に対して不利益な措置（採用または解雇ではない）を講じることはできません。データベース検索は、ソースレコード検索（実際の郡裁判所記録の検索）とは異なり、不正確であることが知られており、不完全または古い情報が含まれているため、身元調査を行う際の追加の安全策としてのみ使用する必要があります。雇用主がFCRAのガイドラインに従わなかった場合、高額な罰金が科せられる可能性があります。[ 30 ]

犯罪歴

米国では、雇用主は、差別的取扱いおよび差別的影響の枠組みに基づいて分析されたように、人種、肌の色、宗教、性別、または国籍に基づく差別を行わない限り、犯罪歴を証拠として使用することができます。[ 31 ]雇用主が利用できる犯罪歴検索にはいくつかの種類があり、正確性や最新性において、他のものよりも優れているものもあります。これらの「第三者」身元調査機関は、情報の正確性を保証することができないため、不完全な記録や不正確な記録を持つものが多くあります。正確な身元調査を行う唯一の方法は、州に直接問い合わせることです。多くの場合、選択した州を利用する方が「第三者」機関を利用するよりもはるかに安価です。多くのウェブサイトでは、有料で公開情報を含むデータベースを検索する「インスタント」身元調査を提供しています。これらの「インスタント」検索は、州全体の裁判所や矯正記録から、通常は郡または都市の法執行機関から提供される法執行記録まで、さまざまな情報源から取得されます。また、州全体のリポジトリや全国犯罪ファイルなど、データベース型の犯罪検索もあります。アウトソーシングする雇用主が一般的に使用する犯罪捜査は、郡の犯罪捜査です。[ 32 ]

ソーシャルメディア

雇用主は、応募者の身元調査を行うツールとしてソーシャルメディアを使用することができます。[ 2 ]雇用主は、応募者のFacebook、Twitter、LinkedInのアカウントをチェックして、仕事以外での応募者の行動を確認することができます。米国の雇用主は、応募者の採用または不採用の最終決定を下す際に、婚姻状況、性的指向、宗教、または政治的見解について発見した情報を考慮に入れることを法的に禁じられています。[ 33 ] 一部の企業は、ソーシャルメディアの公開アカウントを含むオープンソースから収集したメディア言及レポートを提供しています。

人物照会

雇用主は、職位や給与情報を確認するために過去の雇用状況を調査することがあります。より徹底的な調査には、教師、友人、同僚、隣人、家族など、応募者を知っている、または以前知っていた人物への面談が含まれます。しかし、身元調査において広範な伝聞調査を行うと、企業が訴訟のリスクにさらされる可能性があります。高額な訴訟を避けるため、多くの企業では過去の雇用状況や身元照会の確認が標準化されつつあります。これらの確認は通常、過去の雇用状況や雇用期間についての単純な口頭確認から、業績、活動、成果、他者との関係などについてのより深い内容まで多岐にわたります。過去の経験や、それらの経験を提供した企業についても、不正行為の検出を目的として検証・調査されます。[ 34 ]

身元と住所の確認

偽造社会保障番号は、個人情報の盗難、市民権ステータスの虚偽の申告、または「過去の生活」の隠蔽を示唆している可能性があります。身元調査会社は通常、社会保障番号の追跡調査を行い、応募者または従業員の居住地を特定します。国土安全保障省とその移民関税執行局（ICE）の設立以来、不法労働者の雇用はアメリカ企業にとってますます深刻な問題となっています。これは、移民捜査の強化により、雇用主が身元調査プロセスの一環として合法的な就労ステータスを含めることを検討せざるを得なくなったためです。すべての雇用主は、すべての従業員に関する政府のフォームI-9を保管することが義務付けられており、一部の州では、社会保障番号の就労ステータスを調査するために連邦E-Verifyプログラムの使用を義務付けています。就労権問題への懸念が高まる中、フォームI-9の自動化と保管を支援するアウトソーシング企業が市場に数多く登場しています。[ 35 ]

信用調査

信用調査は、財務記録や多額の資金を扱う職種に応募する応募者に対して行われます。[ 36 ]例えば、イリノイ州では、雇用主は応募者の信用履歴を利用できますが、信用スコアのみが基準を満たしているとみなされます。[ 37 ]雇用主が信用報告書を入手するには、応募者の同意も必要です。採用前信用報告書には信用スコアは含まれません。採用前信用報告書は、個人の信用報告書に「ソフト照会」として記載され、個人の信用スコアには影響しません。[ 38 ]

論争

雇用における薬物検査や信用調査は、非常に物議を醸す慣行です。公益事業消費者行動ネットワーク（UCAN）のプロジェクトであるプライバシー権利クリアリングハウスによると、「身元調査自体を気にしない人もいる一方で、調査員が個人の履歴を詮索することに抵抗を感じる人もいます。詳細な調査によって、無関係、古い、文脈から外れた、あるいは単に間違った情報が明らかになる可能性があります。さらに懸念されるのは、報告書に採用目的での使用が違法な情報や、出所が疑わしい情報が含まれている可能性があることです。」

2002 年 5 月、ノースウエスト航空が不適切な採用後検査を行ったとして、同社と 10,000 人の整備士の間で 民事訴訟が起こされました。

有罪判決に至らなかった逮捕の場合、公正信用報告法第605条に基づき、逮捕記録を含む雇用調査は最長7年間継続されます。

本条の(b)項に基づいて許可されている場合を除き、消費者報告機関は、登録日から7年以上前、または適用される時効期間の満了までのいずれか長い方の期間内に報告された民事訴訟、民事判決、逮捕記録を含む消費者報告を作成してはならない。

（b）項は、報告書が「年間75,000ドル以上の給与、または合理的に75,000ドル以上と見込まれる給与で個人を雇用すること」に関連するものである場合の例外を規定している。[ 39 ]

無実の申請者への潜在的な損害を軽減するための提案には、次のようなものがあります。

  • 報告書が雇用主に提出される前に応募者に報告書のコピーを提供し、不正確な点があれば事前に修正できるようにする。
  • 有罪判決（逮捕ではない）記録のみを報告できるようにします。

身元調査に関するさらなる議論には、銃器の加工や軍需品の販売などがある。2025年3月現在、連邦法は銃器販売業者から銃を購入する際に身元調査を行うことを義務付けている。[ 40 ]学校や公共の場での銃による暴力が増加するにつれて、より良い身元調査を求める必要性が高まっている。[ 41 ]しかし、すべての州が拳銃の購入に身元調査を義務付けているわけではない。[ 42 ]銃を購入するには、将来の銃所有者は、全国即時犯罪身元調査システム（NICS）を通じて身元調査を提出する必要がある。次に、ATFフォーム4473に記入し、その後、認可を受けた銃器販売業者がこれをNICSに返送する。NICSはその後、銃器を購入するためのその他の資格を確認するために独自の身元調査を行う。[ 43 ]

ニュージーランドでは、 2004年犯罪記録（クリーン・スレート）法によって犯罪調査が影響を受けており、この法律により、個人は少なくとも7年間無罪判決を受けていない限り、自分の記録から「それほど深刻ではない」有罪判決を合法的に隠蔽することができる。

ミシガン州では、銃撃事件の容疑者が州の拳銃所持許可証の審査に不合格だったにもかかわらず、FBIの審査に合格して散弾銃を購入したという最近の事件で、犯罪歴審査制度が批判されている。地元警察の広報担当者によると、

「...犯罪歴が明らかであっても、逮捕や有罪判決に至らない程度の法執行機関との接触があれば、犯罪歴に現れる可能性のある逮捕の有無にかかわらず、許可証の発行を拒否される可能性があります。」[ 44 ]

銃暴力防止のためのブレイディ運動は、対象者が犯罪で告発された場合にのみ犯罪歴チェックに基づいて憲法上の権利を否定する連邦政策を批判している。

参照

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